Kreedl - Politique de confidentialité

Kreedl est un gestionnaire d’immeubles fondé sur l’IA, destiné à la gestion résidentielle et au facility management (« Kreedl »). Pour le compte de gestionnaires immobiliers, d’équipes de facility management, d’exploitants d’immeubles et de promoteurs (les « Clients »), il répond aux appels téléphoniques, aux messages WhatsApp, aux SMS et aux e-mails des locataires, résidents, responsables de magasin, usagers des sites et prestataires, et organise les réparations, les visites et les autres demandes. Kreedl est exploité par KREEDL.

Si vous êtes un Client ou un salarié d’un Client - KREEDL est le responsable du traitement de vos données de compte, de contact, de facturation, d’utilisation et de marketing. Ces données sont régies par la présente politique.

Si vous êtes locataire, résident, usager d’un site, candidat locataire ou acquéreur, prestataire ou toute autre personne contactant un immeuble desservi par Kreedl - le responsable du traitement est le Client (l’exploitant de votre immeuble, votre bailleur, le propriétaire du bien ou l’agent immobilier avec lequel vous entrez en relation contractuelle). KREEDL n’est qu’un sous-traitant et agit uniquement sur instruction documentée du Client, en vertu de l’Accord de traitement des données disponible sur kreedl.com/fr/dpa. Pour exercer vos droits prévus à la section 12, contactez l’exploitant de votre immeuble, ou écrivez à [email protected] : nous transmettrons votre demande et aiderons à la traiter.

Dans le cas ci-dessus, l’obligation de vous informer prévue aux articles 12, 13 et 14 du RGPD incombe au Client. Le Client ne vous a pas informé du traitement de vos données à caractère personnel ou de vos droits en la matière ? Contactez-nous à [email protected].

Si vous visitez kreedl.com - KREEDL est le responsable du traitement des données du site web, des cookies et des statistiques d’audience (section 11).

Chaque Client choisit l’un des trois modes de fonctionnement. Le mode détermine ce que Kreedl conserve.

Mode A - Aucun dossier personnel. Kreedl répond aux questions générales (règlement intérieur, horaires d’ouverture, comment signaler une panne) et n’a accès à aucun dossier de locataire ou d’usager. Il conserve uniquement la communication elle-même - enregistrements d’appels, transcriptions, messages et le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail de la personne qui le contacte.

Mode B - Accès sans stockage. Kreedl consulte les données dans le propre système du Client (logiciel de gestion immobilière, outil de ticketing, CRM) au moment d’une demande, par exemple pour confirmer dans quel logement vit un appelant ou quel prestataire intervient sur un site. Il ne copie pas ces dossiers dans sa propre base de données. Il conserve la communication elle-même - enregistrements, transcriptions, messages, le numéro ou l’adresse e-mail de contact et tout ce que la personne dit ou écrit au cours de la conversation, ce qui peut inclure des informations relatives à sa location.

Mode C - Kreedl conserve des dossiers. Le Client téléverse ou synchronise vers Kreedl les dossiers relatifs aux locataires, aux logements, aux contrats et aux prestataires, afin que l’assistant puisse agir sur cette base. Kreedl les conserve au plus pour la durée du contrat, avec les données de communication comme dans les modes A et B.

Le mode applicable à votre immeuble est fixé par l’exploitant de votre immeuble, votre bailleur ou le propriétaire du bien. En cas de doute, renseignez-vous auprès de cette personne. Le responsable du traitement ne vous a pas informé de la transmission de vos données ou du mode selon lequel elles sont traitées au sein du service Kreedl, ou vous estimez que ce traitement est dépourvu de base juridique ? Contactez-nous à [email protected].

4.1 Données des Clients (KREEDL en tant que responsable du traitement)

• Nom, e-mail professionnel, numéro de téléphone, fonction, société et données de facturation
• Paramètres du compte, règles d’escalade, listes de prestataires et configuration des sites
• Échanges avec notre support et notre équipe commerciale
• Données d’utilisation et données techniques - appareil, navigateur, adresse IP, horodatages, actions dans la plateforme

4.2 Données des locataires, résidents, usagers des sites, candidats et prestataires (KREEDL en tant que sous-traitant)

Selon le mode choisi par le Client, il peut s’agir des données suivantes :

• Données d’identité et de contact - nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail
• Données relatives à la location et au logement - immeuble, numéro d’appartement ou de lot, dates d’entrée et de sortie, montant du loyer, conditions de location, documents du bail, dépôt de garantie et état des paiements, impayés et rappels de paiement (uniquement lorsque le Client nous demande de traiter les questions de paiement)
• Données relatives aux demandes - signalements de pannes, photos, messages vocaux, demandes de visite, questions d’accès et tout ce qui est dit ou écrit au cours de la conversation
• Données des candidats locataires et acquéreurs - date d’entrée souhaitée, composition du foyer, emploi, revenus, mode de financement et références, lorsque le Client les exige pour évaluer la candidature
• Données des prestataires - nom, société, téléphone, e-mail, contrats et zones d’intervention des techniciens et fournisseurs
• Données de communication - enregistrements d’appels, transcriptions, résumés, contenu des messages WhatsApp, SMS et e-mails, horodatages et métadonnées
• Informations issues de sources publiques - voir la section 4.4

