Kreedl – Polityka prywatności

Kreedl to oparty na sztucznej inteligencji wirtualny zarządca budynków, przeznaczony dla sektora nieruchomości mieszkaniowych i facility managementu („Kreedl”). W imieniu zarządców nieruchomości, zespołów facility management, zarządców budynków i deweloperów („Klienci”) odbiera połączenia telefoniczne, wiadomości WhatsApp, SMS-y i e-maile od najemców, mieszkańców, kierowników sklepów, użytkowników obiektów i wykonawców, a także organizuje naprawy, prezentacje lokali i załatwia inne sprawy. Operatorem Kreedla jest KREEDL.

Jeśli jesteś Klientem lub pracownikiem Klienta - KREEDL jest administratorem Twoich danych dotyczących konta, danych kontaktowych, rozliczeniowych, danych o korzystaniu z usługi oraz danych marketingowych. Dane te podlegają niniejszej polityce.

Jeśli jesteś najemcą, mieszkańcem, użytkownikiem obiektu, potencjalnym najemcą lub kupującym, wykonawcą albo inną osobą kontaktującą się z budynkiem obsługiwanym przez Kreedla - administratorem danych jest Klient (Twój zarządca budynku, wynajmujący, właściciel nieruchomości lub pośrednik w obrocie nieruchomościami, z którym nawiązujesz stosunek umowny). KREEDL jest jedynie podmiotem przetwarzającym i działa wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) dostępnej pod adresem kreedl.com/pl/dpa. Aby skorzystać z praw opisanych w pkt 12, skontaktuj się ze swoim zarządcą budynku albo napisz na adres [email protected] - przekażemy Twoje żądanie i pomożemy w jego rozpatrzeniu.

W powyższym przypadku obowiązek informacyjny wobec Ciebie, wynikający z art. 12, 13 i 14 RODO, spoczywa na Kliencie. Klient nie poinformował Cię o przetwarzaniu Twoich danych osobowych ani o przysługujących Ci w związku z tym prawach? Skontaktuj się z nami pod adresem [email protected].

Jeśli odwiedzasz stronę kreedl.com - KREEDL jest administratorem danych zbieranych za pośrednictwem strony internetowej, plików cookies i narzędzi analitycznych (pkt 11).

Każdy Klient wybiera jeden z trzech trybów działania. Od wybranego trybu zależy, jakie dane przechowuje Kreedl.

Tryb A - Bez danych ewidencyjnych. Kreedl odpowiada na pytania ogólne (regulamin porządku domowego, godziny otwarcia, sposób zgłoszenia usterki) i nie ma dostępu do żadnych danych ewidencyjnych najemców ani użytkowników obiektów. Przechowuje wyłącznie samą komunikację - nagrania rozmów, transkrypcje, wiadomości oraz numer telefonu lub adres e-mail osoby, która się z nim kontaktuje.

Tryb B - Dostęp bez przechowywania. W chwili zgłoszenia Kreedl odczytuje dane w systemie Klienta (oprogramowaniu do zarządzania nieruchomościami, systemie obsługi zgłoszeń, CRM), na przykład aby potwierdzić, w którym lokalu mieszka dzwoniący lub który wykonawca obsługuje dany obiekt. Nie kopiuje tych danych do własnej bazy danych. Przechowuje samą komunikację - nagrania, transkrypcje, wiadomości, numer kontaktowy lub adres e-mail oraz wszystko, co dana osoba powie lub napisze w trakcie rozmowy, co może obejmować informacje o jej najmie.

Tryb C - Kreedl przechowuje dane ewidencyjne. Klient przesyła do Kreedla lub synchronizuje z nim dane ewidencyjne najemców, lokali, umów i wykonawców, aby asystent mógł na ich podstawie działać. Kreedl przechowuje je nie dłużej niż przez okres obowiązywania umowy, wraz z danymi dotyczącymi komunikacji, tak jak w trybach A i B.

Tryb obowiązujący w Twoim budynku ustala Twój zarządca budynku, wynajmujący lub właściciel nieruchomości. Jeśli nie masz pewności, zapytaj tę osobę. Administrator danych nie poinformował Cię o przekazaniu Twoich danych lub o trybie, w jakim są one przetwarzane w ramach usługi Kreedl, albo uważasz, że to przetwarzanie nie ma podstawy prawnej? Skontaktuj się z nami pod adresem [email protected].

