Kreedl - Datenschutzerklärung

Kreedl ist ein KI-Gebäudemanager für die Wohnungs- und Immobilienverwaltung sowie das Facility Management („Kreedl“). Im Auftrag von Hausverwaltungen, Facility-Management-Teams, Gebäudebetreibern und Projektentwicklern („Kunden“) beantwortet Kreedl Telefonanrufe, WhatsApp-Nachrichten, SMS und E-Mails von Mietern, Bewohnern, Filialleitern, Nutzern von Objekten und Dienstleistern und organisiert Reparaturen, Besichtigungen und sonstige Anliegen. Betreiber von Kreedl ist KREEDL.

Wenn Sie Kunde oder Mitarbeiter eines Kunden sind - KREEDL ist Verantwortlicher für Ihre Konto-, Kontakt-, Abrechnungs-, Nutzungs- und Marketingdaten. Für diese Daten gilt diese Erklärung.

Wenn Sie Mieter, Bewohner, Nutzer eines Objekts, Miet- oder Kaufinteressent, Dienstleister oder eine sonstige Person sind, die ein von Kreedl betreutes Gebäude kontaktiert - Verantwortlicher ist der Kunde (Ihr Gebäudebetreiber, Vermieter, Eigentümer oder Immobilienmakler, mit dem Sie in ein Vertragsverhältnis treten). KREEDL ist lediglich Auftragsverarbeiter und handelt ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags, abrufbar unter kreedl.com/de/dpa. Um Ihre Rechte nach Abschnitt 12 auszuüben, wenden Sie sich an Ihren Gebäudebetreiber oder schreiben Sie an [email protected]; wir leiten Ihr Anliegen weiter und helfen bei der Klärung.

Im vorgenannten Fall obliegt die Informationspflicht nach Artikel 12, 13 und 14 DSGVO dem Kunden. Hat der Kunde Sie nicht über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder Ihre diesbezüglichen Rechte informiert? Kontaktieren Sie uns unter [email protected].

Wenn Sie kreedl.com besuchen - KREEDL ist Verantwortlicher für Website-, Cookie- und Analysedaten (Abschnitt 11).

Jeder Kunde wählt einen von drei Betriebsmodi. Der Modus bestimmt, was Kreedl speichert.

Modus A - Keine personenbezogenen Datensätze. Kreedl beantwortet allgemeine Fragen (Hausordnung, Öffnungszeiten, wie man eine Störung meldet) und hat keinen Zugriff auf Datensätze von Mietern oder Objektnutzern. Gespeichert wird nur die Kommunikation selbst - Gesprächsaufzeichnungen, Transkripte, Nachrichten sowie die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse der kontaktierenden Person.

Modus B - Zugriff ohne Speicherung. Kreedl liest im Moment einer Anfrage Daten im eigenen System des Kunden (Hausverwaltungssoftware, Ticketsystem, CRM), zum Beispiel um zu bestätigen, in welcher Einheit ein Anrufer wohnt oder welcher Dienstleister für einen Standort zuständig ist. Diese Datensätze werden nicht in die eigene Datenbank von Kreedl kopiert. Gespeichert wird die Kommunikation selbst - Aufzeichnungen, Transkripte, Nachrichten, die Kontaktnummer oder E-Mail-Adresse und alles, was die Person im Gespräch sagt oder schreibt, was auch Angaben zu ihrem Mietverhältnis umfassen kann.

Modus C - Kreedl speichert Datensätze. Der Kunde lädt Datensätze zu Mietern, Einheiten, Verträgen und Dienstleistern in Kreedl hoch oder synchronisiert sie, damit der Assistent auf ihrer Grundlage handeln kann. Kreedl bewahrt sie höchstens für die Laufzeit des Vertrags auf, zusammen mit den Kommunikationsdaten wie in den Modi A und B.

Welcher Modus für Ihr Gebäude gilt, legt Ihr Gebäudebetreiber, Vermieter oder Eigentümer fest. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie dort nach. Hat der Verantwortliche Sie nicht über die Übermittlung Ihrer Daten oder den Modus informiert, in dem sie im Dienst Kreedl verarbeitet werden, oder sind Sie der Ansicht, dass für diese Verarbeitung keine Rechtsgrundlage besteht? Kontaktieren Sie uns unter [email protected].

