Kreedl - Політика конфіденційності

Kreedl - це AI-менеджер будівель для управління житловою нерухомістю та фасиліті-менеджменту (далі - «Kreedl»). Від імені керуючих компаній, команд фасиліті-менеджменту, операторів будівель і девелоперів (далі - «Клієнти») він відповідає на телефонні дзвінки, повідомлення WhatsApp, SMS та електронні листи від орендарів, мешканців, керівників магазинів, користувачів об’єктів і підрядників, а також організовує ремонти, огляди та виконання інших запитів. Оператором Kreedl є KREEDL.

Якщо ви Клієнт або працівник Клієнта - KREEDL є контролером даних вашого облікового запису, контактних і платіжних даних, даних про використання та маркетингових даних. На ці дані поширюється ця політика.

Якщо ви орендар, мешканець, користувач об’єкта, потенційний орендар чи покупець, підрядник або будь-яка інша особа, яка звертається до будівлі, що її обслуговує Kreedl, - контролером даних є Клієнт (ваш оператор будівлі, орендодавець, власник нерухомості чи агент із нерухомості, з яким ви вступаєте в договірні відносини). KREEDL є лише обробником і діє виключно за задокументованими інструкціями Клієнта відповідно до Договору про обробку даних, доступного на kreedl.com/ua/dpa. Щоб реалізувати свої права, передбачені розділом 12, зверніться до свого оператора будівлі або напишіть на [email protected] - ми передамо ваш запит і допоможемо його вирішити.

У наведеному вище випадку обов’язок інформувати вас відповідно до статей 12, 13 і 14 GDPR покладено на Клієнта. Клієнт не поінформував вас про обробку ваших персональних даних або про пов’язані з нею права? Напишіть нам на [email protected].

Якщо ви відвідуєте kreedl.com - KREEDL є контролером даних вебсайту, файлів cookie та аналітичних даних (розділ 11).

Кожен Клієнт обирає один із трьох режимів роботи. Режим визначає, що саме зберігає Kreedl.

Режим A - без персональних записів. Kreedl відповідає на загальні запитання (правила будинку, години роботи, як повідомити про несправність) і не має доступу до жодних записів про орендарів чи користувачів об’єктів. Він зберігає лише саму комунікацію - записи дзвінків, транскрипти, повідомлення та номер телефону або адресу електронної пошти особи, яка до нього звертається.

Режим B - доступ без зберігання. Kreedl зчитує дані у власній системі Клієнта (програмне забезпечення для управління нерухомістю, система заявок, CRM) у момент запиту, наприклад щоб підтвердити, у якому приміщенні мешкає абонент або який підрядник обслуговує об’єкт. Він не копіює ці записи до власної бази даних. Він зберігає саму комунікацію - записи дзвінків, транскрипти, повідомлення, контактний номер або електронну адресу та все, що особа говорить чи пише під час розмови, що може включати відомості про її оренду.

Режим C - Kreedl зберігає записи. Клієнт завантажує або синхронізує з Kreedl записи про орендарів, приміщення, договори та підрядників, щоб асистент міг діяти на їх основі. Kreedl зберігає їх не довше за строк дії договору разом із даними комунікації, як у режимах A і B.

Який режим застосовується до вашої будівлі, визначає ваш оператор будівлі, орендодавець або власник нерухомості. Якщо ви не впевнені, запитайте в цієї особи. Контролер даних не поінформував вас про передачу ваших даних або про режим, у якому вони обробляються в сервісі Kreedl, або ви вважаєте, що для такої обробки немає правової підстави? Напишіть нам на [email protected].

