Kreedl - Integritetspolicy

Kreedl är en AI-förvaltare för bostads- och lokalförvaltning (facility management) (”Kreedl”). För fastighetsförvaltares, facility management-teams, fastighetsbolags och fastighetsutvecklares räkning (”Kunder”) besvarar Kreedl telefonsamtal, WhatsApp, SMS och e-post från hyresgäster, boende, butikschefer, användare av fastigheter och leverantörer samt ordnar reparationer, visningar och andra ärenden. Kreedl drivs av KREEDL.

Om du är Kund eller anställd hos en Kund - KREEDL är personuppgiftsansvarig för dina konto-, kontakt-, fakturerings-, användnings- och marknadsföringsuppgifter. Denna policy gäller för dessa uppgifter.

Om du är hyresgäst, boende, användare av en fastighet, bostads- eller köpsökande, leverantör eller annan person som kontaktar en byggnad som Kreedl betjänar - personuppgiftsansvarig är Kunden (din fastighetsförvaltare, hyresvärd, fastighetsägare eller fastighetsmäklare som du ingår ett avtalsförhållande med). KREEDL är endast personuppgiftsbiträde och agerar uteslutande enligt Kundens dokumenterade instruktioner, på grundval av personuppgiftsbiträdesavtalet som finns på kreedl.com/sv/dpa. För att utöva dina rättigheter enligt avsnitt 12 kontaktar du din fastighetsförvaltare, eller skriver till [email protected], så vidarebefordrar vi din begäran och hjälper till att lösa den.

I fallet ovan ligger skyldigheten att informera dig enligt artiklarna 12, 13 och 14 i GDPR på Kunden. Har Kunden inte informerat dig om behandlingen av dina personuppgifter eller om dina rättigheter i samband med den? Kontakta oss på [email protected].

Om du besöker kreedl.com - KREEDL är personuppgiftsansvarig för uppgifter om webbplatsen, cookies och analys (avsnitt 11).

Varje Kund väljer ett av tre driftlägen. Driftläget avgör vad Kreedl lagrar.

Läge A - Inga personregister. Kreedl besvarar allmänna frågor (ordningsregler, öppettider, hur man felanmäler) och har inte tillgång till några register över hyresgäster eller användare av fastigheter. Kreedl lagrar bara själva kommunikationen - inspelningar av samtal, transkriptioner, meddelanden och telefonnumret eller e-postadressen till den som tar kontakt.

Läge B - Åtkomst utan lagring. Kreedl läser uppgifter i Kundens eget system (fastighetssystem, ärendehanteringssystem, CRM) i samband med en förfrågan, till exempel för att bekräfta vilken lägenhet den som ringer bor i eller vilken leverantör som ansvarar för en fastighet. Kreedl kopierar inte dessa uppgifter till sin egen databas. Kreedl lagrar själva kommunikationen - inspelningar, transkriptioner, meddelanden, kontaktnummer eller e-postadress samt det som personen säger eller skriver under samtalet, vilket kan innefatta uppgifter om hyresförhållandet.

Läge C - Kreedl lagrar register. Kunden laddar upp eller synkroniserar register över hyresgäster, lägenheter och lokaler, avtal och leverantörer till Kreedl så att assistenten kan agera utifrån dem. Kreedl sparar dem inte längre än avtalstiden, tillsammans med kommunikationsuppgifterna som i läge A och B.

Vilket läge som gäller för din byggnad bestäms av din fastighetsförvaltare, hyresvärd eller fastighetsägare. Om du är osäker, fråga dem. Har den personuppgiftsansvarige inte informerat dig om överföringen av dina uppgifter eller om i vilket läge de hanteras inom tjänsten Kreedl, eller anser du att det saknas rättslig grund för behandlingen? Kontakta oss på [email protected].

