Kreedl - Politica de confidențialitate

Kreedl este un administrator de clădiri bazat pe AI pentru administrarea imobilelor rezidențiale și facility management („Kreedl”). În numele administratorilor de proprietăți, al echipelor de facility management, al administratorilor de clădiri și al dezvoltatorilor imobiliari („Clienți”), răspunde la apeluri telefonice, mesaje WhatsApp, SMS și e-mailuri de la chiriași, locatari, manageri de magazine, utilizatori ai imobilelor și furnizori și organizează reparații, vizionări și alte solicitări. Kreedl este operat de KREEDL.

Dacă sunteți Client sau angajat al unui Client - KREEDL este operatorul datelor privind contul, datele de contact, facturarea, utilizarea și marketingul. Prezenta politică reglementează aceste date.

Dacă sunteți chiriaș, locatar, utilizator al unui imobil, potențial chiriaș sau cumpărător, furnizor sau orice altă persoană care contactează o clădire deservită de Kreedl - operatorul datelor este Clientul (administratorul clădirii, proprietarul locuinței, proprietarul imobilului sau agentul imobiliar cu care intrați într-o relație contractuală). KREEDL este doar persoană împuternicită de operator și acționează exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului, în temeiul Acordului de prelucrare a datelor disponibil la kreedl.com/ro/dpa. Pentru a vă exercita drepturile prevăzute în secțiunea 12, contactați administratorul clădirii sau scrieți-ne la [email protected], iar noi vom transmite solicitarea dumneavoastră și vom ajuta la soluționarea ei.

În situația de mai sus, obligația de informare prevăzută la articolele 12, 13 și 14 din RGPD revine Clientului. Clientul nu v-a informat cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal sau la drepturile aferente? Contactați-ne la [email protected].

Dacă vizitați kreedl.com - KREEDL este operatorul datelor privind site-ul, cookie-urile și analiza traficului (secțiunea 11).

Fiecare Client alege unul dintre cele trei moduri de funcționare. Modul ales determină ce date stochează Kreedl.

Modul A - Fără evidențe personale. Kreedl răspunde la întrebări generale (regulamentul clădirii, programul de lucru, cum se raportează o defecțiune) și nu are acces la nicio evidență privind chiriașii sau utilizatorii imobilelor. Stochează doar comunicarea propriu-zisă - înregistrările apelurilor, transcrierile, mesajele și numărul de telefon sau adresa de e-mail a persoanei care îl contactează.

Modul B - Acces fără stocare. Kreedl citește datele din sistemul propriu al Clientului (software de administrare a proprietăților, sistem de tichete, CRM) în momentul solicitării, de exemplu pentru a confirma în ce unitate locuiește apelantul sau ce furnizor deservește un amplasament. Nu copiază aceste evidențe în propria bază de date. Stochează comunicarea propriu-zisă - înregistrări, transcrieri, mesaje, numărul de contact sau adresa de e-mail și tot ceea ce persoana spune sau scrie în timpul conversației, ceea ce poate include detalii despre închirierea sa.

Modul C - Kreedl stochează evidențe. Clientul încarcă sau sincronizează în Kreedl evidențele privind chiriașii, unitățile, contractele și furnizorii, astfel încât asistentul să poată acționa pe baza lor. Kreedl le păstrează cel mult pe durata contractului, împreună cu datele de comunicare, ca în modurile A și B.

Modul aplicabil clădirii dumneavoastră este stabilit de administratorul clădirii, de proprietarul locuinței sau de proprietarul imobilului. Dacă nu sunteți sigur, întrebați-l pe acesta. Operatorul nu v-a informat cu privire la transferul datelor dumneavoastră sau la modul în care acestea sunt gestionate în cadrul serviciului Kreedl ori considerați că această prelucrare nu are temei legal? Contactați-ne la [email protected].

