Kreedl - Adatvédelmi tájékoztató

A Kreedl mesterséges intelligencián alapuló épületkezelő a lakóingatlan-kezelés és a létesítménygazdálkodás területén („Kreedl”). Ingatlankezelők, létesítménygazdálkodási csapatok, épületüzemeltetők és ingatlanfejlesztők („Ügyfelek”) nevében fogadja a bérlők, lakók, üzletvezetők, létesítményhasználók és szolgáltatók telefonhívásait, WhatsApp-, SMS- és e-mail-üzeneteit, és megszervezi a javításokat, megtekintéseket és egyéb kéréseket. A Kreedlt a KREEDL üzemelteti.

Ha Ön Ügyfél vagy egy Ügyfél munkavállalója - fiókja, kapcsolattartási, számlázási, használati és marketingadatai tekintetében a KREEDL az adatkezelő. Ezekre az adatokra ez a tájékoztató vonatkozik.

Ha Ön bérlő, lakó, létesítményhasználó, leendő bérlő vagy vevő, szolgáltató, vagy bármely más személy, aki a Kreedl által kiszolgált épülettel lép kapcsolatba - az adatkezelő az Ügyfél (az Ön épületüzemeltetője, bérbeadója, az ingatlan tulajdonosa vagy az az ingatlanközvetítő, akivel Ön szerződéses jogviszonyba lép). A KREEDL csupán adatfeldolgozó, és kizárólag az Ügyfél dokumentált utasításai alapján, a kreedl.com/hu/dpa címen elérhető Adatfeldolgozási szerződés szerint jár el. A 12. pont szerinti jogai gyakorlásához forduljon épületüzemeltetőjéhez, vagy írjon a [email protected] címre, mi pedig továbbítjuk kérelmét, és segítünk annak rendezésében.

A fenti esetben az általános adatvédelmi rendelet 12., 13. és 14. cikke szerinti tájékoztatási kötelezettség az Ügyfelet terheli. Az Ügyfél nem tájékoztatta Önt személyes adatai kezeléséről vagy az ezzel kapcsolatos jogairól? Írjon nekünk a [email protected] címre.

Ha Ön a kreedl.com oldalt látogatja - a weboldallal, a sütikkel és az analitikával kapcsolatos adatok tekintetében a KREEDL az adatkezelő (11. pont).

Minden Ügyfél a három működési mód egyikét választja. A választott mód határozza meg, hogy a Kreedl milyen adatokat tárol.

A mód - Személyes nyilvántartások nélkül. A Kreedl általános kérdésekre válaszol (házirend, nyitvatartás, hibabejelentés módja), és nem fér hozzá semmilyen bérlői vagy létesítményhasználói nyilvántartáshoz. Csak magát a kommunikációt tárolja - a hívásfelvételeket, átiratokat, üzeneteket, valamint a vele kapcsolatba lépő személy telefonszámát vagy e-mail-címét.

B mód - Hozzáférés tárolás nélkül. A Kreedl a kérés pillanatában beolvassa az adatokat az Ügyfél saját rendszeréből (ingatlankezelő szoftver, hibajegykezelő eszköz, CRM), például annak megerősítésére, hogy a hívó melyik lakásban lakik, vagy melyik szolgáltató felel egy adott helyszínért. Ezeket a nyilvántartásokat nem másolja át saját adatbázisába. Magát a kommunikációt tárolja - a felvételeket, átiratokat, üzeneteket, a kapcsolattartási telefonszámot vagy e-mail-címet, valamint mindazt, amit az érintett a beszélgetés során elmond vagy leír, ami bérleti jogviszonyára vonatkozó részleteket is tartalmazhat.

C mód - A Kreedl nyilvántartásokat tárol. Az Ügyfél feltölti vagy szinkronizálja a bérlői, lakás-, szerződéses és szolgáltatói nyilvántartásokat a Kreedlbe, hogy az asszisztens ezek alapján járhasson el. A Kreedl ezeket legfeljebb a szerződés időtartamáig őrzi meg, az A és B módhoz hasonlóan a kommunikációs adatokkal együtt.

