Kreedl - Политика конфиденциальности

Kreedl - это AI-управляющий зданием для жилой недвижимости и фасилити-менеджмента (далее - «Kreedl»). От имени управляющих недвижимостью, команд фасилити-менеджмента, операторов зданий и девелоперов (далее - «Клиенты») он отвечает на телефонные звонки, сообщения в WhatsApp, SMS и электронные письма арендаторов, жильцов, управляющих магазинами, пользователей объектов и подрядчиков, а также организует ремонт, просмотры и выполнение других запросов. Оператором Kreedl является KREEDL.

Если вы Клиент или сотрудник Клиента - KREEDL является контролёром ваших данных учётной записи, контактных и платёжных данных, данных об использовании и маркетинговых данных. Эти данные регулируются настоящей политикой.

Если вы арендатор, жилец, пользователь объекта, потенциальный арендатор или покупатель, подрядчик или иное лицо, обращающееся в здание, которое обслуживает Kreedl, - контролёром данных является Клиент (оператор вашего здания, арендодатель, собственник недвижимости или агент по недвижимости, с которым вы вступаете в договорные отношения). KREEDL является лишь обработчиком и действует исключительно по документально оформленным указаниям Клиента на основании Соглашения об обработке данных, доступного на kreedl.com/dpa. Чтобы осуществить свои права согласно разделу 12, обратитесь к оператору здания или напишите на [email protected] - мы передадим ваш запрос и поможем его решить.

В описанном выше случае обязанность информировать вас согласно статьям 12, 13 и 14 GDPR лежит на Клиенте. Клиент не проинформировал вас об обработке ваших персональных данных или о связанных с ней правах? Свяжитесь с нами по адресу [email protected].

Если вы посещаете kreedl.com - KREEDL является контролёром данных веб-сайта, файлов cookie и аналитики (раздел 11).

Каждый Клиент выбирает один из трёх режимов работы. От режима зависит, что хранит Kreedl.

Режим A - без персональных записей. Kreedl отвечает на общие вопросы (правила проживания, часы работы, как сообщить о неисправности) и не имеет доступа к записям об арендаторах или пользователях объектов. Он хранит только саму коммуникацию - записи звонков, расшифровки, сообщения и номер телефона или адрес электронной почты обратившегося лица.

Режим B - доступ без хранения. Kreedl считывает данные в собственной системе Клиента (программа управления недвижимостью, система заявок, CRM) в момент обращения, например чтобы подтвердить, в каком помещении проживает звонящий или какой подрядчик обслуживает объект. Он не копирует эти записи в собственную базу данных. Он хранит саму коммуникацию - записи, расшифровки, сообщения, контактный номер или адрес электронной почты, а также всё, что человек говорит или пишет в ходе разговора, что может включать сведения о его аренде.

Режим C - Kreedl хранит записи. Клиент загружает или синхронизирует с Kreedl записи об арендаторах, помещениях, договорах и подрядчиках, чтобы ассистент мог действовать на их основе. Kreedl хранит их не дольше срока действия договора вместе с данными коммуникации, как в режимах A и B.

Какой режим применяется к вашему зданию, определяет оператор здания, арендодатель или собственник недвижимости. Если вы не уверены, спросите у них. Контролёр данных не проинформировал вас о передаче ваших данных или о режиме, в котором с ними обращаются в рамках сервиса Kreedl, или вы считаете, что для такой обработки нет правового основания? Свяжитесь с нами по адресу [email protected].

4.1 Данные Клиентов (KREEDL как контролёр)

• Имя, рабочий адрес электронной почты, номер телефона, должность, компания и платёжные реквизиты
• Настройки учётной записи, правила эскалации, списки подрядчиков и конфигурация объектов
• Переписка с нами по вопросам поддержки и продаж
• Данные об использовании и технические данные - устройство, браузер, IP-адрес, временные метки, действия на платформе

4.2 Данные арендаторов, жильцов, пользователей объектов, кандидатов и подрядчиков (KREEDL как обработчик)

В зависимости от выбранного Клиентом режима это могут быть -

• Идентификационные и контактные данные - имя, фамилия, номер телефона, адрес электронной почты
• Данные об аренде и помещении - здание, номер квартиры или помещения, даты въезда и выезда, размер арендной платы, условия аренды, документы по договору аренды, сведения о залоге и платежах, суммы задолженности и напоминания об оплате (только если Клиент поручил нам заниматься платёжными вопросами)
• Данные обращений - сообщения о неисправностях, фотографии, голосовые сообщения, запросы на просмотр, вопросы о доступе и всё прочее, сказанное или написанное в ходе разговора
• Данные потенциальных арендаторов и покупателей - предполагаемая дата въезда, размер домохозяйства, место работы, доход, способ финансирования и рекомендации, если Клиент требует их для оценки заявки
• Данные подрядчиков - имя, компания, телефон, адрес электронной почты, договоры и зоны обслуживания техников и поставщиков
• Данные коммуникации - записи звонков, расшифровки, сводки, содержание сообщений WhatsApp, SMS и электронной почты, временные метки и метаданные
• Информация из общедоступных источников - см. раздел 4.4