4.1 Datele Clienților (KREEDL în calitate de operator)

• Numele, adresa de e-mail de serviciu, numărul de telefon, funcția, compania și datele de facturare
• Setările contului, regulile de escaladare, listele de furnizori și configurația amplasamentelor
• Comunicarea cu noi privind asistența și vânzările
• Date de utilizare și date tehnice - dispozitivul, browserul, adresa IP, marcajele temporale, acțiunile efectuate în platformă

4.2 Datele chiriașilor, locatarilor, utilizatorilor imobilelor, solicitanților și furnizorilor (KREEDL în calitate de persoană împuternicită de operator)

În funcție de modul ales de Client, acestea pot include:

• Date de identificare și de contact - prenumele, numele, numărul de telefon, adresa de e-mail
• Date privind închirierea și unitatea - clădirea, numărul apartamentului sau al unității, datele de mutare și de eliberare, cuantumul chiriei, condițiile închirierii, documentele contractului de închiriere, situația garanției și a plăților, sumele restante și mementourile de plată (numai dacă Clientul ne instruiește să gestionăm aspecte legate de plăți)
• Date privind solicitările - sesizări de defecțiuni, fotografii, mesaje vocale, cereri de vizionare, întrebări privind accesul și tot ce se spune sau se scrie în timpul conversației
• Date ale potențialilor chiriași și cumpărători - data estimată a mutării, numărul membrilor gospodăriei, locul de muncă, venitul, modalitatea de finanțare și referințele, dacă Clientul le solicită pentru evaluarea cererii
• Date ale furnizorilor - numele, compania, telefonul, adresa de e-mail, contractele și zonele deservite de tehnicieni și furnizori
• Date de comunicare - înregistrările apelurilor, transcrierile, rezumatele, conținutul mesajelor WhatsApp, SMS și e-mail, marcajele temporale și metadatele
• Informații din surse publice - a se vedea secțiunea 4.4

Codul numeric personal ceh (rodné číslo). Kreedl nu îl solicită. În cazuri excepționale și numai atunci când Clientul ne instruiește să verificăm identitatea unui apelant, Kreedl poate compara cele patru cifre de după bara oblică ale codului numeric personal comunicat de apelant cu evidențele Clientului. Kreedl nu stochează codul complet. Clientul răspunde pentru respectarea § 13c din Legea cehă nr. 133/2000 Col. atunci când furnizează acest cod.

4.3 Ce nu colectăm

• Coduri de ușă, coduri ale cutiilor de chei, coduri de alarmă sau alte date de acces fizic. Kreedl nu le stochează și nu le transmite. Dacă un Client are nevoie ca acestea să fie comunicate, o face în afara Kreedl.
• Categorii speciale de date (sănătate, religie, origine etnică, orientare sexuală, opinii politice), cu excepția cazului în care o persoană le dezvăluie din proprie inițiativă într-o conversație. Astfel de date nu sunt extrase în evidențe structurate și sunt șterse odată cu înregistrarea sau transcrierea.
• Numere de card de plată. Plățile cu cardul efectuate de Clienți sunt procesate de Stripe.

4.4 Informații din surse publice

La instrucțiunea unui Client, Kreedl poate colecta și rezuma informații disponibile public despre un potențial chiriaș, cum ar fi profiluri publice de pe rețelele sociale, registre publice și alte site-uri accesibile publicului, pentru a sprijini decizia Clientului privind o cerere de închiriere. În acest caz:

• Clientul este operatorul, iar temeiul său legal este interesul legitim [articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD].
• Veți fi informat cu privire la sursa datelor, scopul prelucrării și drepturile dumneavoastră cel târziu la primul contact, în conformitate cu articolul 14 din RGPD.
• Vă puteți opune oricând acestei prelucrări (a se vedea secțiunea 12).
• Rezultatul este doar o recomandare. Kreedl nu decide niciodată dacă se încheie o închiriere. A se vedea secțiunea 5.

