Kreedl - Política de privacidad

Kreedl es un gestor de edificios basado en IA para la gestión residencial y el facility management («Kreedl»). Por cuenta de administradores de fincas, equipos de facility management, operadores de edificios y promotores (los «Clientes»), atiende llamadas telefónicas, WhatsApp, SMS y correo electrónico de inquilinos, residentes, responsables de tienda, usuarios de instalaciones y proveedores, y organiza reparaciones, visitas y otras solicitudes. Kreedl es explotado por KREEDL.

Si es usted un Cliente o un empleado de un Cliente - KREEDL es el responsable del tratamiento de sus datos de cuenta, de contacto, de facturación, de uso y de marketing. Esta política rige dichos datos.

Si es usted inquilino, residente, usuario de unas instalaciones, posible inquilino o comprador, proveedor o cualquier otra persona que se pone en contacto con un edificio al que Kreedl presta servicio - el responsable del tratamiento es el Cliente (el gestor de su edificio, su arrendador, el propietario del inmueble o el agente inmobiliario con el que usted establece una relación contractual). KREEDL es únicamente encargado del tratamiento y actúa exclusivamente siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente, en virtud del Contrato de encargo del tratamiento disponible en kreedl.com/es/dpa. Para ejercer sus derechos conforme a la sección 12, diríjase al gestor de su edificio o escriba a [email protected] y le trasladaremos su solicitud y ayudaremos a resolverla.

En el caso anterior, el deber de informarle conforme a los artículos 12, 13 y 14 del RGPD corresponde al Cliente. ¿No le ha informado el Cliente sobre el tratamiento de sus datos personales o sobre los derechos que le asisten? Escríbanos a [email protected].

Si visita kreedl.com - KREEDL es el responsable del tratamiento de los datos del sitio web, de las cookies y de analítica (sección 11).

Cada Cliente elige uno de tres modos de funcionamiento. El modo determina qué almacena Kreedl.

Modo A - Sin registros personales. Kreedl responde preguntas generales (normas de la comunidad, horarios, cómo comunicar una avería) y no tiene acceso a ningún registro de inquilinos ni de usuarios de instalaciones. Solo almacena la propia comunicación: grabaciones de llamadas, transcripciones, mensajes y el número de teléfono o la dirección de correo electrónico de quien se pone en contacto.

Modo B - Acceso sin almacenamiento. Kreedl consulta los datos en el propio sistema del Cliente (software de administración de fincas, herramienta de incidencias, CRM) en el momento de la solicitud, por ejemplo para confirmar en qué vivienda reside quien llama o qué proveedor cubre un centro. No copia esos registros en su propia base de datos. Almacena la propia comunicación: grabaciones, transcripciones, mensajes, el número de contacto o el correo electrónico y todo lo que la persona diga o escriba durante la conversación, que puede incluir detalles sobre su arrendamiento.

Modo C - Kreedl almacena registros. El Cliente carga o sincroniza en Kreedl los registros de inquilinos, viviendas y locales, contratos y proveedores para que el asistente pueda actuar sobre ellos. Kreedl los conserva como máximo durante la vigencia del contrato, junto con los datos de comunicación, igual que en los modos A y B.

El modo aplicable a su edificio lo determina el gestor de su edificio, su arrendador o el propietario del inmueble. Si no está seguro, pregúnteles. ¿No le ha informado el responsable del tratamiento sobre la cesión de sus datos o sobre el modo en que se tratan en el servicio Kreedl, o considera que este tratamiento carece de base jurídica? Escríbanos a [email protected].