4.1 Дані Клієнтів (KREEDL як контролер)

• Ім’я, робоча електронна адреса, номер телефону, посада, компанія та платіжні реквізити
• Налаштування облікового запису, правила ескалації, списки підрядників і конфігурація об’єктів
• Комунікація з нами щодо підтримки та продажів
• Дані про використання та технічні дані - пристрій, браузер, IP-адреса, часові мітки, дії на платформі

4.2 Дані орендарів, мешканців, користувачів об’єктів, заявників і підрядників (KREEDL як обробник)

Залежно від режиму, обраного Клієнтом, це можуть бути:

• Ідентифікаційні та контактні дані - ім’я, прізвище, номер телефону, адреса електронної пошти
• Дані про оренду та приміщення - будівля, номер квартири чи приміщення, дати заселення та виселення, розмір орендної плати, умови оренди, документи щодо оренди, стан депозиту та платежів, заборгованість і нагадування про оплату (лише якщо Клієнт доручає нам вирішувати платіжні питання)
• Дані запитів - повідомлення про несправності, фотографії, голосові повідомлення, запити на огляд, питання щодо доступу та все інше, сказане чи написане під час розмови
• Дані потенційних орендарів і покупців - очікувана дата заселення, склад домогосподарства, зайнятість, дохід, спосіб фінансування та рекомендації, якщо Клієнт вимагає їх для оцінки заявки
• Дані підрядників - ім’я, компанія, телефон, електронна адреса, договори та зони обслуговування техніків і постачальників
• Дані комунікації - записи дзвінків, транскрипти, підсумки, вміст повідомлень WhatsApp, SMS та електронних листів, часові мітки та метадані
• Інформація з публічних джерел - див. розділ 4.4

Чеський персональний ідентифікаційний номер (rodné číslo). Kreedl його не вимагає. У виняткових випадках і лише тоді, коли Клієнт доручає нам перевірити особу абонента, Kreedl може порівняти чотири цифри після скісної риски персонального ідентифікаційного номера, повідомленого абонентом, із записами Клієнта. Kreedl не зберігає повний номер. Клієнт, який надає цей номер, відповідає за дотримання § 13c Закону № 133/2000 Зб.

4.3 Що ми не збираємо

• Коди дверей, коди сейфів для ключів, коди сигналізації чи інші засоби фізичного доступу. Kreedl їх не зберігає і не надсилає. Якщо Клієнтові потрібно їх повідомити, він робить це поза Kreedl.
• Дані особливих категорій (здоров’я, релігія, етнічне походження, сексуальна орієнтація, політичні погляди), якщо тільки особа не повідомить їх під час розмови з власної ініціативи. Такі дані не переносяться до структурованих записів і видаляються разом із записом дзвінка чи транскриптом.
• Номери платіжних карток. Оплату картками від Клієнтів обробляє Stripe.

4.4 Інформація з публічних джерел

За дорученням Клієнта Kreedl може збирати й узагальнювати загальнодоступну інформацію про потенційного орендаря, наприклад публічні профілі в соціальних мережах, публічні реєстри та інші відкрито доступні вебсайти, щоб підтримати рішення Клієнта щодо заявки на оренду. У такому разі:

• Контролером є Клієнт, а правовою підставою - його законний інтерес (стаття 6(1)(f) GDPR).
• Вас буде поінформовано про джерело даних, мету та ваші права не пізніше ніж під час першого контакту відповідно до статті 14 GDPR.
• Ви можете будь-коли заперечити проти такої обробки (див. розділ 12).
• Результат є лише рекомендацією. Kreedl ніколи не вирішує, чи буде укладено договір оренди. Див. розділ 5.