4.5 De ce prelucrăm datele și în ce temei legal

Pentru datele enumerate în secțiunea 4.2, Clientul, în calitate de operator, stabilește atât scopul, cât și temeiul legal al prelucrării. KREEDL le prelucrează exclusiv în aceste scopuri și pe baza instrucțiunilor Clientului. De regulă, Clientul prelucrează datele dumneavoastră după cum urmează:

• Chiriași, locatari și utilizatori ai imobilelor - gestionarea solicitării dumneavoastră (raportarea unei defecțiuni, programarea unui tehnician, organizarea unei vizionări, răspunsul la o întrebare) și transmiterea acesteia către Client sau, după caz, către un furnizor. Temeiul legal este executarea contractului de închiriere sau a altui contract [articolul 6 alineatul (1) litera (b) din RGPD] și interesul legitim al Clientului de a administra și exploata corespunzător imobilul [articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD].
• Potențiali chiriași și cumpărători - gestionarea solicitării dumneavoastră, organizarea unei vizionări și rezumarea răspunsurilor dumneavoastră pentru Client, ca bază pentru evaluarea cererii. Temeiul legal este efectuarea de demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract [articolul 6 alineatul (1) litera (b) din RGPD] și interesul legitim al Clientului de a evalua cererea [articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD].
• Înregistrări ale apelurilor, transcrieri și rezumate - evidența celor convenite, astfel încât atât Clientul, cât și dumneavoastră să le puteți verifica ulterior, și controlul calității serviciului. Temeiul legal este interesul legitim al Clientului de a dovedi conținutul comunicării și de a controla calitatea [articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD].
• Furnizori și tehnicieni - transmiterea lucrării și organizarea accesului. Temeiul legal este executarea contractului dintre furnizor și Client [articolul 6 alineatul (1) litera (b) din RGPD]; pentru angajații și colaboratorii furnizorului, interesul legitim al Clientului ca reparația să fie efectuată [articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD].
• Informații din surse publice - a se vedea secțiunea 4.4.

Această prelucrare nu se întemeiază pe consimțământul dumneavoastră și, prin urmare, nu vi-l solicităm. Dacă Clientul vă solicită consimțământul pentru un anumit scop, vă va informa în prealabil și vă puteți retrage consimțământul oricând. Vă puteți opune prelucrării întemeiate pe interesul legitim (secțiunea 12).

4.6 Sunteți obligat să furnizați datele?

Furnizarea datelor solicitate de asistent nu este o obligație legală sau contractuală și nu sunteți obligat să le comunicați. Fără anumite date însă, este posibil ca solicitarea dumneavoastră să nu poată fi gestionată (de exemplu raportarea unei defecțiuni sau organizarea unei vizionări) sau ca cererea dumneavoastră de închiriere ori de cumpărare să nu poată fi evaluată.

Kreedl utilizează modele AI pentru a înțelege solicitările, a răspunde, a le tria, a programa întâlniri, a trimite furnizori în limitele stabilite de Client și, la instrucțiune, a clasifica solicitanții sau a rezuma informații din surse publice.

• Toate clasamentele, punctajele și recomandările servesc exclusiv ca sprijin pentru luarea deciziilor. Decizia finală privind orice închiriere, vizionare, încetare, plată sau acces aparține Clientului și personalului său. Kreedl nu ia decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care produc efecte juridice sau efecte similare semnificative. Recomandările se bazează pe criterii stabilite de Client (de exemplu data mutării, venitul sau referințele), niciodată pe categorii speciale de date sau pe alte caracteristici protejate, cum ar fi originea, religia sau starea de sănătate.
• Clientul stabilește limitele a ceea ce Kreedl poate face în mod autonom (de exemplu ce furnizori de servicii poate trimite Kreedl și până la ce valoare a lucrării). Tot ce depășește aceste limite este escaladat către o persoană. Detaliile se regăsesc în Termenii și condițiile noastre.
• Aveți dreptul de a obține intervenție umană, de a vă exprima punctul de vedere și de a contesta orice recomandare care vă privește. Contactați administratorul clădirii sau [email protected].
• Fiecare acțiune a asistentului este înregistrată și poate fi auditată de Client.
• Nu antrenăm modele AI pe baza datelor dumneavoastră. Nici datele Clienților, nici datele chiriașilor, locatarilor sau utilizatorilor imobilelor nu sunt folosite pentru antrenarea sau ajustarea (fine-tuning) vreunui model AI, fie al nostru, fie al unui furnizor.
• Cu privire la procesul decizional automatizat în temeiul articolului 22 din RGPD, a se vedea secțiunea 12 de mai jos.