Azt, hogy az Ön épületére melyik mód vonatkozik, az épületüzemeltető, a bérbeadó vagy az ingatlan tulajdonosa határozza meg. Ha nem biztos benne, kérdezze meg őt. Az adatkezelő nem tájékoztatta Önt adatai továbbításáról vagy arról, hogy a Kreedl szolgáltatáson belül milyen módban kezelik azokat, vagy úgy véli, hogy ennek az adatkezelésnek nincs jogalapja? Írjon nekünk a [email protected] címre.

4.1 Ügyféladatok (a KREEDL mint adatkezelő)

• Név, munkahelyi e-mail-cím, telefonszám, beosztás, cég és számlázási adatok
• Fiókbeállítások, eszkalációs szabályok, szolgáltatói listák és helyszínkonfiguráció
• Velünk folytatott ügyfélszolgálati és értékesítési kommunikáció
• Használati és műszaki adatok - eszköz, böngésző, IP-cím, időbélyegek, a platformon végzett műveletek

4.2 Bérlők, lakók, létesítményhasználók, jelentkezők és szolgáltatók adatai (a KREEDL mint adatfeldolgozó)

Az Ügyfél által választott módtól függően ezek lehetnek -

• Személyazonosító és kapcsolattartási adatok - utónév, vezetéknév, telefonszám, e-mail-cím
• Bérleti és lakásadatok - épület, lakás- vagy egységszám, beköltözés és kiköltözés dátuma, bérleti díj összege, bérleti feltételek, bérleti szerződés dokumentumai, kaució és fizetések állapota, hátralékok és fizetési emlékeztetők (csak ha az Ügyfél utasít bennünket fizetési ügyek intézésére)
• Kérésekkel kapcsolatos adatok - hibabejelentések, fényképek, hangüzenetek, megtekintési kérések, belépéssel kapcsolatos kérdések és minden egyéb, ami a beszélgetés során elhangzik vagy leírásra kerül
• Leendő bérlők és vevők adatai - várható beköltözési dátum, háztartás mérete, foglalkoztatás, jövedelem, finanszírozás módja és referenciák, amennyiben az Ügyfél ezeket a jelentkezés elbírálásához megköveteli
• Szolgáltatói adatok - a szerelők és beszállítók neve, cége, telefonszáma, e-mail-címe, szerződései és szolgáltatási területei
• Kommunikációs adatok - hívásfelvételek, átiratok, összefoglalók, WhatsApp-, SMS- és e-mail-tartalom, időbélyegek és metaadatok
• Nyilvános forrásból származó információk - lásd a 4.4. pontot

Cseh személyi azonosító szám (rodné číslo). A Kreedl nem kéri. Kivételes esetekben, és csak ha az Ügyfél utasít bennünket a hívó személyazonosságának ellenőrzésére, a Kreedl összevetheti a hívó által megadott személyi azonosító szám perjel utáni négy számjegyét az Ügyfél nyilvántartásával. A Kreedl a teljes számot nem tárolja. Ha az Ügyfél e számot átadja, a 133/2000. sz. cseh törvény 13c. §-ának betartásáért az Ügyfél felel.

4.3 Amit nem gyűjtünk

• Ajtókódokat, kulcsszéf-kódokat, riasztókódokat vagy más fizikai belépési azonosítókat. A Kreedl ezeket nem tárolja és nem küldi el. Ha egy Ügyfélnek ilyeneket kell közölnie, azt a Kreedlen kívül teszi meg.
• A személyes adatok különleges kategóriáit (egészségi állapot, vallás, etnikai származás, szexuális irányultság, politikai vélemény), kivéve, ha valaki a beszélgetés során önként közli azokat. Az ilyen adatokat nem emeljük ki strukturált nyilvántartásba, és a felvétellel vagy átirattal együtt töröljük.
• Bankkártyaszámokat. Az Ügyfelek kártyás fizetéseit a Stripe kezeli.