Numéro d’identification national tchèque (rodné číslo). Kreedl ne l’exige pas. Dans des cas exceptionnels, et uniquement lorsque le Client nous demande de vérifier l’identité d’un appelant, Kreedl peut comparer les quatre chiffres situés après la barre oblique du numéro d’identification national communiqué par l’appelant avec les dossiers du Client. Kreedl ne conserve pas le numéro complet. Le Client est responsable du respect de l’article 13c de la loi tchèque n° 133/2000 Sb. lorsqu’il fournit ce numéro.

4.3 Ce que nous ne collectons pas

• Codes de porte, codes de boîte à clés, codes d’alarme ou autres moyens d’accès physique. Kreedl ne les conserve ni ne les transmet. Si un Client doit les communiquer, il le fait en dehors de Kreedl.
• Catégories particulières de données (santé, religion, origine ethnique, orientation sexuelle, opinions politiques), sauf si une personne les communique spontanément au cours d’une conversation. Ces données ne sont pas extraites dans des dossiers structurés et sont supprimées en même temps que l’enregistrement ou la transcription.
• Numéros de carte de paiement. Les paiements par carte des Clients sont traités par Stripe.

4.4 Informations issues de sources publiques

Sur instruction d’un Client, Kreedl peut collecter et résumer des informations publiquement accessibles concernant un candidat locataire, telles que des profils publics sur les réseaux sociaux, des registres publics et d’autres sites web librement accessibles, afin d’éclairer la décision du Client sur une candidature locative. Dans ce cas :

• Le Client est le responsable du traitement et sa base juridique est l’intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).
• Vous serez informé de la source des données, de la finalité et de vos droits au plus tard lors du premier contact, conformément à l’article 14 du RGPD.
• Vous pouvez vous opposer à ce traitement à tout moment (voir la section 12).
• Le résultat n’est qu’une recommandation. Kreedl ne décide jamais de la conclusion d’un bail. Voir la section 5.

4.5 Pourquoi nous traitons les données et sur quelle base juridique

Pour les données énumérées à la section 4.2, c’est le Client, en tant que responsable du traitement, qui détermine à la fois la finalité et la base juridique du traitement. KREEDL les traite uniquement à ces fins et sur instruction du Client. Le Client traite généralement vos données comme suit :

• Locataires, résidents et usagers des sites - traitement de votre demande (signalement d’une panne, réservation d’un technicien, organisation d’une visite, réponse à une question) et transmission de celle-ci au Client ou, le cas échéant, à un prestataire. La base juridique est l’exécution d’un bail ou d’un autre contrat (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD) et l’intérêt légitime du Client à une gestion et une exploitation correctes du bien (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).
• Candidats locataires et acquéreurs - traitement de votre demande, organisation d’une visite et synthèse de vos réponses pour le Client afin qu’il puisse évaluer la candidature. La base juridique est l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD) et l’intérêt légitime du Client à évaluer la candidature (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).
• Enregistrements d’appels, transcriptions et résumés - trace de ce qui a été convenu, afin que le Client comme vous-même puissiez le vérifier ultérieurement, et contrôle de la qualité du service. La base juridique est l’intérêt légitime du Client à prouver le contenu de la communication et à contrôler la qualité (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).
• Prestataires et techniciens - transmission de l’intervention et organisation de l’accès. La base juridique est l’exécution du contrat entre le prestataire et le Client (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD) ; pour les salariés et sous-traitants du prestataire, l’intérêt légitime du Client à faire réaliser la réparation (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).
• Informations issues de sources publiques - voir la section 4.4.

Ce traitement n’est pas fondé sur votre consentement ; c’est pourquoi nous ne vous le demandons pas. Si le Client sollicite votre consentement pour une finalité déterminée, il vous en informera au préalable et vous pourrez le retirer à tout moment. Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime (section 12).

4.6 Êtes-vous tenu de fournir les données ?

La fourniture des données demandées par l’assistant ne revêt pas un caractère réglementaire ou contractuel, et vous n’êtes pas obligé de les communiquer. Sans certaines de ces données, il peut toutefois être impossible de traiter votre demande (par exemple signaler une panne ou organiser une visite) ou d’évaluer votre candidature à une location ou à un achat.