4.1 Dane Klientów (KREEDL jako administrator)

• Imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, firma i dane rozliczeniowe
• Ustawienia konta, zasady eskalacji, listy wykonawców i konfiguracja obiektów
• Komunikacja z nami w sprawach wsparcia i sprzedaży
• Dane o korzystaniu z usługi i dane techniczne - urządzenie, przeglądarka, adres IP, znaczniki czasu, działania na platformie

4.2 Dane najemców, mieszkańców, użytkowników obiektów, kandydatów i wykonawców (KREEDL jako podmiot przetwarzający)

W zależności od trybu wybranego przez Klienta mogą to być -

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe - imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail
• Dane dotyczące najmu i lokalu - budynek, numer mieszkania lub lokalu, daty wprowadzenia się i wyprowadzenia, wysokość czynszu, warunki najmu, dokumenty najmu, stan kaucji i płatności, zaległe kwoty i przypomnienia o płatnościach (wyłącznie wtedy, gdy Klient powierzy nam obsługę spraw płatniczych)
• Dane dotyczące zgłoszeń - zgłoszenia usterek, zdjęcia, wiadomości głosowe, prośby o prezentację lokalu, pytania dotyczące dostępu oraz wszystko inne, co zostanie powiedziane lub napisane w trakcie rozmowy
• Dane potencjalnych najemców i kupujących - przewidywana data wprowadzenia się, liczba członków gospodarstwa domowego, zatrudnienie, dochody, sposób finansowania i referencje, jeżeli Klient wymaga ich do oceny wniosku
• Dane wykonawców - imię i nazwisko, firma, telefon, adres e-mail, umowy i obszary działania techników i dostawców
• Dane dotyczące komunikacji - nagrania rozmów, transkrypcje, podsumowania, treść wiadomości WhatsApp, SMS i e-mail, znaczniki czasu i metadane
• Informacje z publicznie dostępnych źródeł - zob. pkt 4.4

Czeski krajowy numer identyfikacyjny (rodné číslo). Kreedl go nie wymaga. W wyjątkowych przypadkach i wyłącznie wtedy, gdy Klient poleci nam weryfikację tożsamości dzwoniącego, Kreedl może porównać cztery cyfry po ukośniku w numerze rodné číslo podanym przez dzwoniącego z danymi posiadanymi przez Klienta. Kreedl nie przechowuje pełnego numeru. Jeżeli Klient udostępnia ten numer, odpowiada za zgodność z § 13c ustawy nr 133/2000 Sb.

4.3 Czego nie zbieramy

• Kodów do drzwi, kodów do skrytek na klucze, kodów alarmowych ani innych danych umożliwiających fizyczny dostęp do obiektu. Kreedl ich nie przechowuje ani nie przesyła. Jeżeli Klient musi je komuś przekazać, robi to poza Kreedlem.
• Szczególnych kategorii danych osobowych (dotyczących zdrowia, przekonań religijnych, pochodzenia etnicznego, orientacji seksualnej, poglądów politycznych), chyba że dana osoba sama je ujawni w rozmowie. Takie dane nie są wyodrębniane do ustrukturyzowanych rekordów i są usuwane wraz z nagraniem lub transkrypcją.
• Numerów kart płatniczych. Płatności kartą dokonywane przez Klientów obsługuje Stripe.

4.4 Informacje z publicznie dostępnych źródeł

Na polecenie Klienta Kreedl może zbierać i podsumowywać publicznie dostępne informacje o potencjalnym najemcy, takie jak publiczne profile w mediach społecznościowych, publiczne rejestry i inne ogólnodostępne strony internetowe, aby wesprzeć Klienta w podjęciu decyzji w sprawie wniosku o najem. W takim przypadku -

• Administratorem jest Klient, a podstawą prawną przetwarzania jest jego prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Informację o źródle danych, celu przetwarzania i przysługujących Ci prawach otrzymasz najpóźniej przy pierwszym kontakcie, zgodnie z art. 14 RODO.
• W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania (zob. pkt 12).
• Wynik ma wyłącznie charakter rekomendacji. Kreedl nigdy nie decyduje o tym, czy umowa najmu zostanie zawarta. Zob. pkt 5.