4.5 Навіщо ми обробляємо дані та на якій правовій підставі

Щодо даних, перелічених у розділі 4.2, мету та правову підставу обробки визначає Клієнт як контролер. KREEDL обробляє їх виключно для цих цілей і за інструкціями Клієнта. Зазвичай Клієнт обробляє ваші дані так:

• Орендарі, мешканці та користувачі об’єктів - опрацювання вашого запиту (повідомлення про несправність, виклик техніка, організація огляду, відповідь на запитання) та його передання Клієнтові або, за потреби, підрядникові. Правовою підставою є виконання договору оренди чи іншого договору (стаття 6(1)(b) GDPR) і законний інтерес Клієнта в належному управлінні та експлуатації нерухомості (стаття 6(1)(f) GDPR).
• Потенційні орендарі та покупці - опрацювання вашого звернення, організація огляду та узагальнення ваших відповідей для Клієнта як основи для оцінки заявки. Правовою підставою є вжиття заходів на ваш запит до укладення договору (стаття 6(1)(b) GDPR) і законний інтерес Клієнта в оцінці заявки (стаття 6(1)(f) GDPR).
• Записи дзвінків, транскрипти та підсумки - фіксація домовленостей, щоб і Клієнт, і ви могли згодом їх перевірити, а також контроль якості послуги. Правовою підставою є законний інтерес Клієнта в підтвердженні змісту комунікації та в контролі якості (стаття 6(1)(f) GDPR).
• Підрядники та техніки - передання завдання та організація доступу. Правовою підставою є виконання договору між підрядником і Клієнтом (стаття 6(1)(b) GDPR); щодо працівників і субпідрядників підрядника - законний інтерес Клієнта у виконанні ремонту (стаття 6(1)(f) GDPR).
• Інформація з публічних джерел - див. розділ 4.4.

Ця обробка не ґрунтується на вашій згоді, тому ми її не запитуємо. Якщо Клієнт запитає вашу згоду для певної мети, він заздалегідь вас про це поінформує, і ви зможете будь-коли її відкликати. Ви можете заперечити проти обробки на підставі законного інтересу (розділ 12).

4.6 Чи зобов’язані ви надавати дані?

Надання даних, які запитує асистент, не є ні законодавчою, ні договірною вимогою, і ви не зобов’язані ними ділитися. Однак без деяких даних може бути неможливо опрацювати ваш запит (наприклад, повідомити про несправність чи організувати огляд) або оцінити вашу заявку на оренду чи купівлю.

Kreedl використовує AI-моделі, щоб розуміти запити, відповідати, сортувати їх за пріоритетом, призначати зустрічі, направляти підрядників у межах, встановлених Клієнтом, а за відповідним дорученням - ранжувати заявників або узагальнювати інформацію з публічних джерел.

• Усі рейтинги, оцінки та рекомендації слугують лише для підтримки рішень. Остаточне рішення щодо будь-якої оренди, огляду, припинення договору, платежу чи доступу ухвалюють Клієнт і його працівники. Kreedl не ухвалює рішень, що ґрунтуються виключно на автоматизованій обробці та мають юридичні або подібні істотні наслідки. Рекомендації ґрунтуються на критеріях, встановлених Клієнтом (наприклад, дата заселення, дохід чи рекомендації), і ніколи не на даних особливих категорій чи інших захищених ознаках, як-от походження, релігія або здоров’я.
• Клієнт встановлює межі того, що Kreedl може робити самостійно (наприклад, яких сервісних підрядників Kreedl може направляти і до якої вартості робіт). Усе, що виходить за ці межі, передається людині. Подробиці - в наших Умовах надання послуг.
• Ви маєте право на втручання людини, на висловлення своєї точки зору та на оскарження будь-якої рекомендації, що вас стосується. Зверніться до свого оператора будівлі або на [email protected].
• Кожна дія асистента реєструється в журналі, і Клієнт може її перевірити.
• Ми не навчаємо AI-моделі на ваших даних. Ні дані Клієнтів, ні дані орендарів, мешканців чи користувачів об’єктів не використовуються для навчання чи донавчання жодної AI-моделі - ні нашої, ні постачальника.
• Щодо автоматизованого ухвалення рішень відповідно до статті 22 GDPR див. розділ 12 нижче.