Kreedl utilise des modèles d’IA pour comprendre les demandes, y répondre, les trier, réserver des rendez-vous, mandater des prestataires dans les limites fixées par le Client et, sur instruction, classer des candidats ou résumer des informations issues de sources publiques.

• Tous les classements, scores et recommandations constituent uniquement une aide à la décision. La décision finale concernant tout bail, toute visite, toute résiliation, tout paiement ou tout accès appartient au Client et à son personnel. Kreedl ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires. Les recommandations reposent sur des critères fixés par le Client (par exemple la date d’entrée, les revenus ou les références), jamais sur des catégories particulières de données ou d’autres caractéristiques protégées telles que l’origine, la religion ou la santé.
• Le Client fixe les limites de ce que Kreedl peut faire de manière autonome (par exemple quels prestataires Kreedl peut mandater et jusqu’à quel montant de travaux). Tout ce qui sort de ces limites est transmis à une personne. Les détails figurent dans nos Conditions générales d’utilisation.
• Vous avez le droit d’obtenir une intervention humaine, d’exprimer votre point de vue et de contester toute recommandation qui vous concerne. Contactez l’exploitant de votre immeuble ou [email protected].
• Chaque action de l’assistant est journalisée et peut être auditée par le Client.
• Nous n’entraînons pas de modèles d’IA sur vos données. Ni les données des Clients ni celles des locataires, résidents ou usagers des sites ne sont utilisées pour entraîner ou affiner un quelconque modèle d’IA, qu’il s’agisse du nôtre ou de celui d’un fournisseur.
• Concernant la prise de décision automatisée au sens de l’article 22 du RGPD, voir la section 12 ci-dessous.

Chaque conversation avec Kreedl commence par un avertissement :

• Téléphone - au début de chaque appel, entrant ou sortant, l’assistant indique qu’il est un assistant IA agissant pour le compte de l’exploitant d’immeuble nommé, que l’appel est enregistré et transcrit, et que vous pouvez demander à parler à une personne à tout moment. Lors des appels sortants, il indique également l’objet professionnel de l’appel.
• WhatsApp et SMS - le premier message de chaque conversation indique que vous échangez avec un assistant IA de l’exploitant d’immeuble nommé, que les messages sont traités et conservés, et comment joindre une personne.
• E-mail - chaque e-mail identifie l’expéditeur comme un assistant IA Kreedl agissant pour le compte de l’exploitant d’immeuble nommé.

Cet avertissement ne dépend pas du droit local. Nous le donnons partout.

Nous ne partageons les données que dans la mesure nécessaire au fonctionnement du service. Nous ne vendons jamais de données à caractère personnel.

Les numéros de mobile et le statut de consentement aux SMS sont utilisés uniquement pour fournir le service de messagerie et ne sont jamais vendus ni partagés avec des tiers ou des sociétés affiliées à des fins de marketing.

L’exploitant de votre immeuble (le Client). Toutes les données de communication et de demande sont accessibles au Client dont vous avez contacté l’immeuble.

Prestataires et techniciens. Pour organiser une réparation, Kreedl transmet au prestataire les informations nécessaires à l’intervention - immeuble, logement, description de la panne, photos et un numéro de contact si l’accès doit être organisé.

Sous-traitants (sous-traitants ultérieurs). Nous faisons appel aux fournisseurs suivants dans le cadre d’accords de traitement des données :

• Modèles d’IA - Anthropic (Claude), OpenAI, Google Cloud (Gemini)
• Voix - ElevenLabs (synthèse vocale), Twilio et DIDWW (téléphonie et SMS)
• Messagerie - Meta (WhatsApp Business Platform), Slack
• Hébergement et données - Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Railway, MongoDB Atlas
• Mesure d’audience et consentement - PostHog, Cookiebot, LinkedIn (mesure publicitaire, site web uniquement)
• Outils de gestion - Stripe (facturation), Google Calendar, Notion

Si un autre tiers devenait sous-traitant ultérieur de KREEDL, nous mettrions cette liste à jour et en informerions les Clients au préalable, conformément à l’Accord de traitement des données.

Obligations légales. Nous communiquons des données relatives aux sous-traitants et aux autres destinataires lorsque la loi ou une autorité compétente l’exige.

Kreedl peut fonctionner entièrement sur une infrastructure située dans l’UE ou avec un traitement par l’IA aux États-Unis. Le choix appartient au Client ; à moins que le Client ne demande par écrit une configuration exclusivement européenne, le traitement par l’IA et la téléphonie peuvent également avoir lieu en dehors de l’EEE. Lorsqu’un fournisseur traite des données en dehors de l’EEE ou du Royaume-Uni, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types de l’UE, l’addendum britannique relatif aux transferts internationaux de données (UK International Data Transfer Addendum) ou une décision d’adéquation (y compris le cadre de protection des données UE - États-Unis lorsque le fournisseur est certifié). Demandez à l’exploitant de votre immeuble quelle configuration s’applique à votre immeuble.