Чешский персональный идентификационный номер (rodné číslo). Kreedl его не запрашивает. В исключительных случаях и только если Клиент поручает нам проверить личность звонящего, Kreedl может сверить четыре цифры после косой черты персонального идентификационного номера, сообщённого звонящим, с записями Клиента. Kreedl не хранит номер полностью. Если Клиент предоставляет этот номер, он отвечает за соблюдение § 13c Закона № 133/2000 Сб.

4.3 Что мы не собираем

• Коды дверей, коды сейфов для ключей, коды сигнализации и иные средства физического доступа. Kreedl их не хранит и не передаёт. Если Клиенту нужно их сообщить, он делает это без участия Kreedl.
• Данные особых категорий (о здоровье, религии, этническом происхождении, сексуальной ориентации, политических взглядах), если только человек сам не сообщает их в разговоре. Такие данные не переносятся в структурированные записи и удаляются вместе с записью или расшифровкой.
• Номера платёжных карт. Карточные платежи Клиентов обрабатывает Stripe.

4.4 Информация из общедоступных источников

По поручению Клиента Kreedl может собирать и обобщать общедоступную информацию о потенциальном арендаторе, например публичные профили в социальных сетях, публичные реестры и другие открытые веб-сайты, чтобы помочь Клиенту принять решение по заявке на аренду. В этом случае -

• Контролёром является Клиент, а правовым основанием - его законный интерес (статья 6(1)(f) GDPR).
• Вы будете проинформированы об источнике данных, цели и своих правах не позднее первого контакта в соответствии со статьёй 14 GDPR.
• Вы можете в любое время возразить против такой обработки (см. раздел 12).
• Результат является лишь рекомендацией. Kreedl никогда не решает, будет ли заключён договор аренды. См. раздел 5.

4.5 Цели обработки данных и правовые основания

В отношении данных, перечисленных в разделе 4.2, цель и правовое основание обработки определяет Клиент как контролёр. KREEDL обрабатывает их исключительно для этих целей и по указаниям Клиента. Как правило, Клиент обрабатывает ваши данные следующим образом -

• Арендаторы, жильцы и пользователи объектов - обработка вашего обращения (сообщение о неисправности, вызов техника, организация просмотра, ответ на вопрос) и его передача Клиенту или, при необходимости, подрядчику. Правовым основанием является исполнение договора аренды или иного договора (статья 6(1)(b) GDPR) и законный интерес Клиента в надлежащем управлении и эксплуатации недвижимости (статья 6(1)(f) GDPR).
• Потенциальные арендаторы и покупатели - обработка вашего запроса, организация просмотра и обобщение ваших ответов для Клиента как основы для оценки заявки. Правовым основанием является принятие мер по вашему запросу до заключения договора (статья 6(1)(b) GDPR) и законный интерес Клиента в оценке заявки (статья 6(1)(f) GDPR).
• Записи звонков, расшифровки и сводки - фиксация достигнутых договорённостей, чтобы и Клиент, и вы могли впоследствии их проверить, а также контроль качества услуги. Правовым основанием является законный интерес Клиента в подтверждении содержания коммуникации и в контроле качества (статья 6(1)(f) GDPR).
• Подрядчики и техники - передача заказа и организация доступа. Правовым основанием является исполнение договора между подрядчиком и Клиентом (статья 6(1)(b) GDPR); в отношении работников и субподрядчиков подрядчика - законный интерес Клиента в выполнении ремонта (статья 6(1)(f) GDPR).
• Информация из общедоступных источников - см. раздел 4.4.

Эта обработка не основана на вашем согласии, поэтому мы его не запрашиваем. Если Клиент запросит ваше согласие для какой-либо конкретной цели, он заранее проинформирует вас об этом, и вы сможете в любое время отозвать согласие. Вы можете возразить против обработки, основанной на законном интересе (раздел 12).

4.6 Обязаны ли вы предоставлять данные?

Предоставление данных, которые запрашивает ассистент, не является ни требованием закона, ни договорным требованием, и вы не обязаны их сообщать. Однако без некоторых данных может оказаться невозможным обработать ваше обращение (например, принять сообщение о неисправности или организовать просмотр) или оценить вашу заявку на аренду или покупку.