4.5 W jakich celach i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane

W odniesieniu do danych wymienionych w pkt 4.2 zarówno cele, jak i podstawę prawną przetwarzania określa Klient jako administrator. KREEDL przetwarza te dane wyłącznie w tych celach i na polecenie Klienta. Klient przetwarza Twoje dane zazwyczaj w następujący sposób -

• Najemcy, mieszkańcy i użytkownicy obiektów - obsługa Twojej sprawy (zgłoszenie usterki, zamówienie technika, umówienie prezentacji lokalu, udzielenie odpowiedzi na pytanie) i przekazanie jej Klientowi lub, w stosownych przypadkach, wykonawcy. Podstawą prawną jest wykonanie umowy najmu lub innej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz prawnie uzasadniony interes Klienta polegający na prawidłowym zarządzaniu nieruchomością i jej utrzymaniu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Potencjalni najemcy i kupujący - obsługa Twojego zapytania, umówienie prezentacji lokalu i podsumowanie Twoich odpowiedzi dla Klienta jako materiał do oceny wniosku. Podstawą prawną jest podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz prawnie uzasadniony interes Klienta polegający na ocenie wniosku (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Nagrania rozmów, transkrypcje i podsumowania - utrwalenie ustaleń, tak aby mogły one zostać później zweryfikowane zarówno przez Klienta, jak i przez Ciebie, oraz kontrola jakości usługi. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Klienta polegający na dokumentowaniu treści komunikacji i kontroli jakości (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Wykonawcy i technicy - przekazanie zlecenia i zorganizowanie dostępu. Podstawą prawną jest wykonanie umowy zawartej między wykonawcą a Klientem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w przypadku pracowników i współpracowników wykonawcy - prawnie uzasadniony interes Klienta polegający na zapewnieniu wykonania naprawy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Informacje z publicznie dostępnych źródeł - zob. pkt 4.4.

Przetwarzanie to nie opiera się na Twojej zgodzie, dlatego o nią nie prosimy. Jeżeli Klient zwróci się o Twoją zgodę w określonym celu, poinformuje Cię o tym z wyprzedzeniem, a zgodę możesz w każdej chwili wycofać. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (pkt 12).

4.6 Czy musisz podać dane?

Podanie danych, o które pyta asystent, nie jest wymogiem ustawowym ani umownym i nie masz obowiązku ich podawać. Bez niektórych danych może jednak nie być możliwe załatwienie Twojej sprawy (na przykład zgłoszenie usterki lub umówienie prezentacji lokalu) ani ocena Twojego wniosku o najem lub zakup.

Kreedl wykorzystuje modele AI do rozumienia zgłoszeń, udzielania odpowiedzi, kwalifikowania spraw według pilności, umawiania terminów, kierowania wykonawców do zleceń w granicach ustalonych przez Klienta, a jeżeli otrzyma takie polecenie - także do tworzenia rankingu kandydatów lub podsumowywania informacji z publicznie dostępnych źródeł.

• Wszelkie rankingi, oceny punktowe i rekomendacje służą wyłącznie wsparciu w podejmowaniu decyzji. Ostateczna decyzja w sprawie najmu, prezentacji lokalu, wypowiedzenia, płatności lub dostępu należy do Klienta i jego personelu. Kreedl nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki. Rekomendacje opierają się na kryteriach ustalonych przez Klienta (na przykład dacie wprowadzenia się, dochodach lub referencjach), nigdy zaś na szczególnych kategoriach danych osobowych ani innych cechach chronionych, takich jak pochodzenie, religia czy stan zdrowia.
• Klient określa granice tego, co Kreedl może robić samodzielnie (na przykład których wykonawców usług Kreedl może wzywać i do jakiej wartości prac). Wszystko, co wykracza poza te granice, jest przekazywane do rozpatrzenia przez człowieka. Szczegółowe informacje zawiera nasz Regulamin.
• Przysługuje Ci prawo do uzyskania interwencji ludzkiej, do wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania każdej rekomendacji, która Cię dotyczy. Skontaktuj się ze swoim zarządcą budynku lub napisz na adres [email protected].
• Każde działanie asystenta jest rejestrowane i może zostać poddane audytowi przez Klienta.
• Nie trenujemy modeli AI na Twoich danych. Ani dane Klientów, ani dane najemców, mieszkańców czy użytkowników obiektów nie są wykorzystywane do trenowania ani dostrajania jakiegokolwiek modelu AI - ani naszego, ani należącego do dostawcy.
• W kwestii zautomatyzowanego podejmowania decyzji, o którym mowa w art. 22 RODO, zob. pkt 12 poniżej.