4.1 Datos de Clientes (KREEDL como responsable del tratamiento)

• Nombre, correo electrónico profesional, número de teléfono, cargo, empresa y datos de facturación
• Configuración de la cuenta, reglas de escalado, listas de proveedores y configuración de los centros
• Comunicaciones de soporte y comerciales con nosotros
• Datos de uso y técnicos: dispositivo, navegador, dirección IP, marcas de tiempo, acciones en la plataforma

4.2 Datos de inquilinos, residentes, usuarios de instalaciones, solicitantes y proveedores (KREEDL como encargado del tratamiento)

Según el modo elegido por el Cliente, pueden incluir:

• Datos identificativos y de contacto - nombre, apellidos, número de teléfono, dirección de correo electrónico
• Datos del arrendamiento y de la vivienda o local - edificio, número de piso, vivienda o local, fechas de entrada y salida, importe de la renta, condiciones del arrendamiento, documentos del contrato, estado de la fianza y de los pagos, importes vencidos y recordatorios de pago (solo cuando el Cliente nos encarga gestionar asuntos de pagos)
• Datos de la solicitud - avisos de averías, fotos, notas de voz, solicitudes de visita, preguntas sobre el acceso y todo lo demás que se diga o escriba durante la conversación
• Datos de posibles inquilinos y compradores - fecha prevista de entrada, número de miembros del hogar, situación laboral, ingresos, forma de financiación y referencias, cuando el Cliente los requiera para evaluar la solicitud
• Datos de proveedores - nombre, empresa, teléfono, correo electrónico, contratos y zonas de servicio de técnicos y proveedores
• Datos de comunicación - grabaciones de llamadas, transcripciones, resúmenes, contenido de WhatsApp, SMS y correo electrónico, marcas de tiempo y metadatos
• Información procedente de fuentes públicas - véase la sección 4.4

Número de identificación nacional checo (rodné číslo). Kreedl no lo exige. Excepcionalmente, y solo cuando el Cliente nos encarga verificar la identidad de quien llama, Kreedl puede cotejar las cuatro cifras posteriores a la barra del número de identificación nacional facilitado por quien llama con los registros del Cliente. Kreedl no almacena el número completo. El Cliente es responsable del cumplimiento del artículo 13c de la Ley n.º 133/2000 Sb. cuando facilite este número.

4.3 Qué no recopilamos

• Códigos de puertas, códigos de cajas de llaves, códigos de alarma u otras credenciales de acceso físico. Kreedl no los almacena ni los envía. Si un Cliente necesita comunicarlos, lo hace fuera de Kreedl.
• Categorías especiales de datos (salud, religión, origen étnico, orientación sexual, opiniones políticas), salvo que una persona las facilite voluntariamente en una conversación. Estos datos no se extraen a registros estructurados y se suprimen junto con la grabación o la transcripción.
• Números de tarjetas de pago. Los pagos con tarjeta de los Clientes los gestiona Stripe.

4.4 Información procedente de fuentes públicas

Cuando un Cliente nos lo encarga, Kreedl puede recopilar y resumir información públicamente disponible sobre un posible inquilino, como perfiles públicos en redes sociales, registros públicos y otros sitios web de libre acceso, para apoyar la decisión del Cliente sobre una solicitud de arrendamiento. En ese caso:

• El Cliente es el responsable del tratamiento y su base jurídica es el interés legítimo (artículo 6.1.f) del RGPD).
• Se le informará del origen de los datos, de la finalidad y de sus derechos a más tardar en el primer contacto, conforme al artículo 14 del RGPD.
• Puede oponerse a este tratamiento en cualquier momento (véase la sección 12).
• El resultado es únicamente una recomendación. Kreedl nunca decide si se celebra un arrendamiento. Véase la sección 5.