Kreedl использует AI-модели, чтобы понимать запросы, отвечать, сортировать обращения, назначать визиты, направлять подрядчиков в пределах, установленных Клиентом, а по поручению - ранжировать кандидатов или обобщать информацию из общедоступных источников.

• Все рейтинги, оценки и рекомендации служат лишь для поддержки принятия решений. Окончательное решение по любому вопросу аренды, просмотра, расторжения, платежа или доступа принимают Клиент и его сотрудники. Kreedl не принимает решений, основанных исключительно на автоматизированной обработке, которые порождают юридические последствия или аналогичным образом существенно затрагивают человека. Рекомендации основываются на критериях, установленных Клиентом (например, дата въезда, доход или рекомендации), и никогда - на данных особых категорий или иных охраняемых признаках, таких как происхождение, религия или здоровье.
• Клиент устанавливает границы того, что Kreedl может делать самостоятельно (например, каких подрядчиков Kreedl может направлять и до какой стоимости работ). Всё, что выходит за эти пределы, передаётся человеку. Подробности - в наших Условиях использования.
• Вы имеете право на вмешательство человека, на выражение своей точки зрения и на оспаривание любой затрагивающей вас рекомендации. Обратитесь к оператору здания или напишите на [email protected].
• Каждое действие ассистента регистрируется в журнале, и Клиент может его проверить.
• Мы не обучаем AI-модели на ваших данных. Ни данные Клиентов, ни данные арендаторов, жильцов или пользователей объектов не используются для обучения или дообучения каких-либо AI-моделей - ни наших, ни моделей поставщиков.
• Об автоматизированном принятии решений согласно статье 22 GDPR см. раздел 12 ниже.

Каждый разговор с Kreedl начинается с уведомления -

• Телефон - в начале каждого входящего или исходящего звонка ассистент сообщает, что он является AI-ассистентом, действующим от имени названного оператора здания, что звонок записывается и расшифровывается и что вы можете в любой момент попросить соединить вас с человеком. При исходящих звонках он также сообщает деловую цель звонка.
• WhatsApp и SMS - первое сообщение каждого разговора сообщает, что вы переписываетесь с AI-ассистентом названного оператора здания, что сообщения обрабатываются и хранятся и как связаться с человеком.
• Электронная почта - в каждом письме отправитель указан как AI-ассистент Kreedl, действующий от имени названного оператора здания.

Уведомление не зависит от требований местного законодательства. Мы делаем это везде.

Мы передаём данные только в той мере, в какой это необходимо для работы сервиса. Мы никогда не продаём персональные данные.

Номера мобильных телефонов и статус согласия на SMS используются только для оказания услуги обмена сообщениями и никогда не продаются и не передаются третьим лицам или аффилированным лицам в маркетинговых целях.

Оператор вашего здания (Клиент). Все данные коммуникации и обращений доступны Клиенту, в чьё здание вы обратились.

Подрядчики и техники. Чтобы организовать ремонт, Kreedl передаёт подрядчику сведения, необходимые для выполнения работ, - здание, помещение, описание неисправности, фотографии и контактный номер, если нужно договориться о доступе.

Обработчики (субобработчики). Мы пользуемся услугами следующих поставщиков на основании соглашений об обработке данных -

• AI-модели - Anthropic (Claude), OpenAI, Google Cloud (Gemini)
• Голос - ElevenLabs (речь), Twilio и DIDWW (телефония и SMS)
• Обмен сообщениями - Meta (WhatsApp Business Platform), Slack
• Хостинг и данные - Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Railway, MongoDB Atlas
• Аналитика и согласия - PostHog, Cookiebot, LinkedIn (измерение эффективности рекламы, только веб-сайт)
• Бизнес-инструменты - Stripe (выставление счетов), Google Calendar, Notion

Если субобработчиком KREEDL станет иное третье лицо, мы обновим этот список и заранее уведомим Клиентов об изменении в соответствии с Соглашением об обработке данных.

Требования закона. Мы раскрываем данные обработчикам и иным получателям, если этого требует закон или компетентный орган.

Kreedl может работать полностью на инфраструктуре в ЕС или с AI-обработкой в США. Выбор делает Клиент; если Клиент письменно не запросит конфигурацию только для ЕС, AI-обработка и телефония могут осуществляться и за пределами ЕЭЗ. Если какой-либо поставщик обрабатывает данные за пределами ЕЭЗ или Великобритании, мы опираемся на Стандартные договорные положения ЕС, Дополнение Великобритании о международной передаче данных (UK International Data Transfer Addendum) или решение о достаточности защиты (включая EU-US Data Privacy Framework, если поставщик сертифицирован). Узнайте у оператора здания, какая конфигурация применяется к вашему зданию.