4.1 Kundendaten (KREEDL als Verantwortlicher)

• Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion, Unternehmen und Rechnungsdaten
• Kontoeinstellungen, Eskalationsregeln, Dienstleisterlisten und Standortkonfiguration
• Support- und Vertriebskommunikation mit uns
• Nutzungs- und technische Daten - Gerät, Browser, IP-Adresse, Zeitstempel, Aktionen auf der Plattform

4.2 Daten von Mietern, Bewohnern, Objektnutzern, Bewerbern und Dienstleistern (KREEDL als Auftragsverarbeiter)

Je nach dem vom Kunden gewählten Modus können dies sein -

• Identitäts- und Kontaktdaten - Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Miet- und Einheitsdaten - Gebäude, Wohnungs- oder Einheitsnummer, Ein- und Auszugsdatum, Miethöhe, Mietbedingungen, Mietvertragsunterlagen, Kautions- und Zahlungsstatus, Zahlungsrückstände und Zahlungserinnerungen (nur wenn der Kunde uns mit der Bearbeitung von Zahlungsangelegenheiten beauftragt)
• Anfragedaten - Störungsmeldungen, Fotos, Sprachnachrichten, Besichtigungsanfragen, Fragen zum Zugang und alles andere, was im Gespräch gesagt oder geschrieben wird
• Daten von Miet- und Kaufinteressenten - voraussichtliches Einzugsdatum, Haushaltsgröße, Beschäftigung, Einkommen, Finanzierungsart und Referenzen, soweit der Kunde sie zur Prüfung der Bewerbung benötigt
• Dienstleisterdaten - Name, Unternehmen, Telefon, E-Mail, Verträge und Einsatzgebiete von Technikern und Lieferanten
• Kommunikationsdaten - Gesprächsaufzeichnungen, Transkripte, Zusammenfassungen, Inhalte von WhatsApp-Nachrichten, SMS und E-Mails, Zeitstempel und Metadaten
• Informationen aus öffentlichen Quellen - siehe Abschnitt 4.4

Tschechische Geburtsnummer (rodné číslo). Kreedl benötigt sie nicht. In Ausnahmefällen und nur wenn der Kunde uns anweist, die Identität eines Anrufers zu überprüfen, kann Kreedl die vier Ziffern nach dem Schrägstrich der vom Anrufer angegebenen Geburtsnummer mit den Datensätzen des Kunden abgleichen. Kreedl speichert nicht die vollständige Nummer. Der Kunde ist für die Einhaltung von § 13c des Gesetzes Nr. 133/2000 Slg. verantwortlich, wenn er diese Nummer bereitstellt.

4.3 Was wir nicht erheben

• Türcodes, Codes von Schlüsseltresoren, Alarmcodes oder sonstige physische Zugangsdaten. Kreedl speichert oder versendet diese nicht. Muss ein Kunde sie mitteilen, tut er dies außerhalb von Kreedl.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheit, Religion, ethnische Herkunft, sexuelle Orientierung, politische Meinungen), es sei denn, eine Person teilt sie im Gespräch von sich aus mit. Solche Daten werden nicht in strukturierte Datensätze übernommen und zusammen mit der Aufzeichnung oder dem Transkript gelöscht.
• Zahlungskartennummern. Kartenzahlungen von Kunden werden über Stripe abgewickelt.

4.4 Informationen aus öffentlichen Quellen

Auf Weisung eines Kunden kann Kreedl öffentlich verfügbare Informationen über einen Mietinteressenten erheben und zusammenfassen, etwa öffentliche Social-Media-Profile, öffentliche Register und andere frei zugängliche Websites, um die Entscheidung des Kunden über eine Mietbewerbung zu unterstützen. In diesem Fall gilt -

• Der Kunde ist Verantwortlicher; seine Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).
• Sie werden spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme gemäß Artikel 14 DSGVO über die Quelle der Daten, den Zweck und Ihre Rechte informiert.
• Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 12).
• Das Ergebnis ist lediglich eine Empfehlung. Kreedl entscheidet niemals darüber, ob ein Mietverhältnis zustande kommt. Siehe Abschnitt 5.