4.1 Uppgifter om Kunder (KREEDL som personuppgiftsansvarig)

• Namn, e-postadress i tjänsten, telefonnummer, befattning, företag och faktureringsuppgifter
• Kontoinställningar, eskaleringsregler, leverantörslistor och konfiguration av fastigheter
• Support- och säljkommunikation med oss
• Användnings- och tekniska uppgifter - enhet, webbläsare, IP-adress, tidsstämplar, aktiviteter i plattformen

4.2 Uppgifter om hyresgäster, boende, användare av fastigheter, sökande och leverantörer (KREEDL som personuppgiftsbiträde)

Beroende på det läge som Kunden har valt kan detta omfatta -

• Identitets- och kontaktuppgifter - förnamn, efternamn, telefonnummer, e-postadress
• Uppgifter om hyresförhållandet och bostaden - byggnad, lägenhets- eller lokalnummer, datum för inflyttning och utflyttning, hyresbelopp, hyresvillkor, hyreshandlingar, status för deposition och betalningar, förfallna belopp och betalningspåminnelser (endast när Kunden instruerar oss att hantera betalningsfrågor)
• Ärendeuppgifter - felanmälningar, foton, röstmeddelanden, visningsförfrågningar, frågor om tillträde och allt annat som sägs eller skrivs under samtalet
• Uppgifter om bostads- och köpsökande - önskat inflyttningsdatum, hushållets storlek, anställning, inkomst, finansieringsform och referenser, när Kunden behöver dem för att bedöma ansökan
• Leverantörsuppgifter - namn, företag, telefon, e-post, avtal och serviceområden för tekniker och leverantörer
• Kommunikationsuppgifter - inspelningar av samtal, transkriptioner, sammanfattningar, innehåll i WhatsApp, SMS och e-post, tidsstämplar och metadata
• Information från offentliga källor - se avsnitt 4.4

Tjeckiskt personnummer (rodné číslo). Kreedl kräver det inte. I undantagsfall, och endast när Kunden instruerar oss att verifiera en uppringares identitet, kan Kreedl jämföra de fyra siffrorna efter snedstrecket i det personnummer som uppringaren uppger med Kundens register. Kreedl lagrar inte hela numret. Kunden ansvarar för att § 13c i lag nr 133/2000 Sb. följs när Kunden lämnar ut detta nummer.

4.3 Vad vi inte samlar in

• Portkoder, koder till nyckelskåp, larmkoder eller andra fysiska tillträdesuppgifter. Kreedl varken lagrar eller skickar dem. Om en Kund behöver förmedla dem gör den det utanför Kreedl.
• Känsliga personuppgifter (hälsa, religion, etniskt ursprung, sexuell läggning, politiska åsikter), om inte en person självmant nämner dem i ett samtal. Sådana uppgifter förs inte över till strukturerade register och raderas tillsammans med inspelningen eller transkriptionen.
• Kortnummer. Kunders kortbetalningar hanteras av Stripe.

4.4 Information från offentliga källor

Om en Kund instruerar oss kan Kreedl samla in och sammanfatta offentligt tillgänglig information om en bostadssökande, såsom offentliga profiler i sociala medier, offentliga register och andra öppet tillgängliga webbplatser, som underlag för Kundens beslut om en ansökan om hyresavtal. I så fall gäller att -

• Kunden är personuppgiftsansvarig och dess rättsliga grund är berättigat intresse (artikel 6.1 f i GDPR).
• Du informeras om varifrån uppgifterna kommer, om ändamålet och om dina rättigheter senast vid den första kontakten, i enlighet med artikel 14 i GDPR.
• Du kan när som helst invända mot denna behandling (se avsnitt 12).
• Resultatet är endast en rekommendation. Kreedl beslutar aldrig om ett hyresavtal ska ingås. Se avsnitt 5.