Кожна розмова з Kreedl починається з повідомлення:

• Телефон - на початку кожного дзвінка, вхідного чи вихідного, асистент повідомляє, що він є AI-асистентом, який діє від імені названого оператора будівлі, що дзвінок записується та транскрибується і що ви будь-коли можете попросити з’єднати вас із людиною. Під час вихідних дзвінків він також повідомляє ділову мету дзвінка.
• WhatsApp і SMS - перше повідомлення кожної розмови повідомляє, що ви листуєтеся з AI-асистентом названого оператора будівлі, що повідомлення обробляються та зберігаються і як зв’язатися з людиною.
• Електронна пошта - у кожному листі відправника зазначено як AI-асистента Kreedl, що діє від імені названого оператора будівлі.

Таке повідомлення не залежить від місцевого законодавства. Ми робимо це скрізь.

Ми передаємо дані лише в обсязі, необхідному для роботи сервісу. Ми ніколи не продаємо персональні дані.

Номери мобільних телефонів і статус згоди на SMS використовуються лише для надання послуги обміну повідомленнями і ніколи не продаються та не передаються третім особам чи афілійованим особам для маркетингових цілей.

Ваш оператор будівлі (Клієнт). Усі дані комунікації та запитів доступні Клієнтові, до будівлі якого ви звернулися.

Підрядники та техніки. Щоб організувати ремонт, Kreedl передає підрядникові відомості, потрібні для виконання роботи, - будівлю, приміщення, опис несправності, фотографії та контактний номер, якщо потрібно домовитися про доступ.

Обробники (субобробники). Ми користуємося послугами цих постачальників на підставі договорів про обробку даних:

• AI-моделі - Anthropic (Claude), OpenAI, Google Cloud (Gemini)
• Голос - ElevenLabs (мовлення), Twilio і DIDWW (телефонія та SMS)
• Обмін повідомленнями - Meta (WhatsApp Business Platform), Slack
• Хостинг і дані - Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Railway, MongoDB Atlas
• Аналітика та згоди - PostHog, Cookiebot, LinkedIn (вимірювання ефективності реклами, лише вебсайт)
• Бізнес-інструменти - Stripe (виставлення рахунків), Google Calendar, Notion

Якщо будь-яка інша третя особа стане субобробником KREEDL, ми оновимо цей перелік і заздалегідь повідомимо Клієнтів про зміну відповідно до Договору про обробку даних.

Вимоги законодавства. Ми розкриваємо дані обробникам та іншим одержувачам, якщо цього вимагає закон або компетентний орган.

Kreedl може працювати повністю на інфраструктурі в ЄС або з AI-обробкою у Сполучених Штатах. Вибір за Клієнтом; якщо Клієнт письмово не вимагає конфігурації лише в ЄС, AI-обробка та телефонія можуть здійснюватися також за межами ЄЕЗ. Якщо будь-який постачальник обробляє дані за межами ЄЕЗ або Великої Британії, ми спираємося на Стандартні договірні положення ЄС, Додаток Великої Британії щодо міжнародної передачі даних (UK International Data Transfer Addendum) або рішення про адекватність (зокрема EU-US Data Privacy Framework, якщо постачальник має відповідну сертифікацію). Запитайте свого оператора будівлі, яка конфігурація застосовується до вашої будівлі.

Після припинення договору з Клієнтом ми експортуємо Клієнтові всі дані орендарів, мешканців і користувачів об’єктів і видаляємо їх протягом 30 днів. Зашифровані резервні копії очищаються протягом 90 днів. Якщо особа просить видалити дані раніше, ми робимо це за вказівкою Клієнта як контролера; дані, контролером яких є KREEDL, ми видаляємо раніше, якщо цьому не перешкоджає юридичний обов’язок.