4.5 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Für die in Abschnitt 4.2 genannten Daten bestimmt der Kunde als Verantwortlicher sowohl den Zweck als auch die Rechtsgrundlage der Verarbeitung. KREEDL verarbeitet sie ausschließlich zu diesen Zwecken und auf Weisung des Kunden. Der Kunde verarbeitet Ihre Daten typischerweise wie folgt -

• Mieter, Bewohner und Objektnutzer - Bearbeitung Ihres Anliegens (Meldung einer Störung, Beauftragung eines Technikers, Vereinbarung einer Besichtigung, Beantwortung einer Frage) und Weiterleitung an den Kunden bzw. gegebenenfalls an einen Dienstleister. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung eines Miet- oder sonstigen Vertrags (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO) und das berechtigte Interesse des Kunden an der ordnungsgemäßen Verwaltung und dem Betrieb der Immobilie (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).
• Miet- und Kaufinteressenten - Bearbeitung Ihrer Anfrage, Vereinbarung einer Besichtigung und Zusammenfassung Ihrer Antworten für den Kunden als Grundlage für die Prüfung der Bewerbung. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO) und das berechtigte Interesse des Kunden an der Prüfung der Bewerbung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).
• Gesprächsaufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen - Dokumentation des Vereinbarten, damit sowohl der Kunde als auch Sie es nachträglich überprüfen können, sowie Qualitätskontrolle des Dienstes. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse des Kunden am Nachweis des Inhalts der Kommunikation und an der Qualitätskontrolle (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).
• Dienstleister und Techniker - Weitergabe des Auftrags und Organisation des Zugangs. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags zwischen dem Dienstleister und dem Kunden (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO); für Mitarbeiter und Auftragnehmer des Dienstleisters das berechtigte Interesse des Kunden an der Durchführung der Reparatur (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).
• Informationen aus öffentlichen Quellen - siehe Abschnitt 4.4.

Diese Verarbeitung beruht nicht auf Ihrer Einwilligung, weshalb wir diese auch nicht einholen. Sollte der Kunde Ihre Einwilligung für einen bestimmten Zweck einholen, informiert er Sie vorab, und Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen. Einer Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses können Sie widersprechen (Abschnitt 12).

4.6 Müssen Sie die Daten angeben?

Die Angabe der vom Assistenten erfragten Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, und Sie sind nicht verpflichtet, sie mitzuteilen. Ohne bestimmte Daten kann es jedoch unmöglich sein, Ihr Anliegen zu bearbeiten (zum Beispiel eine Störung zu melden oder eine Besichtigung zu vereinbaren) oder Ihre Miet- oder Kaufbewerbung zu prüfen.

Kreedl nutzt KI-Modelle, um Anliegen zu verstehen, zu antworten, Anfragen zu priorisieren, Termine zu vereinbaren, Dienstleister innerhalb der vom Kunden festgelegten Grenzen zu beauftragen und - sofern angewiesen - Bewerber zu reihen oder Informationen aus öffentlichen Quellen zusammenzufassen.

• Alle Rangfolgen, Bewertungen und Empfehlungen dienen ausschließlich der Entscheidungsunterstützung. Die endgültige Entscheidung über ein Mietverhältnis, eine Besichtigung, eine Kündigung, eine Zahlung oder einen Zugang liegt beim Kunden und seinen Mitarbeitern. Kreedl trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Empfehlungen beruhen auf vom Kunden festgelegten Kriterien (zum Beispiel Einzugsdatum, Einkommen oder Referenzen), niemals auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder anderen geschützten Merkmalen wie Herkunft, Religion oder Gesundheit.
• Der Kunde legt fest, was Kreedl selbstständig tun darf (zum Beispiel welche Dienstleister Kreedl beauftragen darf und bis zu welchem Auftragswert). Alles außerhalb dieser Grenzen wird an einen Menschen eskaliert. Einzelheiten finden Sie in unseren Nutzungsbedingungen.
• Sie haben das Recht, das Eingreifen einer Person zu erwirken, Ihren Standpunkt darzulegen und jede Sie betreffende Empfehlung anzufechten. Wenden Sie sich an Ihren Gebäudebetreiber oder an [email protected].
• Jede Aktion des Assistenten wird protokolliert und ist für den Kunden nachprüfbar.
• Wir trainieren keine KI-Modelle mit Ihren Daten. Weder Kundendaten noch Daten von Mietern, Bewohnern oder Objektnutzern werden zum Training oder Fine-Tuning eines KI-Modells verwendet, weder unseres noch das eines Anbieters.
• Zu automatisierten Entscheidungen im Einzelfall nach Artikel 22 DSGVO siehe Abschnitt 12.

