Kreedl - Villkor för regelefterlevnad

A.1 Kreedl är en AI-assistent

Kreedls assistent är en AI-förvaltare för bostads- och lokalförvaltning (facility management). För fastighetsförvaltares, facility management-teams, fastighetsbolags och fastighetsutvecklares räkning (”kunder”) besvarar den telefonsamtal, WhatsApp, SMS och e-post från hyresgäster, boende, butikschefer, användare av fastigheter och leverantörer samt ordnar reparationer, visningar och andra ärenden. Assistentens inledning anger alltid att den är en AI-assistent, för vems räkning den agerar, att kommunikationen spelas in eller lagras och att du när som helst kan be att bli kopplad till en person (avsnitt 6 i Integritetspolicyn). Assistenten försöker inte utge sig för att vara en människa eller någon bestämd fysisk person och agerar enbart som Kundens företrädare.

A.2 Kreedl är inget larmnummer

Kreedls assistent är inget larmnummer och ersätter inte räddningstjänst, ambulans eller polis. Vid fara för liv, hälsa eller egendom, till exempel brand, gasläcka, personskada eller översvämning, ring 112 omedelbart. I Tjeckien kan du också ringa 150 (räddningstjänst), 155 (ambulans) eller 158 (polis), och 1239 (jourlinjen för gas) vid gasläcka. I Storbritannien ringer du 999. Kreedls assistent erbjuder under inga omständigheter att koppla en kund eller slutanvändare vidare till ett larmnummer.

A.3 Att nå en person och bli uppringd

När som helst under samtalet kan du be att bli kopplad till en person. Assistenten kopplar dig då till någon i fastighetsförvaltarens personal eller ordnar så att en medarbetare ringer upp dig. Utanför fastighetsförvaltarens öppettider hör en medarbetare av sig under nästa tillgängliga öppettid.

A.4 Vill du inte prata med en AI eller bli inspelad?

Du behöver inte prata med assistenten. Om du inte vill att samtalet spelas in kan du avsluta det och kontakta fastighetsförvaltaren på annat sätt, till exempel via e-post eller personligen. Assistenten ger dig fastighetsförvaltarens kontaktuppgifter om du ber om dem. Du kan också invända mot inspelning av samtal (avsnitt 12 i Integritetspolicyn).

A.5 Rapportering av missförhållanden (visselblåsning)

Kreedls assistent är ingen intern rapporteringskanal enligt den tjeckiska lagen nr 171/2023 Sb. om skydd för visselblåsare. Samtal och meddelanden spelas in, lagras och görs tillgängliga för fastighetsförvaltaren och är därför ingen lämplig kanal för en konfidentiell rapport. Om du vill rapportera missförhållanden som du fått kännedom om i samband med arbete eller liknande verksamhet, inklusive leverans av varor eller tjänster till fastighetsförvaltaren, använd fastighetsförvaltarens interna rapporteringskanal om en sådan finns, eller det tjeckiska justitieministeriets externa rapporteringskanal på oznamovatel.justice.cz. Rapporter som rör Kreedl självt kan skickas till [email protected].

A.6 Frågor och begäranden

Skriv till [email protected]. En begäran som rör uppgifter för vilka fastighetsförvaltaren är personuppgiftsansvarig vidarebefordras till denne inom 3 arbetsdagar och vi hjälper till med hanteringen; svaret kommer från fastighetsförvaltaren. Begäranden som rör uppgifter för vilka Kreedl är personuppgiftsansvarig besvaras utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad (avsnitt 12 i Integritetspolicyn). Denna del finns på tjeckiska och engelska.

B.1 Karaktär och förhållande till andra dokument

B.1.1 Denna del B utgör en integrerad del av varje beställning som hänvisar till Villkoren för regelefterlevnad, inklusive en beställning som ingåtts online. Begrepp med versal begynnelsebokstav har den betydelse som anges i Användarvillkoren och Biträdesavtalet. Beställare enligt beställningen är Kunden och leverantör är Kreedl.

B.1.2 I frågor som rör skydd av personuppgifter har Biträdesavtalet företräde när detta dokument föreskriver en annan ordning.

B.2 Marknadsföring och kommersiell kommunikation

B.2.1 Kunden får inte använda tjänsten för direktmarknadsföring eller för att skicka kommersiell kommunikation via samtal, SMS, WhatsApp eller e-post. Assistentens utgående kommunikation tjänar enbart till att hantera den berörda personens ärende eller till att fullgöra ett avtal med denne. Att erbjuda en annan fastighet än den som ärendet gäller räknas också som marknadsföring, om inte den berörda personen själv frågar efter det under samtalet.

B.2.2 WhatsApp- och SMS-meddelanden får initieras endast om den berörda personen själv har inlett kommunikationen eller har lämnat det samtycke som krävs enligt plattformsleverantörens regler.

B.2.3 Kreedl får vägra en instruktion eller inställning som skulle leda till marknadsföringskommunikation och stänga av den berörda funktionen.