Każda rozmowa z Kreedlem rozpoczyna się od stosownej informacji -

• Telefon - na początku każdego połączenia, przychodzącego i wychodzącego, asystent informuje, że jest asystentem AI działającym w imieniu wskazanego z nazwy zarządcy budynku, że rozmowa jest nagrywana i transkrybowana oraz że w każdej chwili możesz poprosić o rozmowę z człowiekiem. W przypadku połączeń wychodzących podaje również biznesowy cel połączenia.
• WhatsApp i SMS - pierwsza wiadomość w każdej rozmowie informuje, że korespondujesz z asystentem AI wskazanego z nazwy zarządcy budynku, że wiadomości są przetwarzane i przechowywane oraz jak skontaktować się z człowiekiem.
• E-mail - każdy e-mail wskazuje, że nadawcą jest asystent AI Kreedla działający w imieniu wskazanego z nazwy zarządcy budynku.

Informacja ta nie zależy od przepisów obowiązujących lokalnie. Przekazujemy ją wszędzie.

Udostępniamy dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi. Nigdy nie sprzedajemy danych osobowych.

Numery telefonów komórkowych oraz informacje o wyrażeniu zgody na otrzymywanie SMS-ów wykorzystujemy wyłącznie do świadczenia usługi przesyłania wiadomości i nigdy nie sprzedajemy ich ani nie udostępniamy osobom trzecim lub podmiotom powiązanym w celach marketingowych.

Twój zarządca budynku (Klient). Wszystkie dane dotyczące komunikacji i zgłoszeń są dostępne dla Klienta, z którego budynkiem się kontaktujesz.

Wykonawcy i technicy. W celu zorganizowania naprawy Kreedl przekazuje wykonawcy dane niezbędne do wykonania zlecenia - budynek, lokal, opis usterki, zdjęcia oraz numer kontaktowy, jeżeli konieczne jest uzgodnienie dostępu.

Podmioty przetwarzające (dalsze podmioty przetwarzające). Korzystamy z usług następujących dostawców na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych -

• Modele AI - Anthropic (Claude), OpenAI, Google Cloud (Gemini)
• Głos - ElevenLabs (technologia mowy), Twilio i DIDWW (telefonia i SMS)
• Komunikatory - Meta (WhatsApp Business Platform), Slack
• Hosting i dane - Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Railway, MongoDB Atlas
• Analityka i zgody - PostHog, Cookiebot, LinkedIn (pomiar skuteczności reklam, wyłącznie na stronie internetowej)
• Narzędzia biznesowe - Stripe (rozliczenia), Google Calendar, Notion

Jeżeli jakikolwiek inny podmiot trzeci stanie się dalszym podmiotem przetwarzającym, z którego usług korzysta KREEDL, zaktualizujemy niniejszą listę i z wyprzedzeniem powiadomimy Klientów o tej zmianie zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Wymogi prawne. Dane dotyczące podmiotów przetwarzających i innych odbiorców ujawniamy, jeżeli wymagają tego przepisy prawa lub właściwy organ.

Kreedl może działać w całości na infrastrukturze zlokalizowanej w UE albo z przetwarzaniem danych przez AI w Stanach Zjednoczonych. Wyboru dokonuje Klient; o ile Klient nie zażąda na piśmie konfiguracji wyłącznie unijnej, przetwarzanie danych przez AI oraz telefonia mogą odbywać się również poza EOG. Jeżeli którykolwiek z dostawców przetwarza dane poza EOG lub Zjednoczonym Królestwem, opieramy się na standardowych klauzulach umownych UE, brytyjskim aneksie dotyczącym międzynarodowego przekazywania danych (UK International Data Transfer Addendum) lub na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym na ramach ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework), jeżeli dostawca posiada certyfikację). O to, jaka konfiguracja obowiązuje w Twoim budynku, zapytaj swojego zarządcę budynku.

Po zakończeniu umowy z Klientem przekazujemy Klientowi eksport wszystkich danych najemców, mieszkańców i użytkowników obiektów oraz usuwamy te dane w ciągu 30 dni. Zaszyfrowane kopie zapasowe są usuwane w ciągu 90 dni. Jeżeli dana osoba zażąda wcześniejszego usunięcia danych, realizujemy to na polecenie Klienta jako administratora; dane, których administratorem jest KREEDL, usuwamy wcześniej, o ile nie stoi temu na przeszkodzie obowiązek prawny.