Fiecare conversație cu Kreedl începe cu o informare:

• Telefon - la începutul fiecărui apel, primit sau efectuat, asistentul declară că este un asistent AI care acționează în numele administratorului clădirii indicat, că apelul este înregistrat și transcris și că puteți cere oricând să vorbiți cu o persoană. În cazul apelurilor efectuate, menționează și scopul comercial al apelului.
• WhatsApp și SMS - primul mesaj al fiecărei conversații precizează că scrieți unui asistent AI al administratorului clădirii indicat, că mesajele sunt prelucrate și stocate și cum puteți contacta o persoană.
• E-mail - fiecare e-mail identifică expeditorul ca asistent AI Kreedl care acționează în numele administratorului clădirii indicat.

Informarea nu depinde de legislația locală. O facem peste tot.

Divulgăm datele numai în măsura necesară pentru funcționarea serviciului. Nu vindem niciodată date cu caracter personal.

Numerele de telefon mobil și statutul acordului pentru SMS sunt utilizate numai pentru furnizarea serviciului de mesagerie și nu sunt niciodată vândute sau comunicate unor terți sau entități afiliate în scopuri de marketing.

Administratorul clădirii (Clientul). Toate datele de comunicare și datele privind solicitările sunt disponibile Clientului a cărui clădire ați contactat-o.

Furnizori și tehnicieni. Pentru a organiza o reparație, Kreedl transmite furnizorului informațiile necesare efectuării lucrării - clădirea, unitatea, descrierea defecțiunii, fotografii și un număr de contact, dacă trebuie organizat accesul.

Persoane împuternicite (subprocesatori). Utilizăm următorii furnizori în baza unor acorduri de prelucrare a datelor:

• Modele AI - Anthropic (Claude), OpenAI, Google Cloud (Gemini)
• Voce - ElevenLabs (vorbire), Twilio și DIDWW (telefonie și SMS)
• Mesagerie - Meta (WhatsApp Business Platform), Slack
• Găzduire și date - Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Railway, MongoDB Atlas
• Analiză și consimțământ - PostHog, Cookiebot, LinkedIn (măsurarea publicității, doar pentru site)
• Instrumente de afaceri - Stripe (facturare), Google Calendar, Notion

Dacă un alt terț devine subprocesator al KREEDL, vom actualiza această listă și vom notifica în prealabil Clienții cu privire la modificare, în conformitate cu Acordul de prelucrare a datelor.

Cerințe legale. Divulgăm date persoanelor împuternicite și altor destinatari atunci când legea sau o autoritate competentă o impune.

Kreedl poate funcționa în întregime pe infrastructură din UE sau cu prelucrare AI în Statele Unite. Alegerea aparține Clientului; cu excepția cazului în care Clientul solicită în scris o configurație exclusiv UE, prelucrarea AI și telefonia pot avea loc și în afara SEE. Atunci când un furnizor prelucrează date în afara SEE sau a Regatului Unit, ne bazăm pe clauzele contractuale standard ale UE, pe Addendumul Regatului Unit privind transferul internațional de date sau pe o decizie privind caracterul adecvat (inclusiv Cadrul UE-SUA de confidențialitate a datelor, dacă furnizorul este certificat). Întrebați administratorul clădirii ce configurație se aplică clădirii dumneavoastră.

La încetarea contractului cu un Client, exportăm toate datele chiriașilor, locatarilor și utilizatorilor imobilelor către Client și le ștergem în termen de 30 de zile. Copiile de rezervă criptate sunt eliminate în termen de 90 de zile. Dacă o persoană solicită ștergerea mai devreme, o efectuăm la instrucțiunea Clientului, în calitate de operator; pentru datele al căror operator este KREEDL, le ștergem mai devreme, cu excepția cazului în care o obligație legală ne împiedică.