À la fin d’un contrat Client, nous exportons toutes les données des locataires, résidents et usagers des sites vers le Client et les supprimons dans un délai de 30 jours. Les sauvegardes chiffrées sont purgées dans un délai de 90 jours. Lorsqu’une personne demande une suppression anticipée, nous y procédons sur instruction du Client en tant que responsable du traitement ; pour les données dont KREEDL est responsable du traitement, nous les supprimons plus tôt, sauf si une obligation légale s’y oppose.

L’accès aux données à caractère personnel des personnes concernées est fondé sur les rôles et limité au personnel qui en a besoin pour faire fonctionner le service ; chaque accès et chaque action de l’assistant sont journalisés. Les identifiants des fournisseurs et les clés d’API sont conservés dans un gestionnaire de secrets et ne sont jamais exposés aux utilisateurs. Nous testons et réexaminons régulièrement nos mesures de contrôle. En cas de violation de données à caractère personnel, nous en informons les Clients concernés dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance. La notification à l’autorité de contrôle et la communication aux personnes concernées sont effectuées par la partie désignée dans l’Accord de traitement des données ; pour les données dont KREEDL est responsable du traitement, KREEDL procède à la notification lorsque la loi l’exige.

Le responsable du traitement et le sous-traitant se sont engagés, dans l’Accord de traitement des données, à mettre en œuvre des procédures techniques tenant compte de la nécessité de protéger les données à caractère personnel.

kreedl.com utilise Cookiebot pour gérer le consentement. Lors de votre première visite, vous pouvez accepter ou refuser les cookies non essentiels, et vous pouvez modifier votre choix à tout moment sur kreedl.com/fr/cookies.

• Nécessaires - connexion, sécurité et enregistrement du consentement. Toujours actifs.
• Statistiques - mesure d’audience produit et enregistrement de sessions PostHog (mouvements de la souris, clics, contenu des pages ; les mots de passe et les champs de paiement sont masqués). Uniquement avec votre consentement.
• Marketing - LinkedIn Insight Tag pour la mesure publicitaire. Uniquement avec votre consentement.

La liste complète des cookies, mise à jour automatiquement par Cookiebot, est disponible sur kreedl.com/fr/cookies.

En vertu du RGPD, vous disposez :

• du droit d’accès et du droit à l’information concernant vos données à caractère personnel, y compris l’obtention d’une copie de l’enregistrement ou de la transcription de votre appel ;
• du droit de rectification ;
• du droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») ;
• du droit à la limitation du traitement ;
• du droit à la portabilité des données ;
• du droit de retirer votre consentement au traitement des données à caractère personnel ;
• du droit de ne pas faire l’objet d’un traitement automatisé, sauf si une exception prévue à l’article 22, paragraphe 2, points a) à c), du RGPD s’applique ;
• du droit d’opposition au traitement ; et
• du droit d’introduire une réclamation concernant le traitement des données à caractère personnel.

Droit d’opposition. Lorsque vos données sont traitées sur la base de l’intérêt légitime (section 4.5), en particulier l’enregistrement des appels et la collecte d’informations issues de sources publiques (section 4.4), vous pouvez vous opposer à tout moment à ce traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière. Le responsable du traitement ne traite alors plus vos données, à moins qu’il ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou que les données lui sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à [email protected]. Pour vérifier votre identité, il suffit généralement de nous écrire depuis le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail que vous avez utilisés pour nous contacter. Pour les données dont KREEDL est responsable du traitement, nous répondons dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois. Si vos données relèvent de la responsabilité d’un exploitant d’immeuble, nous lui transmettons votre demande dans un délai de 3 jours ouvrés et l’aidons à y répondre. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Office tchèque pour la protection des données personnelles (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz) ou, lorsque cette autorité est compétente à votre égard, au Royaume-Uni auprès de l’Information Commissioner’s Office (ico.org.uk).

Le service n’est pas destiné aux enfants en tant qu’utilisateurs autonomes, mais un mineur peut communiquer avec lui lorsqu’il contacte un immeuble. Nous ne traitons les données que dans la mesure nécessaire à la demande concernée et sur instruction du responsable du traitement. Toute demande d’accès ou d’effacement émanant d’un parent ou d’un représentant légal est transmise au responsable du traitement, qui apprécie la qualité du demandeur, l’intérêt de l’enfant et les conditions légales.

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. Les modifications substantielles seront annoncées aux Clients par e-mail au moins 14 jours à l’avance et assorties d’une nouvelle date d’entrée en vigueur.

KREEDL s.r.o., Záhřebská 562/41, Vinohrady, 120 00 Praha 2, République tchèque

[email protected]