4.4 Nyilvános forrásból származó információk

Az Ügyfél utasítására a Kreedl összegyűjtheti és összefoglalhatja a leendő bérlőre vonatkozó, nyilvánosan elérhető információkat, például nyilvános közösségimédia-profilokat, nyilvános nyilvántartásokat és más szabadon hozzáférhető weboldalakat, hogy támogassa az Ügyfél bérleti kérelemmel kapcsolatos döntését. Ebben az esetben -

• Az adatkezelő az Ügyfél, jogalapja pedig a jogos érdek (az általános adatvédelmi rendelet 6. cikk (1) bekezdésének f) pontja).
• Az adatok forrásáról, az adatkezelés céljáról és az Ön jogairól legkésőbb az első kapcsolatfelvételkor tájékoztatást kap, az általános adatvédelmi rendelet 14. cikkével összhangban.
• Ön bármikor tiltakozhat ez ellen az adatkezelés ellen (lásd a 12. pontot).
• Az eredmény csupán ajánlás. A bérleti szerződés megkötéséről soha nem a Kreedl dönt. Lásd az 5. pontot.

4.5 Miért és milyen jogalapon kezeljük az adatokat

A 4.2. pontban felsorolt adatok esetében az adatkezelés célját és jogalapját az Ügyfél mint adatkezelő határozza meg. A KREEDL ezeket kizárólag e célokból és az Ügyfél utasításai szerint kezeli. Az Ügyfél jellemzően a következőképpen kezeli az Ön adatait -

• Bérlők, lakók és létesítményhasználók - kérése intézése (hibabejelentés, szerelő foglalása, megtekintés szervezése, kérdés megválaszolása) és továbbítása az Ügyfélnek, illetve adott esetben egy szolgáltatónak. A jogalap a bérleti vagy egyéb szerződés teljesítése (az általános adatvédelmi rendelet 6. cikk (1) bekezdésének b) pontja), valamint az Ügyfélnek az ingatlan szabályszerű kezeléséhez és üzemeltetéséhez fűződő jogos érdeke (az általános adatvédelmi rendelet 6. cikk (1) bekezdésének f) pontja).
• Leendő bérlők és vevők - érdeklődése kezelése, megtekintés szervezése és válaszainak összefoglalása az Ügyfél számára a jelentkezés elbírálásának alapjaként. A jogalap a szerződés megkötését megelőzően az Ön kérésére történő lépések megtétele (az általános adatvédelmi rendelet 6. cikk (1) bekezdésének b) pontja), valamint az Ügyfélnek a jelentkezés elbírálásához fűződő jogos érdeke (az általános adatvédelmi rendelet 6. cikk (1) bekezdésének f) pontja).
• Hívásfelvételek, átiratok és összefoglalók - a megállapodottak rögzítése, hogy azokat utólag az Ügyfél és Ön is ellenőrizhesse, valamint a szolgáltatás minőségellenőrzése. A jogalap az Ügyfélnek a kommunikáció tartalmának igazolásához és a minőségellenőrzéshez fűződő jogos érdeke (az általános adatvédelmi rendelet 6. cikk (1) bekezdésének f) pontja).
• Szolgáltatók és szerelők - a munka továbbítása és a bejutás megszervezése. A jogalap a szolgáltató és az Ügyfél közötti szerződés teljesítése (az általános adatvédelmi rendelet 6. cikk (1) bekezdésének b) pontja); a szolgáltató munkavállalói és alvállalkozói esetében az Ügyfélnek a javítás elvégzéséhez fűződő jogos érdeke (az általános adatvédelmi rendelet 6. cikk (1) bekezdésének f) pontja).
• Nyilvános forrásból származó információk - lásd a 4.4. pontot.

Ez az adatkezelés nem az Ön hozzájárulásán alapul, ezért nem is kérjük azt. Ha az Ügyfél egy konkrét célhoz az Ön hozzájárulását kéri, erről előzetesen tájékoztatja Önt, és Ön hozzájárulását bármikor visszavonhatja. A jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen tiltakozhat (12. pont).