Доступ до персональних даних суб’єктів даних надається на основі ролей і обмежується працівниками, яким він потрібен для роботи сервісу, а кожен доступ і кожна дія асистента реєструються в журналі. Облікові дані постачальників і API-ключі зберігаються в менеджері секретів і ніколи не розкриваються користувачам. Ми регулярно тестуємо та переглядаємо наші засоби контролю. У разі порушення безпеки персональних даних ми повідомляємо постраждалих Клієнтів без невиправданої затримки і не пізніше ніж через 48 годин після того, як нам стало про це відомо. Повідомлення наглядового органу та суб’єктів даних здійснює сторона, визначена в Договорі про обробку даних; щодо даних, контролером яких є KREEDL, повідомлення здійснює KREEDL, якщо цього вимагає закон.

Контролер і обробник зобов’язалися в Договорі про обробку даних запровадити технічні процедури, що враховують потребу в захисті персональних даних.

kreedl.com використовує Cookiebot для управління згодами. Під час першого відвідування ви можете прийняти або відхилити необов’язкові файли cookie, а змінити свій вибір можна будь-коли на kreedl.com/ua/cookies.

• Необхідні - вхід, безпека та зберігання згоди. Увімкнені завжди.
• Статистичні - продуктова аналітика PostHog і запис сеансів (рухи миші, кліки, вміст сторінки; паролі та платіжні поля маскуються). Лише за вашої згоди.
• Маркетингові - LinkedIn Insight Tag для вимірювання ефективності реклами. Лише за вашої згоди.

Повний перелік файлів cookie, який Cookiebot оновлює автоматично, наведено на kreedl.com/ua/cookies.

Відповідно до GDPR ви маєте:

• право на доступ до своїх персональних даних та на інформацію про них, зокрема на копію запису чи транскрипту вашого дзвінка;
• право на виправлення;
• право на видалення («право бути забутим»);
• право на обмеження обробки;
• право на перенесення даних;
• право відкликати згоду на обробку персональних даних;
• право не підлягати автоматизованій обробці, якщо не застосовується виняток відповідно до статті 22(2)(a)-(c) GDPR;
• право заперечувати проти обробки; та
• право подати скаргу щодо обробки персональних даних.

Право на заперечення. Якщо ваші дані обробляються на підставі законного інтересу (розділ 4.5), зокрема під час запису дзвінків і збирання інформації з публічних джерел (розділ 4.4), ви можете будь-коли заперечити проти такої обробки з причин, пов’язаних із вашою конкретною ситуацією. Після цього контролер більше не оброблятиме ваші дані, якщо не доведе наявність переконливих законних підстав, які переважають ваші інтереси, права та свободи, або якщо дані не потрібні йому для встановлення, здійснення чи захисту правових вимог.

Щоб реалізувати свої права, напишіть нам на [email protected]. Для підтвердження вашої особи зазвичай достатньо написати нам із того самого номера телефону чи адреси електронної пошти, з яких ви до нас зверталися. Щодо даних, контролером яких є KREEDL, ми відповідаємо без невиправданої затримки і не пізніше ніж протягом одного місяця. Якщо контролером ваших даних є оператор будівлі, ми передаємо йому ваш запит протягом 3 робочих днів і допомагаємо на нього відповісти. Ви можете подати скаргу до чеського Управління з питань захисту персональних даних (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz) або, якщо цей орган має юрисдикцію щодо вас, у Сполученому Королівстві - до Information Commissioner’s Office (ico.org.uk).

Сервіс не призначений для дітей як самостійних користувачів, однак неповнолітній може з ним спілкуватися, звертаючись до будівлі. Ми обробляємо дані лише в обсязі, необхідному для конкретного запиту, і за інструкціями контролера. Запит батьків або законного представника на доступ чи видалення передається контролерові, який оцінює повноваження заявника, інтереси дитини та передбачені законом умови.

Ми можемо оновлювати цю політику. Про істотні зміни Клієнтів буде повідомлено електронною поштою щонайменше за 14 днів, і вони відобразяться в новій даті набрання чинності.

KREEDL s.r.o., Záhřebská 562/41, Vinohrady, 120 00 Praha 2, Чеська Республіка

[email protected]