При прекращении договора с Клиентом мы экспортируем Клиенту все данные арендаторов, жильцов и пользователей объектов и удаляем их в течение 30 дней. Зашифрованные резервные копии очищаются в течение 90 дней. Если человек просит удалить данные раньше, мы делаем это по указанию Клиента как контролёра; данные, контролёром которых является KREEDL, мы удаляем раньше, если этому не препятствует обязанность, установленная законом.

Доступ к персональным данным субъектов данных предоставляется на основе ролей и только тем сотрудникам, которым он необходим для работы сервиса; каждый доступ и каждое действие ассистента регистрируются в журнале. Учётные данные поставщиков и API-ключи хранятся в менеджере секретов и никогда не раскрываются пользователям. Мы регулярно тестируем и пересматриваем наши меры контроля. В случае нарушения безопасности персональных данных мы уведомляем затронутых Клиентов без неоправданной задержки и не позднее 48 часов с момента, когда нам стало о нём известно. Уведомление надзорного органа и субъектов данных осуществляет сторона, определённая в Соглашении об обработке данных; в отношении данных, контролёром которых является KREEDL, уведомление осуществляет KREEDL, если этого требует закон.

Контролёр и обработчик обязались в Соглашении об обработке данных применять технические процедуры, учитывающие необходимость защиты персональных данных.

Для управления согласиями kreedl.com использует Cookiebot. При первом посещении вы можете принять или отклонить необязательные файлы cookie, а изменить свой выбор - в любое время на kreedl.com/cookies.

• Необходимые - вход в систему, безопасность и хранение согласий. Включены всегда.
• Статистические - продуктовая аналитика PostHog и запись сеансов (движения мыши, клики, содержимое страниц; пароли и платёжные поля маскируются). Только с вашего согласия.
• Маркетинговые - LinkedIn Insight Tag для измерения эффективности рекламы. Только с вашего согласия.

Полный список файлов cookie, автоматически обновляемый Cookiebot, размещён на kreedl.com/cookies.

Согласно GDPR вы имеете -

• право на доступ к своим персональным данным и информацию о них, включая копию записи или расшифровки вашего звонка;
• право на исправление;
• право на удаление («право на забвение»);
• право на ограничение обработки;
• право на переносимость данных;
• право отозвать согласие на обработку персональных данных;
• право не подвергаться автоматизированной обработке, если не применяется одно из исключений согласно статье 22(2)(a)-(c) GDPR;
• право на возражение против обработки; и
• право подать жалобу на обработку персональных данных.

Право на возражение. Если ваши данные обрабатываются на основании законного интереса (раздел 4.5), в частности при записи звонков и сборе информации из общедоступных источников (раздел 4.4), вы можете в любое время возразить против такой обработки по основаниям, связанным с вашей конкретной ситуацией. После этого контролёр больше не обрабатывает ваши данные, если только не докажет наличие убедительных законных оснований, имеющих преимущество перед вашими интересами, правами и свободами, или если данные не нужны ему для предъявления, осуществления или защиты правовых требований.

Чтобы осуществить свои права, напишите нам на [email protected]. Для подтверждения личности обычно достаточно написать нам с того же номера телефона или адреса электронной почты, с которого вы с нами связывались. По данным, контролёром которых является KREEDL, мы отвечаем без неоправданной задержки и не позднее чем в течение одного месяца. Если контролёром ваших данных является оператор здания, мы передаём ему ваш запрос в течение 3 рабочих дней и помогаем ответить. Вы можете подать жалобу в Чешское ведомство по защите персональных данных (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz) или, если в отношении вас компетентен этот орган, в Великобритании - в Управление комиссара по информации (Information Commissioner's Office, ico.org.uk).

Сервис не предназначен для самостоятельного использования детьми, однако несовершеннолетний может общаться с ним, обращаясь в здание. Мы обрабатываем данные только в объёме, необходимом для конкретного обращения, и по указаниям контролёра. Запрос родителя или законного представителя на доступ или удаление передаётся контролёру, который оценивает полномочия заявителя, интересы ребёнка и условия, установленные законом.

Мы можем обновлять настоящую политику. О существенных изменениях Клиенты уведомляются по электронной почте не менее чем за 14 дней; изменения отражаются новой датой вступления в силу.

KREEDL s.r.o., Záhřebská 562/41, Vinohrady, 120 00 Praha 2, Чешская Республика

[email protected]