Jedes Gespräch mit Kreedl beginnt mit einem Hinweis -

• Telefon - zu Beginn jedes ein- oder ausgehenden Anrufs teilt der Assistent mit, dass er ein KI-Assistent ist, der für den genannten Gebäudebetreiber handelt, dass das Gespräch aufgezeichnet und transkribiert wird und dass Sie jederzeit einen Menschen verlangen können. Bei ausgehenden Anrufen nennt er zudem den geschäftlichen Zweck des Anrufs.
• WhatsApp und SMS - die erste Nachricht jeder Unterhaltung teilt mit, dass Sie mit einem KI-Assistenten des genannten Gebäudebetreibers schreiben, dass Nachrichten verarbeitet und gespeichert werden und wie Sie einen Menschen erreichen.
• E-Mail - jede E-Mail weist den Absender als KI-Assistenten von Kreedl aus, der für den genannten Gebäudebetreiber handelt.

Dieser Hinweis hängt nicht vom lokalen Recht ab. Wir geben ihn überall.

Wir geben Daten nur weiter, soweit dies für den Betrieb des Dienstes erforderlich ist. Wir verkaufen niemals personenbezogene Daten.

Mobilfunknummern und der SMS-Einwilligungsstatus werden ausschließlich zur Erbringung des Nachrichtendienstes verwendet und niemals verkauft oder zu Werbezwecken an Dritte oder verbundene Unternehmen weitergegeben.

Ihr Gebäudebetreiber (der Kunde). Alle Kommunikations- und Anfragedaten stehen dem Kunden zur Verfügung, dessen Gebäude Sie kontaktiert haben.

Dienstleister und Techniker. Zur Organisation einer Reparatur übermittelt Kreedl dem Dienstleister die für den Auftrag erforderlichen Angaben - Gebäude, Einheit, Beschreibung der Störung, Fotos und eine Kontaktnummer, falls der Zugang abgestimmt werden muss.

Auftragsverarbeiter (Unterauftragsverarbeiter). Wir setzen folgende Anbieter auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen ein -

• KI-Modelle - Anthropic (Claude), OpenAI, Google Cloud (Gemini)
• Sprache - ElevenLabs (Sprachausgabe), Twilio und DIDWW (Telefonie und SMS)
• Messaging - Meta (WhatsApp Business Platform), Slack
• Hosting und Daten - Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Railway, MongoDB Atlas
• Analyse und Einwilligung - PostHog, Cookiebot, LinkedIn (Werbemessung, nur Website)
• Geschäftstools - Stripe (Abrechnung), Google Calendar, Notion

Sollte ein weiterer Dritter Unterauftragsverarbeiter von KREEDL werden, aktualisieren wir diese Liste und informieren die Kunden gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag vorab über die Änderung.

Gesetzliche Anforderungen. Wir legen Daten gegenüber Auftragsverarbeitern und sonstigen Empfängern offen, soweit dies gesetzlich oder von einer zuständigen Behörde verlangt wird.

Kreedl kann vollständig auf EU-Infrastruktur oder mit KI-Verarbeitung in den Vereinigten Staaten betrieben werden. Die Wahl trifft der Kunde; sofern der Kunde nicht schriftlich eine reine EU-Konfiguration verlangt, können KI-Verarbeitung und Telefonie auch außerhalb des EWR stattfinden. Verarbeitet ein Anbieter Daten außerhalb des EWR oder des Vereinigten Königreichs, stützen wir uns auf die EU-Standardvertragsklauseln, das UK International Data Transfer Addendum oder einen Angemessenheitsbeschluss (einschließlich des EU-US Data Privacy Framework, sofern der Anbieter zertifiziert ist). Fragen Sie Ihren Gebäudebetreiber, welche Konfiguration für Ihr Gebäude gilt.

Endet ein Kundenvertrag, exportieren wir alle Daten von Mietern, Bewohnern und Objektnutzern an den Kunden und löschen sie innerhalb von 30 Tagen. Verschlüsselte Backups werden innerhalb von 90 Tagen bereinigt. Verlangt eine Person eine frühere Löschung, führen wir diese auf Weisung des Kunden als Verantwortlichem durch; bei Daten, für die KREEDL Verantwortlicher ist, löschen wir früher, sofern dem keine gesetzliche Pflicht entgegensteht.