4.6 Köteles-e megadni az adatokat?

Az asszisztens által kért adatok megadása sem jogszabályi, sem szerződéses követelményen nem alapul, és Ön nem köteles azokat megosztani. Egyes adatok nélkül azonban előfordulhat, hogy kérését (például hibabejelentést vagy megtekintés szervezését) nem lehet teljesíteni, illetve bérleti vagy vásárlási jelentkezését nem lehet elbírálni.

A Kreedl AI-modelleket használ a kérések megértésére, a válaszadásra, a kérések osztályozására, időpontok foglalására, szolgáltatók kiküldésére az Ügyfél által meghatározott kereteken belül, valamint - utasítás esetén - jelentkezők rangsorolására vagy nyilvános forrásból származó információk összefoglalására.

• Minden rangsor, pontszám és ajánlás kizárólag a döntéstámogatást szolgálja. A bérleti szerződésről, megtekintésről, felmondásról, fizetésről vagy belépésről szóló végső döntés az Ügyfélé és munkatársaié. A Kreedl nem hoz kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló, joghatással járó vagy az érintettre hasonlóképpen jelentős mértékben kiható döntést. Az ajánlások az Ügyfél által meghatározott szempontokon (például beköltözési dátum, jövedelem vagy referenciák) alapulnak, soha nem a személyes adatok különleges kategóriáin vagy más védett tulajdonságokon, mint a származás, a vallás vagy az egészségi állapot.
• Az Ügyfél határozza meg, hogy a Kreedl mit tehet önállóan (például mely szolgáltatókat küldheti ki, és milyen értékhatárig rendelhet munkát). Ami ezeken a kereteken kívül esik, azt egy emberhez továbbítja. A részleteket Felhasználási feltételeink tartalmazzák.
• Önnek joga van emberi beavatkozást kérni, álláspontját kifejteni, és az Önt érintő bármely ajánlást vitatni. Forduljon épületüzemeltetőjéhez vagy írjon a [email protected] címre.
• Az asszisztens minden művelete naplózásra kerül, és az Ügyfél által ellenőrizhető.
• Az Ön adatain nem tanítunk AI-modelleket. Sem az Ügyfél adatait, sem a bérlők, lakók vagy létesítményhasználók adatait nem használjuk fel semmilyen - sem saját, sem szolgáltatói - AI-modell betanítására vagy finomhangolására.
• Az általános adatvédelmi rendelet 22. cikke szerinti automatizált döntéshozatalról lásd alább a 12. pontot.

Minden Kreedllel folytatott beszélgetés tájékoztatással kezdődik -

• Telefon - minden bejövő és kimenő hívás elején az asszisztens közli, hogy a megnevezett épületüzemeltető nevében eljáró AI-asszisztens, hogy a hívást rögzítik és átiratot készítenek róla, valamint hogy Ön bármikor kérheti, hogy emberrel beszélhessen. Kimenő hívások esetén a hívás üzleti célját is közli.
• WhatsApp és SMS - minden beszélgetés első üzenete közli, hogy Ön a megnevezett épületüzemeltető AI-asszisztensével üzenetet vált, hogy az üzeneteket feldolgozzák és tárolják, valamint hogy hogyan érhet el egy embert.
• E-mail - minden e-mail feladóként a megnevezett épületüzemeltető nevében eljáró Kreedl AI-asszisztenst tünteti fel.

A tájékoztatás nem a helyi jogszabályoktól függ. Mindenhol megtesszük.

Adatokat csak a szolgáltatás működtetéséhez szükséges mértékben osztunk meg. Személyes adatokat soha nem adunk el.

A mobiltelefonszámokat és az SMS-hozzájárulás állapotát kizárólag az üzenetküldési szolgáltatás nyújtására használjuk, és soha nem adjuk el, illetve marketingcélból nem adjuk át harmadik feleknek vagy kapcsolt vállalkozásoknak.