4.5 Varför vi behandlar uppgifter och med vilken rättslig grund

För de uppgifter som anges i avsnitt 4.2 bestämmer Kunden som personuppgiftsansvarig både ändamålet med och den rättsliga grunden för behandlingen. KREEDL behandlar uppgifterna uteslutande för dessa ändamål och enligt Kundens instruktioner. Kunden behandlar normalt dina uppgifter på följande sätt -

• Hyresgäster, boende och användare av fastigheter - hantering av ditt ärende (felanmälan, bokning av tekniker, visning, svar på en fråga) och vidarebefordran av det till Kunden eller i förekommande fall till en leverantör. Den rättsliga grunden är fullgörande av ett hyresavtal eller annat avtal (artikel 6.1 b i GDPR) och Kundens berättigade intresse av en korrekt förvaltning och drift av fastigheten (artikel 6.1 f i GDPR).
• Bostads- och köpsökande - hantering av din förfrågan, bokning av visning och sammanfattning av dina svar för Kunden som underlag för bedömningen av ansökan. Den rättsliga grunden är åtgärder som vidtas på din begäran innan ett avtal ingås (artikel 6.1 b i GDPR) och Kundens berättigade intresse av att bedöma ansökan (artikel 6.1 f i GDPR).
• Inspelningar av samtal, transkriptioner och sammanfattningar - dokumentation av vad som har överenskommits, så att både Kunden och du kan kontrollera det i efterhand, samt kvalitetskontroll av tjänsten. Den rättsliga grunden är Kundens berättigade intresse av att kunna styrka kommunikationens innehåll och av kvalitetskontroll (artikel 6.1 f i GDPR).
• Leverantörer och tekniker - vidarebefordran av uppdraget och ordnande av tillträde. Den rättsliga grunden är fullgörande av avtalet mellan leverantören och Kunden (artikel 6.1 b i GDPR); för leverantörens anställda och uppdragstagare Kundens berättigade intresse av att reparationen blir utförd (artikel 6.1 f i GDPR).
• Information från offentliga källor - se avsnitt 4.4.

Denna behandling grundar sig inte på ditt samtycke, och vi ber därför inte om det. Om Kunden skulle be om ditt samtycke för ett visst ändamål informerar den dig i förväg, och du kan när som helst återkalla samtycket. Du kan invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse (avsnitt 12).

4.6 Måste du lämna uppgifterna?

Att lämna de uppgifter som assistenten frågar efter är varken ett lagstadgat eller ett avtalsenligt krav, och du är inte skyldig att lämna dem. Utan vissa uppgifter kan det dock vara omöjligt att hantera ditt ärende (till exempel att göra en felanmälan eller boka en visning) eller att bedöma din ansökan om att hyra eller köpa.

Kreedl använder AI-modeller för att förstå förfrågningar, svara, prioritera, boka tider, skicka leverantörer inom de gränser som Kunden sätter och, när så instrueras, rangordna sökande eller sammanfatta information från offentliga källor.

• Alla rangordningar, poäng och rekommendationer är enbart beslutsstöd. Det slutliga beslutet om hyresförhållanden, visningar, uppsägningar, betalningar eller tillträde fattas alltid av Kunden och dess personal. Kreedl fattar inga beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar någon. Rekommendationerna bygger på kriterier som Kunden har fastställt (till exempel inflyttningsdatum, inkomst eller referenser), aldrig på känsliga personuppgifter eller andra skyddade egenskaper som ursprung, religion eller hälsa.
• Kunden sätter gränserna för vad Kreedl får göra på egen hand (till exempel vilka serviceleverantörer Kreedl får skicka och upp till vilket värde på arbetet). Allt utanför dessa gränser eskaleras till en person. Detaljerna finns i våra användarvillkor.
• Du har rätt till mänskligt ingripande, att framföra din synpunkt och att bestrida varje rekommendation som påverkar dig. Kontakta din fastighetsförvaltare eller [email protected].
• Varje åtgärd som assistenten vidtar loggas och kan granskas av Kunden.
• Vi tränar inte AI-modeller på dina uppgifter. Varken Kunders uppgifter eller uppgifter om hyresgäster, boende eller användare av fastigheter används för att träna eller finjustera någon AI-modell, vare sig vår egen eller en leverantörs.
• Om automatiserat beslutsfattande enligt artikel 22 i GDPR, se avsnitt 12 nedan.