Der Zugriff auf personenbezogene Daten betroffener Personen ist rollenbasiert und auf Mitarbeiter beschränkt, die ihn für den Betrieb des Dienstes benötigen; jeder Zugriff und jede Aktion des Assistenten wird protokolliert. Zugangsdaten von Anbietern und API-Schlüssel werden in einem Secrets-Manager gespeichert und Nutzern niemals offengelegt. Wir testen und überprüfen unsere Kontrollen regelmäßig. Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten benachrichtigen wir die betroffenen Kunden unverzüglich, spätestens jedoch 48 Stunden, nachdem uns die Verletzung bekannt geworden ist. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde und die Benachrichtigung der betroffenen Personen erfolgen durch die im Auftragsverarbeitungsvertrag bestimmte Partei; bei Daten, für die KREEDL Verantwortlicher ist, nimmt KREEDL die Meldung vor, soweit das Gesetz dies verlangt.

Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter haben sich im Auftragsverarbeitungsvertrag verpflichtet, technische Verfahren umzusetzen, die dem Erfordernis des Schutzes personenbezogener Daten Rechnung tragen.

kreedl.com nutzt Cookiebot zur Verwaltung von Einwilligungen. Beim ersten Besuch können Sie nicht notwendige Cookies akzeptieren oder ablehnen und Ihre Auswahl jederzeit unter kreedl.com/de/cookies ändern.

• Notwendig - Anmeldung, Sicherheit und Speicherung der Einwilligung. Immer aktiv.
• Statistik - PostHog-Produktanalyse und Sitzungsaufzeichnung (Mausbewegungen, Klicks, Seiteninhalte; Passwörter und Zahlungsfelder werden maskiert). Nur mit Ihrer Einwilligung.
• Marketing - LinkedIn Insight Tag zur Werbemessung. Nur mit Ihrer Einwilligung.

Die vollständige, von Cookiebot automatisch aktualisierte Liste der Cookies finden Sie unter kreedl.com/de/cookies.

Nach der DSGVO haben Sie -

• das Recht auf Auskunft und Information über Ihre personenbezogenen Daten, einschließlich einer Kopie der Aufzeichnung oder des Transkripts Ihres Anrufs;
• das Recht auf Berichtigung;
• das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“);
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
• das Recht auf Datenübertragbarkeit;
• das Recht, eine Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten zu widerrufen;
• das Recht, keiner automatisierten Verarbeitung unterworfen zu werden, sofern nicht eine Ausnahme nach Artikel 22 Absatz 2 Buchstaben a bis c DSGVO vorliegt;
• das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung; und
• das Recht auf Beschwerde über die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Widerspruchsrecht. Werden Ihre Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeitet (Abschnitt 4.5), insbesondere bei der Aufzeichnung von Gesprächen und der Erhebung von Informationen aus öffentlichen Quellen (Abschnitt 4.4), können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Der Verantwortliche verarbeitet Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter [email protected]. Zur Überprüfung Ihrer Identität genügt es in der Regel, uns von derselben Telefonnummer oder E-Mail-Adresse aus zu schreiben, die Sie für die Kontaktaufnahme verwendet haben. Bei Daten, für die KREEDL Verantwortlicher ist, antworten wir unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats. Ist ein Gebäudebetreiber Verantwortlicher für Ihre Daten, leiten wir Ihr Anliegen innerhalb von 3 Arbeitstagen an ihn weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung. Sie können Beschwerde bei der tschechischen Datenschutzbehörde einlegen (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz) oder, sofern diese Behörde für Sie zuständig ist, im Vereinigten Königreich beim Information Commissioner's Office (ico.org.uk).

Der Dienst ist nicht für Kinder als eigenständige Nutzer bestimmt, ein Minderjähriger kann jedoch mit ihm kommunizieren, wenn er ein Gebäude kontaktiert. Wir verarbeiten die Daten nur in dem für das konkrete Anliegen erforderlichen Umfang und auf Weisung des Verantwortlichen. Ein Auskunfts- oder Löschungsersuchen eines Elternteils oder gesetzlichen Vertreters wird an den Verantwortlichen weitergeleitet, der die Berechtigung des Antragstellers, das Kindeswohl und die gesetzlichen Voraussetzungen prüft.

Wir können diese Erklärung aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden Kunden mindestens 14 Tage im Voraus per E-Mail angekündigt und durch ein neues Gültigkeitsdatum kenntlich gemacht.

KREEDL s.r.o., Záhřebská 562/41, Vinohrady, 120 00 Praha 2, Tschechische Republik

[email protected]