4.5 Por qué tratamos los datos y con qué base jurídica

Respecto de los datos enumerados en la sección 4.2, el Cliente, como responsable del tratamiento, determina tanto la finalidad como la base jurídica del tratamiento. KREEDL los trata exclusivamente para esos fines y siguiendo las instrucciones del Cliente. Habitualmente, el Cliente trata sus datos de la siguiente manera:

• Inquilinos, residentes y usuarios de instalaciones - gestionar su solicitud (comunicar una avería, concertar un técnico, organizar una visita, responder a una pregunta) y trasladarla al Cliente o, en su caso, a un proveedor. La base jurídica es la ejecución de un contrato de arrendamiento u otro contrato (artículo 6.1.b) del RGPD) y el interés legítimo del Cliente en la correcta gestión y explotación del inmueble (artículo 6.1.f) del RGPD).
• Posibles inquilinos y compradores - gestionar su consulta, organizar una visita y resumir sus respuestas para el Cliente como base para evaluar la solicitud. La base jurídica es la aplicación, a petición suya, de medidas precontractuales (artículo 6.1.b) del RGPD) y el interés legítimo del Cliente en evaluar la solicitud (artículo 6.1.f) del RGPD).
• Grabaciones de llamadas, transcripciones y resúmenes - dejar constancia de lo acordado, para que tanto el Cliente como usted puedan comprobarlo posteriormente, y controlar la calidad del servicio. La base jurídica es el interés legítimo del Cliente en acreditar el contenido de la comunicación y en el control de calidad (artículo 6.1.f) del RGPD).
• Proveedores y técnicos - trasladar el encargo y organizar el acceso. La base jurídica es la ejecución del contrato entre el proveedor y el Cliente (artículo 6.1.b) del RGPD); respecto de los empleados y colaboradores del proveedor, el interés legítimo del Cliente en que se realice la reparación (artículo 6.1.f) del RGPD).
• Información procedente de fuentes públicas - véase la sección 4.4.

Este tratamiento no se basa en su consentimiento y, por tanto, no se lo solicitamos. Si el Cliente solicitara su consentimiento para una finalidad concreta, se lo comunicará previamente y usted podrá retirarlo en cualquier momento. Puede oponerse al tratamiento basado en el interés legítimo (sección 12).

4.6 ¿Está obligado a facilitar los datos?

Facilitar los datos que solicita el asistente no es un requisito legal ni contractual, y usted no está obligado a proporcionarlos. No obstante, sin algunos de ellos puede no ser posible gestionar su solicitud (por ejemplo, comunicar una avería u organizar una visita) ni evaluar su solicitud de arrendamiento o de compra.

Kreedl utiliza modelos de IA para entender las solicitudes, responder, clasificar, concertar citas, enviar proveedores dentro de los límites que fija el Cliente y, cuando se le encarga, clasificar a los solicitantes o resumir información procedente de fuentes públicas.

• Todas las clasificaciones, puntuaciones y recomendaciones son únicamente un apoyo a la decisión. La decisión final sobre cualquier arrendamiento, visita, resolución, pago o acceso corresponde al Cliente y a su personal. Kreedl no toma decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o le afecten significativamente de modo similar. Las recomendaciones se basan en criterios fijados por el Cliente (por ejemplo, fecha de entrada, ingresos o referencias), nunca en categorías especiales de datos ni en otras características protegidas, como el origen, la religión o la salud.
• El Cliente fija los límites de lo que Kreedl puede hacer por sí solo (por ejemplo, qué proveedores de servicios puede enviar Kreedl y hasta qué importe de trabajos). Todo lo que quede fuera de esos límites se escala a una persona. Encontrará más detalles en nuestras Condiciones del servicio.
• Tiene derecho a obtener intervención humana, a expresar su punto de vista y a impugnar cualquier recomendación que le afecte. Diríjase al gestor de su edificio o a [email protected].
• Cada acción que realiza el asistente queda registrada y el Cliente puede auditarla.
• No entrenamos modelos de IA con sus datos. Ni los datos de los Clientes ni los de inquilinos, residentes o usuarios de instalaciones se utilizan para entrenar o ajustar (fine-tuning) ningún modelo de IA, ni propio ni de un proveedor.
• Sobre las decisiones automatizadas conforme al artículo 22 del RGPD, véase la sección 12.