Varje samtal med Kreedl inleds med ett meddelande -

• Telefon - i början av varje samtal, inkommande som utgående, uppger assistenten att den är en AI-assistent som agerar för den namngivna fastighetsförvaltaren, att samtalet spelas in och transkriberas och att du när som helst kan be att få prata med en person. Vid utgående samtal anger den också syftet med samtalet.
• WhatsApp och SMS - det första meddelandet i varje konversation anger att du skriver med en AI-assistent för den namngivna fastighetsförvaltaren, att meddelandena behandlas och lagras och hur du når en person.
• E-post - varje e-postmeddelande anger att avsändaren är en AI-assistent från Kreedl som agerar för den namngivna fastighetsförvaltaren.

Informationen är inte beroende av lokal lagstiftning. Vi lämnar den överallt.

Vi delar uppgifter endast i den mån det behövs för att driva tjänsten. Vi säljer aldrig personuppgifter.

Mobilnummer och uppgifter om samtycke till sms används enbart för att tillhandahålla meddelandetjänsten och säljs aldrig och delas aldrig med tredje parter eller närstående bolag för marknadsföringsändamål.

Din fastighetsförvaltare (Kunden). Alla kommunikations- och ärendeuppgifter är tillgängliga för den Kund vars byggnad du kontaktade.

Leverantörer och tekniker. För att ordna en reparation lämnar Kreedl över de uppgifter som leverantören behöver för att utföra arbetet - byggnad, lägenhet eller lokal, beskrivning av felet, foton och ett kontaktnummer om tillträde behöver ordnas.

Personuppgiftsbiträden (underbiträden). Vi anlitar följande leverantörer på grundval av personuppgiftsbiträdesavtal -

• AI-modeller - Anthropic (Claude), OpenAI, Google Cloud (Gemini)
• Röst - ElevenLabs (tal), Twilio och DIDWW (telefoni och SMS)
• Meddelanden - Meta (WhatsApp Business Platform), Slack
• Hosting och data - Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Railway, MongoDB Atlas
• Analys och samtycke - PostHog, Cookiebot, LinkedIn (mätning av annonsering, endast webbplatsen)
• Affärsverktyg - Stripe (fakturering), Google Calendar, Notion

Om någon annan tredje part blir underbiträde till KREEDL uppdaterar vi denna lista och meddelar Kunderna ändringen i förväg i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet.

Rättsliga krav. Vi lämnar ut uppgifter till personuppgiftsbiträden och andra mottagare när lag eller en behörig myndighet kräver det.

Kreedl kan drivas helt på infrastruktur inom EU eller med AI-behandling i USA. Kunden väljer; om inte Kunden skriftligen begär en konfiguration med enbart EU kan AI-behandling och telefoni även ske utanför EES. När en leverantör behandlar uppgifter utanför EES eller Storbritannien stöder vi oss på EU:s standardavtalsklausuler, Storbritanniens tillägg om internationella dataöverföringar (UK International Data Transfer Addendum) eller ett beslut om adekvat skyddsnivå (inklusive EU-US Data Privacy Framework när leverantören är certifierad). Fråga din fastighetsförvaltare vilken konfiguration som gäller för din byggnad.

När ett Kundavtal upphör exporterar vi alla uppgifter om hyresgäster, boende och användare av fastigheter till Kunden och raderar dem inom 30 dagar. Krypterade säkerhetskopior rensas inom 90 dagar. Om en person begär radering tidigare genomför vi den på instruktion av Kunden som personuppgiftsansvarig; uppgifter för vilka KREEDL är personuppgiftsansvarig raderar vi tidigare, om inte en rättslig förpliktelse hindrar det.