Dostęp do danych osobowych osób, których dane dotyczą, jest nadawany na podstawie ról i ograniczony do pracowników, którzy potrzebują go do świadczenia usługi, a każdy dostęp i każde działanie asystenta są rejestrowane. Dane uwierzytelniające do usług dostawców i klucze API przechowujemy w menedżerze sekretów i nigdy nie udostępniamy ich użytkownikom. Regularnie testujemy i weryfikujemy stosowane zabezpieczenia. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych powiadamiamy Klientów, których ono dotyczy, bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od stwierdzenia naruszenia. Zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu i zawiadomienia osób, których dane dotyczą, dokonuje strona wskazana w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych; w przypadku danych, których administratorem jest KREEDL, dokonuje ich KREEDL, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

Administrator i podmiot przetwarzający zobowiązali się w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych do wdrożenia procedur technicznych uwzględniających potrzebę ochrony danych osobowych.

Strona kreedl.com korzysta z narzędzia Cookiebot do zarządzania zgodami. Podczas pierwszej wizyty możesz zaakceptować lub odrzucić pliki cookies inne niż niezbędne, a swój wybór możesz w każdej chwili zmienić na stronie kreedl.com/pl/cookies.

• Niezbędne - logowanie, bezpieczeństwo i zapisanie zgody. Zawsze aktywne.
• Statystyczne - analityka produktowa PostHog i nagrywanie sesji (ruchy myszy, kliknięcia, treść strony; hasła i pola płatności są maskowane). Wyłącznie za Twoją zgodą.
• Marketingowe - LinkedIn Insight Tag do pomiaru skuteczności reklam. Wyłącznie za Twoją zgodą.

Pełna lista plików cookies, automatycznie aktualizowana przez Cookiebot, jest dostępna na stronie kreedl.com/pl/cookies.

Na podstawie RODO przysługuje Ci -

• prawo dostępu do Twoich danych osobowych i informacji o nich, w tym do kopii nagrania lub transkrypcji Twojej rozmowy;
• prawo do sprostowania danych;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”);
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych;
• prawo do tego, by nie podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu, chyba że zachodzi wyjątek określony w art. 22 ust. 2 lit. a–c RODO;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania; oraz
• prawo do wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

Prawo do wniesienia sprzeciwu. Jeżeli Twoje dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (pkt 4.5), w szczególności w przypadku nagrywania rozmów i zbierania informacji z publicznie dostępnych źródeł (pkt 4.4), możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Administrator nie będzie wówczas dalej przetwarzał Twoich danych, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub chyba że dane te są mu potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected]. Do potwierdzenia Twojej tożsamości zazwyczaj wystarczy, że napiszesz do nas z tego samego numeru telefonu lub adresu e-mail, który posłużył Ci do kontaktu z nami. W przypadku danych, których administratorem jest KREEDL, odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Jeżeli administratorem Twoich danych jest zarządca budynku, przekazujemy mu Twoje żądanie w ciągu 3 dni roboczych i pomagamy w udzieleniu odpowiedzi. Możesz wnieść skargę do czeskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz) lub, jeżeli podlegasz właściwości organu brytyjskiego, do Information Commissioner's Office w Zjednoczonym Królestwie (ico.org.uk).

Usługa nie jest przeznaczona dla dzieci jako samodzielnych użytkowników, jednak osoba małoletnia może się z nią komunikować, kontaktując się z budynkiem. Przetwarzamy dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi konkretnej sprawy i zgodnie z poleceniami administratora. Żądanie rodzica lub opiekuna prawnego dotyczące dostępu do danych lub ich usunięcia przekazujemy administratorowi, który ocenia umocowanie wnioskodawcy, interes dziecka oraz przesłanki ustawowe.

Możemy aktualizować niniejszą politykę. O istotnych zmianach poinformujemy Klientów drogą e-mailową z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, a zmieniona polityka otrzyma nową datę wejścia w życie.

KREEDL s.r.o., Záhřebská 562/41, Vinohrady, 120 00 Praha 2, Republika Czeska

[email protected]