B.3 Bedömning av sökande och likabehandling

B.3.1 De kvalificerande frågorna och kriterierna för sammanfattning, rangordning och rekommendation fastställs av Kunden. Kriterierna måste vara objektiva och nödvändiga för att bedöma ansökan och får inte leda till direkt eller indirekt diskriminering på grund av ras, etniskt ursprung, nationalitet, kön, sexuell läggning, ålder, funktionsnedsättning, religion, trosuppfattning eller världsåskådning. Detta gäller även till synes neutrala kriterier som namn, språk eller brytning, eller ursprungsort.

B.3.2 Kvalificerande frågor får inte syfta till att ta reda på hälsotillstånd, religion, etniskt ursprung, politiska åsikter, sexuell läggning eller brottshistorik. Assistenten begär inte kopior av identitetshandlingar (§ 39 c i lag nr 269/2021 Sb. om identitetskort) eller det fullständiga tjeckiska personnumret och söker inte i gäldenärsregister eller andra icke-offentliga databaser.

B.3.3 Tjänsten är inte avsedd för att bedöma fysiska personers kreditvärdighet eller fastställa deras kreditbetyg, eller för något annat ändamål som anges som hög risk i bilaga III till AI-förordningen.

B.3.4 Kreedl får vägra en instruktion från Kunden som enligt Kreedls rimliga bedömning skulle leda till diskriminering eller till en praxis som är förbjuden enligt artikel 5 i AI-förordningen, och får begränsa funktionen för rangordning och rekommendation när dess användning skulle kunna leda till att tjänsten klassificeras som ett AI-system med hög risk. Kreedl informerar Kunden om varje sådan vägran eller begränsning.

B.4 Artificiell intelligens

B.4.1 Kunden får inte begära en assistentröst som imiterar en bestämd verklig person utan den personens skriftliga förhandssamtycke (§§ 81 och 86 i den tjeckiska civillagen), och inte heller använda tjänsten för att skapa innehåll som felaktigt skulle framstå som autentiskt (artikel 50.4 i AI-förordningen).

B.4.2 Tjänsten är inte avsedd för känsloigenkänning, biometrisk identifiering eller biometrisk kategorisering. Kunden får inte använda den för dessa ändamål eller för någon annan praxis som är förbjuden enligt artikel 5 i AI-förordningen.

B.4.3 Kunden vidtar åtgärder för att främja AI-kunnighet hos sin personal som arbetar med tjänsten (artikel 4 i AI-förordningen). Kreedl tillhandahåller användardokumentation för detta ändamål.

B.5 Rapportering av missförhållanden (visselblåsning)

B.5.1 Tjänsten är ingen intern rapporteringskanal enligt den tjeckiska lagen nr 171/2023 Sb. om skydd för visselblåsare (”visselblåsarlagen”) eller enligt § 21.6 b i lag nr 253/2008 Sb., och Kunden får inte utse eller använda den som en sådan. Rapporter tas emot av den utsedda personen, som måste vara en fysisk person (§ 10 i visselblåsarlagen), och endast den personen har åtkomst till dem (§ 9.2 d och § 21.3 i visselblåsarlagen).

B.6 Byte av leverantör och dataportabilitet (dataförordningen)

B.6.1 Kunden kan när som helst begära export av sina uppgifter och hjälp med att byta till en annan leverantör eller till egen infrastruktur enligt kapitel VI i förordning (EU) 2023/2854 (”dataförordningen”). Exporten omfattar särskilt kommunikationens innehåll, inspelningar, transkriptioner, sammanfattningar, register som Kunden har laddat upp och dess konfiguration (eskaleringsregler, leverantörslistor, inställningar för fastigheter) i ett strukturerat, maskinläsbart format (förfarandet beskrivs närmare i Biträdesavtalet, enligt definitionen ovan). Interna uppgifter om tjänstens drift, särskilt systeminstruktioner, modeller och Kreedls know-how, utgör Kreedls företagshemligheter och omfattas inte av exporten.

B.6.2 Kreedl tar inte ut några avgifter för byte av leverantör eller för export av uppgifter.

B.7 Ändringar och slutbestämmelser

B.7.1 Kreedl får ändra denna del B. Kreedl underrättar Kunden om ändringen per e-post minst 14 dagar innan den träder i kraft. Kunden kan avvisa ändringen fram till dagen för ikraftträdandet och av det skälet skriftligen säga upp beställningen utan sanktioner, med en uppsägningstid som Kunden själv väljer men som inte överstiger 2 månader; till dess att beställningen upphör gäller den tidigare lydelsen för Kunden. En ändring av del A som inte medför några nya skyldigheter för Kunden sker genom publicering.

B.7.2 Denna del B regleras av tjeckisk lag; tvister som uppstår på grund av den avgörs av behörig domstol i Prag.

B.7.3 Villkoren för regelefterlevnad publiceras på tjeckiska och engelska. Vid bristande överensstämmelse har den tjeckiska versionen företräde.