Az Ön épületüzemeltetője (az Ügyfél). Minden kommunikációs és kérésekkel kapcsolatos adat hozzáférhető annak az Ügyfélnek, akinek az épületével Ön kapcsolatba lépett.

Szolgáltatók és szerelők. A javítás megszervezéséhez a Kreedl átadja a szolgáltatónak a munka elvégzéséhez szükséges adatokat - az épületet, a lakást, a hiba leírását, a fényképeket, valamint egy kapcsolattartási telefonszámot, ha a bejutást meg kell szervezni.

Adatfeldolgozók (további adatfeldolgozók). Az alábbi szolgáltatókat adatfeldolgozási szerződések alapján vesszük igénybe -

• AI-modellek - Anthropic (Claude), OpenAI, Google Cloud (Gemini)
• Hang - ElevenLabs (beszéd), Twilio és DIDWW (telefónia és SMS)
• Üzenetküldés - Meta (WhatsApp Business Platform), Slack
• Tárhely és adatok - Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Railway, MongoDB Atlas
• Analitika és hozzájárulás-kezelés - PostHog, Cookiebot, LinkedIn (hirdetésmérés, csak a weboldalon)
• Üzleti eszközök - Stripe (számlázás), Google Calendar, Notion

Ha bármely más harmadik fél a KREEDL további adatfeldolgozójává válik, frissítjük ezt a listát, és a változásról az Adatfeldolgozási szerződésnek megfelelően előzetesen értesítjük az Ügyfeleket.

Jogszabályi követelmények. Az adatfeldolgozókra és más címzettekre vonatkozó adatokat akkor hozzuk nyilvánosságra, ha ezt jogszabály vagy illetékes hatóság előírja.

A Kreedl működhet teljes egészében uniós infrastruktúrán, vagy az Egyesült Államokban végzett AI-feldolgozással. A választás az Ügyfélé; ha az Ügyfél írásban nem kér kizárólag uniós konfigurációt, az AI-feldolgozás és a telefónia az EGT-n kívül is történhet. Ha bármely szolgáltató az EGT-n vagy az Egyesült Királyságon kívül kezel adatokat, az uniós általános szerződési feltételekre, az Egyesült Királyság nemzetközi adattovábbítási kiegészítésére (International Data Transfer Addendum) vagy megfelelőségi határozatra (ideértve az EU-USA adatvédelmi keretrendszert, ha a szolgáltató tanúsítvánnyal rendelkezik) támaszkodunk. Kérdezze meg épületüzemeltetőjét, hogy az Ön épületére melyik konfiguráció vonatkozik.

Az Ügyféllel kötött szerződés megszűnésekor minden bérlői, lakói és létesítményhasználói adatot exportálunk az Ügyfél részére, és 30 napon belül töröljük azokat. A titkosított biztonsági mentéseket 90 napon belül töröljük. Ha valaki korábbi törlést kér, azt az Ügyfél mint adatkezelő utasítására hajtjuk végre; a KREEDL által kezelt adatokat hamarabb töröljük, kivéve, ha ezt jogi kötelezettség kizárja.

Az érintettek személyes adataihoz való hozzáférés szerepkörön alapul, és azokra a munkatársakra korlátozódik, akiknek a szolgáltatás működtetéséhez szükségük van rá; minden hozzáférést és az asszisztens minden műveletét naplózzuk. A szolgáltatói hozzáférési adatokat és API-kulcsokat titokkezelő rendszerben tároljuk, és soha nem tesszük hozzáférhetővé a felhasználók számára. Ellenőrzési intézkedéseinket rendszeresen teszteljük és felülvizsgáljuk. Adatvédelmi incidens esetén az érintett Ügyfeleket indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb az incidensről való tudomásszerzést követő 48 órán belül értesítjük. A felügyeleti hatóság és az érintettek értesítését az Adatfeldolgozási szerződésben megjelölt fél végzi; a KREEDL által kezelt adatok esetében - ha a jogszabály előírja - a KREEDL tesz bejelentést.