Toda conversación con Kreedl comienza con un aviso:

• Teléfono - al inicio de cada llamada, entrante o saliente, el asistente indica que es un asistente de IA que actúa por cuenta del gestor del edificio mencionado, que la llamada se graba y se transcribe y que puede pedir hablar con una persona en cualquier momento. En las llamadas salientes indica además el motivo comercial de la llamada.
• WhatsApp y SMS - el primer mensaje de cada conversación indica que está escribiendo a un asistente de IA del gestor del edificio mencionado, que los mensajes se tratan y se almacenan y cómo contactar con una persona.
• Correo electrónico - cada correo identifica al remitente como un asistente de IA de Kreedl que actúa por cuenta del gestor del edificio mencionado.

El aviso no depende de la legislación local. Lo hacemos en todas partes.

Compartimos datos únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio. Nunca vendemos datos personales.

Los números de teléfono móvil y el estado de consentimiento para SMS se utilizan únicamente para prestar el servicio de mensajería y nunca se venden ni se comparten con terceros ni con empresas vinculadas con fines de marketing.

El gestor de su edificio (el Cliente). Todos los datos de comunicación y de solicitudes están a disposición del Cliente con cuyo edificio usted se puso en contacto.

Proveedores y técnicos. Para organizar una reparación, Kreedl facilita al proveedor los datos necesarios para realizar el trabajo: edificio, vivienda o local, descripción de la avería, fotos y un número de contacto si hay que concertar el acceso.

Encargados del tratamiento (subencargados). Recurrimos a los siguientes proveedores en virtud de contratos de encargo del tratamiento:

• Modelos de IA - Anthropic (Claude), OpenAI, Google Cloud (Gemini)
• Voz - ElevenLabs (voz), Twilio y DIDWW (telefonía y SMS)
• Mensajería - Meta (WhatsApp Business Platform), Slack
• Alojamiento y datos - Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Railway, MongoDB Atlas
• Analítica y consentimiento - PostHog, Cookiebot, LinkedIn (medición publicitaria, solo en el sitio web)
• Herramientas empresariales - Stripe (facturación), Google Calendar, Notion

Si cualquier otro tercero pasara a ser subencargado de KREEDL, actualizaremos esta lista y notificaremos previamente el cambio a los Clientes conforme al Contrato de encargo del tratamiento.

Obligaciones legales. Comunicamos datos sobre encargados del tratamiento y otros destinatarios cuando lo exija la ley o una autoridad competente.

Kreedl puede funcionar íntegramente en infraestructura de la UE o con el tratamiento de IA en los Estados Unidos. La elección corresponde al Cliente; salvo que el Cliente solicite por escrito una configuración exclusivamente en la UE, el tratamiento de IA y la telefonía también pueden realizarse fuera del EEE. Cuando un proveedor trata datos fuera del EEE o del Reino Unido, nos basamos en las cláusulas contractuales tipo de la UE, en el Anexo de Transferencia Internacional de Datos del Reino Unido o en una decisión de adecuación (incluido el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el proveedor esté certificado). Pregunte al gestor de su edificio qué configuración se aplica a su edificio.

Cuando finaliza un contrato con un Cliente, exportamos al Cliente todos los datos de inquilinos, residentes y usuarios de instalaciones y los suprimimos en un plazo de 30 días. Las copias de seguridad cifradas se eliminan en un plazo de 90 días. Cuando una persona solicita la supresión antes, la llevamos a cabo siguiendo las instrucciones del Cliente como responsable del tratamiento; en el caso de los datos de los que KREEDL es responsable, los suprimimos antes salvo que lo impida una obligación legal.

El acceso a los datos personales de los interesados se basa en roles y se limita al personal que lo necesita para prestar el servicio, y cada acceso y cada acción del asistente quedan registrados. Las credenciales de los proveedores y las claves de API se almacenan en un gestor de secretos y nunca se exponen a los usuarios. Probamos y revisamos nuestros controles periódicamente. En caso de violación de la seguridad de los datos personales, lo notificamos a los Clientes afectados sin dilación indebida y, a más tardar, en las 48 horas siguientes a haber tenido conocimiento de ella. La notificación a la autoridad de control y a los interesados la realiza la parte designada en el Contrato de encargo del tratamiento; en el caso de los datos de los que KREEDL es responsable, KREEDL realiza la notificación cuando la ley lo exige.