Accesul la datele cu caracter personal ale persoanelor vizate se bazează pe roluri și este limitat la personalul care are nevoie de ele pentru funcționarea serviciului, iar fiecare acces și fiecare acțiune a asistentului sunt înregistrate. Datele de autentificare la furnizori și cheile API sunt stocate într-un manager de secrete și nu sunt niciodată expuse utilizatorilor. Testăm și revizuim periodic măsurile noastre de control. În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal, notificăm Clienții afectați fără întârzieri nejustificate și în cel mult 48 de ore de la data la care am luat cunoștință de aceasta. Notificarea autorității de supraveghere și a persoanelor vizate se face de către partea desemnată în Acordul de prelucrare a datelor; pentru datele al căror operator este KREEDL, notificarea o face KREEDL atunci când legea o impune.

Operatorul și persoana împuternicită de operator s-au angajat prin Acordul de prelucrare a datelor să implementeze proceduri tehnice care țin seama de necesitatea protejării datelor cu caracter personal.

kreedl.com utilizează Cookiebot pentru gestionarea consimțământului. La prima vizită puteți accepta sau refuza cookie-urile neesențiale, iar alegerea o puteți modifica oricând la kreedl.com/ro/cookies.

• Necesare - autentificare, securitate și stocarea consimțământului. Mereu active.
• Statistici - analiza produsului și înregistrarea sesiunilor cu PostHog (mișcările mouse-ului, clicurile, conținutul paginii; parolele și câmpurile de plată sunt mascate). Numai cu consimțământul dumneavoastră.
• Marketing - LinkedIn Insight Tag pentru măsurarea publicității. Numai cu consimțământul dumneavoastră.

Lista completă a cookie-urilor, actualizată automat de Cookiebot, este disponibilă la kreedl.com/ro/cookies.

În temeiul RGPD, aveți:

• dreptul de acces și de informare cu privire la datele dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv o copie a înregistrării sau a transcrierii apelului dumneavoastră;
• dreptul la rectificare;
• dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”);
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul de a vă retrage consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal;
• dreptul de a nu face obiectul unei prelucrări automate, cu excepția cazului în care se aplică o excepție prevăzută la articolul 22 alineatul (2) literele (a)-(c) din RGPD;
• dreptul de opoziție la prelucrare; și
• dreptul de a depune o plângere cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.

Dreptul de opoziție. În cazul în care datele dumneavoastră sunt prelucrate în temeiul interesului legitim (secțiunea 4.5), în special înregistrarea apelurilor și colectarea de informații din surse publice (secțiunea 4.4), vă puteți opune oricând acestei prelucrări din motive legate de situația dumneavoastră particulară. În acest caz, operatorul nu mai prelucrează datele dumneavoastră, cu excepția cazului în care demonstrează că are motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau că datele îi sunt necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

Pentru a vă exercita drepturile, contactați-ne la [email protected]. Pentru verificarea identității este de obicei suficient să ne scrieți de pe același număr de telefon sau de la aceeași adresă de e-mail pe care le-ați folosit pentru a ne contacta. Pentru datele al căror operator este KREEDL, răspundem fără întârzieri nejustificate și în cel mult o lună. Dacă operatorul datelor dumneavoastră este un administrator de clădire, îi transmitem solicitarea dumneavoastră în termen de 3 zile lucrătoare și îl ajutăm să răspundă. Puteți depune o plângere la Oficiul ceh pentru protecția datelor cu caracter personal (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz) sau, dacă această autoritate este competentă în privința dumneavoastră, în Regatul Unit, la Information Commissioner’s Office (ico.org.uk).

Serviciul nu este destinat copiilor ca utilizatori independenți, dar un minor poate comunica cu acesta atunci când contactează o clădire. Prelucrăm datele numai în măsura necesară pentru solicitarea concretă și pe baza instrucțiunilor operatorului. Cererea unui părinte sau a unui reprezentant legal privind accesul sau ștergerea este transmisă operatorului, care evaluează calitatea solicitantului, interesele copilului și condițiile legale.

Putem actualiza prezenta politică. Modificările semnificative vor fi anunțate Clienților prin e-mail cu cel puțin 14 zile înainte și vor fi reflectate printr-o nouă dată de intrare în vigoare.

KREEDL s.r.o., Záhřebská 562/41, Vinohrady, 120 00 Praha 2, Republica Cehă

[email protected]