Az adatkezelő és az adatfeldolgozó az Adatfeldolgozási szerződésben vállalta, hogy olyan műszaki eljárásokat alkalmaz, amelyek figyelembe veszik a személyes adatok védelmének szükségességét.

A kreedl.com a hozzájárulások kezelésére a Cookiebotot használja. Első látogatásakor elfogadhatja vagy elutasíthatja a nem feltétlenül szükséges sütiket, választását pedig bármikor módosíthatja a kreedl.com/hu/cookies oldalon.

• Szükséges - bejelentkezés, biztonság és a hozzájárulás tárolása. Mindig aktív.
• Statisztikai - PostHog termékanalitika és munkamenet-rögzítés (egérmozgás, kattintások, oldaltartalom; a jelszavak és fizetési mezők maszkolva vannak). Csak az Ön hozzájárulásával.
• Marketing - LinkedIn Insight Tag a hirdetések méréséhez. Csak az Ön hozzájárulásával.

A sütik teljes, a Cookiebot által automatikusan frissített listája a kreedl.com/hu/cookies oldalon található.

Az általános adatvédelmi rendelet alapján Önt megilleti -

• a hozzáférés joga és a személyes adataival kapcsolatos tájékoztatáshoz való jog, ideértve a hívásáról készült felvétel vagy átirat másolatát;
• a helyesbítéshez való jog;
• a törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”);
• az adatkezelés korlátozásához való jog;
• az adathordozhatósághoz való jog;
• a személyes adatok kezeléséhez adott hozzájárulás visszavonásának joga;
• a jog, hogy ne terjedjen ki Önre az automatizált adatkezelés, kivéve, ha az általános adatvédelmi rendelet 22. cikk (2) bekezdésének a)-c) pontja szerinti kivétel alkalmazandó;
• a tiltakozáshoz való jog; valamint
• a személyes adatok kezelésével kapcsolatos panasz benyújtásának joga.

Tiltakozáshoz való jog. Ha adatainak kezelése jogos érdeken alapul (4.5. pont), különösen a hívások rögzítése és a nyilvános forrásból származó információk gyűjtése esetén (4.4. pont), Ön a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozhat az adatkezelés ellen. Az adatkezelő ezt követően nem kezelheti tovább az adatait, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Ön érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

Jogai gyakorlásához írjon nekünk a [email protected] címre. Személyazonossága igazolásához általában elegendő, ha ugyanarról a telefonszámról vagy e-mail-címről ír nekünk, amelyről korábban megkeresett bennünket. A KREEDL által kezelt adatok esetében indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb egy hónapon belül válaszolunk. Ha adatainak adatkezelője egy épületüzemeltető, kérelmét 3 munkanapon belül továbbítjuk neki, és segítünk a válaszadásban. Panaszt nyújthat be a cseh személyesadat-védelmi hatóságnál (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz), illetve - ha ez a hatóság illetékes Önnel kapcsolatban - az Egyesült Királyságban az Information Commissioner's Office-nál (ico.org.uk).

A szolgáltatás nem gyermekek mint önálló felhasználók számára készült, de kiskorú is kommunikálhat vele, amikor egy épülettel lép kapcsolatba. Az adatokat csak az adott kérés teljesítéséhez szükséges mértékben és az adatkezelő utasításai szerint kezeljük. A szülő vagy törvényes képviselő hozzáférés vagy törlés iránti kérelmét továbbítjuk az adatkezelőnek, aki megvizsgálja a kérelmező jogosultságát, a gyermek érdekeit és a jogszabályi feltételeket.

Ezt a tájékoztatót módosíthatjuk. A lényeges változásokat legalább 14 nappal előre e-mailben jelezzük az Ügyfeleknek, és azokat új hatálybalépési dátum jelzi.

KREEDL s.r.o., Záhřebská 562/41, Vinohrady, 120 00 Praha 2, Cseh Köztársaság

[email protected]