El responsable y el encargado del tratamiento se han comprometido en el Contrato de encargo del tratamiento a aplicar procedimientos técnicos que tengan en cuenta la necesidad de proteger los datos personales.

kreedl.com utiliza Cookiebot para gestionar el consentimiento. En su primera visita puede aceptar o rechazar las cookies no esenciales, y puede cambiar su elección en cualquier momento en kreedl.com/es/cookies.

• Necesarias - inicio de sesión, seguridad y almacenamiento del consentimiento. Siempre activas.
• Estadísticas - analítica de producto y grabación de sesiones de PostHog (movimientos del ratón, clics, contenido de la página; las contraseñas y los campos de pago se ocultan). Solo con su consentimiento.
• Marketing - LinkedIn Insight Tag para medir la publicidad. Solo con su consentimiento.

La lista completa de cookies, actualizada automáticamente por Cookiebot, está disponible en kreedl.com/es/cookies.

Conforme al RGPD, usted tiene:

• el derecho de acceso y a obtener información sobre sus datos personales, incluida una copia de la grabación o de la transcripción de su llamada;
• el derecho de rectificación;
• el derecho de supresión («derecho al olvido»);
• el derecho a la limitación del tratamiento;
• el derecho a la portabilidad de los datos;
• el derecho a retirar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales;
• el derecho a no ser objeto de un tratamiento automatizado, salvo que se aplique una de las excepciones del artículo 22, apartado 2, letras a) a c), del RGPD;
• el derecho de oposición al tratamiento; y
• el derecho a presentar una reclamación sobre el tratamiento de sus datos personales.

Derecho de oposición. Cuando sus datos se traten sobre la base del interés legítimo (sección 4.5), en particular la grabación de llamadas y la recopilación de información procedente de fuentes públicas (sección 4.4), puede oponerse a dicho tratamiento en cualquier momento por motivos relacionados con su situación particular. En ese caso, el responsable del tratamiento dejará de tratar sus datos, salvo que acredite motivos legítimos imperiosos que prevalezcan sobre sus intereses, derechos y libertades, o que necesite los datos para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

Para ejercer sus derechos, escríbanos a [email protected]. Para verificar su identidad suele bastar con que nos escriba desde el mismo número de teléfono o la misma dirección de correo electrónico que utilizó para contactarnos. En el caso de los datos de los que KREEDL es responsable, respondemos sin dilación indebida y, a más tardar, en el plazo de un mes. Si el responsable de sus datos es el gestor de un edificio, le trasladamos su solicitud en un plazo de 3 días hábiles y le ayudamos a responder. Puede presentar una reclamación ante la Oficina checa para la Protección de Datos Personales (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz) o, cuando sea competente respecto de usted, en el Reino Unido ante la Information Commissioner’s Office (ico.org.uk).

El servicio no está destinado a menores como usuarios independientes, pero un menor puede comunicarse con él cuando se pone en contacto con un edificio. Tratamos los datos solo en la medida necesaria para la solicitud concreta y siguiendo las instrucciones del responsable del tratamiento. La solicitud de acceso o de supresión de un progenitor o tutor legal se traslada al responsable del tratamiento, que valora la legitimación del solicitante, el interés del menor y los requisitos legales.

Podemos actualizar esta política. Los cambios sustanciales se comunicarán a los Clientes por correo electrónico con al menos 14 días de antelación y se reflejarán con una nueva fecha de entrada en vigor.

KREEDL s.r.o., Záhřebská 562/41, Vinohrady, 120 00 Praha 2, República Checa

[email protected]