Åtkomst till de registrerades personuppgifter är rollbaserad och begränsad till personal som behöver den för att driva tjänsten, och varje åtkomst och varje åtgärd som assistenten vidtar loggas. Leverantörers inloggningsuppgifter och API-nycklar lagras i ett system för hantering av hemligheter och exponeras aldrig för användare. Vi testar och ser över våra kontroller regelbundet. Vid en personuppgiftsincident underrättar vi berörda Kunder utan onödigt dröjsmål och senast 48 timmar efter att vi fått kännedom om den. Anmälan till tillsynsmyndigheten och information till de registrerade lämnas av den part som anges i personuppgiftsbiträdesavtalet; för uppgifter för vilka KREEDL är personuppgiftsansvarig gör KREEDL anmälan när lagen kräver det.

Den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet har i personuppgiftsbiträdesavtalet åtagit sig att genomföra tekniska åtgärder som tar hänsyn till behovet av att skydda personuppgifter.

kreedl.com använder Cookiebot för att hantera samtycken. Vid ditt första besök kan du godkänna eller avvisa cookies som inte är nödvändiga, och du kan när som helst ändra ditt val på kreedl.com/sv/cookies.

• Nödvändiga - inloggning, säkerhet och lagring av samtycke. Alltid aktiva.
• Statistik - produktanalys och sessionsinspelning med PostHog (musrörelser, klick, sidinnehåll; lösenord och betalningsfält maskeras). Endast med ditt samtycke.
• Marknadsföring - LinkedIn Insight Tag för mätning av annonsering. Endast med ditt samtycke.

Den fullständiga listan över cookies, som uppdateras automatiskt av Cookiebot, finns på kreedl.com/sv/cookies.

Enligt GDPR har du -

• rätt till tillgång och till information om dina personuppgifter, inklusive en kopia av inspelningen eller transkriptionen av ditt samtal;
• rätt till rättelse;
• rätt till radering (”rätten att bli bortglömd”);
• rätt till begränsning av behandling;
• rätt till dataportabilitet;
• rätt att återkalla ditt samtycke till behandling av personuppgifter;
• rätt att inte bli föremål för automatiserad behandling, om inte ett undantag enligt artikel 22.2 a-c i GDPR är tillämpligt;
• rätt att invända mot behandling; och
• rätt att lämna in klagomål på behandlingen av personuppgifter.

Rätt att invända. När dina uppgifter behandlas på grundval av berättigat intresse (avsnitt 4.5), särskilt inspelning av samtal och insamling av information från offentliga källor (avsnitt 4.4), kan du när som helst, av skäl som har samband med din specifika situation, invända mot behandlingen. Den personuppgiftsansvarige får då inte längre behandla dina uppgifter, om den inte kan påvisa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter, eller om uppgifterna behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

För att utöva dina rättigheter, kontakta oss på [email protected]. För att styrka din identitet räcker det oftast att du skriver till oss från samma telefonnummer eller e-postadress som du använde när du kontaktade oss. För uppgifter för vilka KREEDL är personuppgiftsansvarig svarar vi utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad. Om en fastighetsförvaltare är personuppgiftsansvarig för dina uppgifter vidarebefordrar vi din begäran till den inom 3 arbetsdagar och hjälper den att svara. Du kan lämna in klagomål till den tjeckiska dataskyddsmyndigheten (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz) eller, när den myndigheten är behörig i ditt fall, i Storbritannien till Information Commissioner's Office (ico.org.uk).

Tjänsten är inte avsedd för barn som självständiga användare, men en minderårig kan kommunicera med den när den kontaktar en byggnad. Vi behandlar uppgifterna endast i den utsträckning som är nödvändig för det aktuella ärendet och enligt den personuppgiftsansvariges instruktioner. En begäran om tillgång eller radering från en förälder eller vårdnadshavare vidarebefordras till den personuppgiftsansvarige, som bedömer den sökandes behörighet, barnets intressen och de lagstadgade villkoren.

Vi kan uppdatera denna policy. Väsentliga ändringar meddelas Kunderna per e-post minst 14 dagar i förväg och återspeglas i ett nytt datum för ikraftträdande.

KREEDL s.r.o., Záhřebská 562/41, Vinohrady, 120 00 Praha 2, Tjeckien

[email protected]