Kreedl - Informativa sulla privacy

Kreedl è un gestore immobiliare basato sull'AI per la gestione di immobili residenziali e il facility management («Kreedl»). Per conto di amministratori e gestori immobiliari, team di facility management, gestori di edifici e sviluppatori immobiliari («Clienti») risponde a telefonate, messaggi WhatsApp, SMS ed e-mail di inquilini, residenti, responsabili di punti vendita, utilizzatori delle strutture e fornitori, e organizza riparazioni, visite e altre richieste. Kreedl è gestito da KREEDL.

Se è un Cliente o un dipendente di un Cliente - KREEDL è il titolare del trattamento dei dati relativi al Suo account, ai contatti, alla fatturazione, all'utilizzo e al marketing. Tali dati sono disciplinati dalla presente informativa.

Se è un inquilino, un residente, un utilizzatore di una struttura, un potenziale inquilino o acquirente, un fornitore o qualsiasi altra persona che contatta un immobile servito da Kreedl - il titolare del trattamento è il Cliente (il gestore dell'immobile, il locatore, il proprietario o l'agente immobiliare con cui Lei instaura un rapporto contrattuale). KREEDL è soltanto responsabile del trattamento e agisce esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate del Cliente, ai sensi dell'Accordo sul trattamento dei dati disponibile all'indirizzo kreedl.com/it/dpa. Per esercitare i diritti di cui alla sezione 12, contatti il gestore dell'immobile oppure scriva a [email protected]: inoltreremo la Sua richiesta e contribuiremo a darle seguito.

Nel caso sopra descritto, l'obbligo di informarLa ai sensi degli articoli 12, 13 e 14 del GDPR spetta al Cliente. Il Cliente non L'ha informata del trattamento dei Suoi dati personali o dei relativi diritti? Ci contatti all'indirizzo [email protected].

Se visita kreedl.com - KREEDL è il titolare del trattamento dei dati relativi al sito web, ai cookie e alle analisi statistiche (sezione 11).

Ciascun Cliente sceglie una delle tre modalità operative. La modalità determina quali dati Kreedl conserva.

Modalità A - Nessuna scheda personale. Kreedl risponde a domande generali (regolamento dell'edificio, orari di apertura, come segnalare un guasto) e non ha accesso ad alcuna scheda di inquilini o utilizzatori delle strutture. Conserva soltanto la comunicazione stessa - registrazioni delle chiamate, trascrizioni, messaggi e il numero di telefono o l'indirizzo e-mail della persona che lo contatta.

Modalità B - Accesso senza conservazione. Kreedl legge i dati nel sistema del Cliente (software di gestione immobiliare, sistema di ticketing, CRM) al momento della richiesta, ad esempio per verificare in quale unità abita il chiamante o quale fornitore copre un sito. Non copia tali schede nel proprio database. Conserva la comunicazione stessa - registrazioni, trascrizioni, messaggi, il numero di telefono o l'indirizzo e-mail e tutto ciò che la persona dice o scrive durante la conversazione, che può includere informazioni sulla sua locazione.

Modalità C - Kreedl conserva le schede. Il Cliente carica o sincronizza in Kreedl le schede relative a inquilini, unità, contratti e fornitori, affinché l'assistente possa operare sulla loro base. Kreedl le conserva per un periodo non superiore alla durata del contratto, insieme ai dati di comunicazione come nelle modalità A e B.

La modalità applicabile al Suo immobile è stabilita dal gestore dell'immobile, dal locatore o dal proprietario. In caso di dubbio, si rivolga a tale soggetto. Il titolare del trattamento non L'ha informata del trasferimento dei Suoi dati o della modalità con cui vengono trattati nell'ambito del servizio Kreedl, oppure ritiene che tale trattamento sia privo di base giuridica? Ci contatti all'indirizzo [email protected].

4.1 Dati dei Clienti (KREEDL come titolare del trattamento)

• Nome, e-mail di lavoro, numero di telefono, qualifica, società e dati di fatturazione
• Impostazioni dell'account, regole di escalation, elenchi dei fornitori e configurazione dei siti
• Comunicazioni con noi relative all'assistenza e alle vendite
• Dati di utilizzo e dati tecnici - dispositivo, browser, indirizzo IP, marche temporali, azioni nella piattaforma

4.2 Dati di inquilini, residenti, utilizzatori delle strutture, candidati e fornitori (KREEDL come responsabile del trattamento)

A seconda della modalità scelta dal Cliente, possono comprendere -

• Dati identificativi e di contatto - nome, cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail
• Dati relativi alla locazione e all'unità - edificio, numero dell'appartamento o dell'unità, date di ingresso e di uscita, importo del canone, condizioni della locazione, documenti contrattuali, stato del deposito cauzionale e dei pagamenti, importi scaduti e solleciti di pagamento (solo se il Cliente ci incarica di gestire le questioni relative ai pagamenti)
• Dati delle richieste - segnalazioni di guasti, foto, note vocali, richieste di visita, domande sull'accesso e tutto ciò che viene detto o scritto durante la conversazione
• Dati di potenziali inquilini e acquirenti - data di ingresso prevista, composizione del nucleo familiare, occupazione, reddito, modalità di finanziamento e referenze, se il Cliente li richiede per valutare la domanda
• Dati dei fornitori - nome, società, telefono, e-mail, contratti e zone di intervento di tecnici e fornitori
• Dati di comunicazione - registrazioni delle chiamate, trascrizioni, riepiloghi, contenuto di WhatsApp, SMS ed e-mail, marche temporali e metadati
• Informazioni da fonti pubbliche - v. sezione 4.4

Numero di identificazione nazionale ceco (rodné číslo). Kreedl non lo richiede. In casi eccezionali, e solo quando il Cliente ci incarica di verificare l'identità di un chiamante, Kreedl può confrontare le quattro cifre dopo la barra del numero di identificazione nazionale fornito dal chiamante con le schede del Cliente. Kreedl non conserva il numero completo. Il Cliente è responsabile del rispetto del § 13c della legge ceca n. 133/2000 Sb. qualora fornisca tale numero.

4.3 Che cosa non raccogliamo

• Codici delle porte, codici delle cassette portachiavi, codici degli allarmi o altre credenziali di accesso fisico. Kreedl non li conserva né li invia. Se un Cliente ha bisogno di comunicarli, lo fa al di fuori di Kreedl.
• Categorie particolari di dati (salute, religione, origine etnica, orientamento sessuale, opinioni politiche), salvo che una persona li comunichi spontaneamente durante una conversazione. Tali dati non vengono estratti in schede strutturate e sono cancellati insieme alla registrazione o alla trascrizione.
• Numeri di carte di pagamento. I pagamenti con carta dei Clienti sono gestiti da Stripe.

4.4 Informazioni da fonti pubbliche

Su istruzione del Cliente, Kreedl può raccogliere e sintetizzare informazioni pubblicamente disponibili su un potenziale inquilino, come profili pubblici sui social media, registri pubblici e altri siti web liberamente accessibili, a supporto della decisione del Cliente su una domanda di locazione. In tal caso -

• Il Cliente è il titolare del trattamento e la base giuridica è il suo legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR).
• Lei sarà informato della fonte dei dati, della finalità e dei Suoi diritti al più tardi al momento del primo contatto, in conformità all'articolo 14 del GDPR.
• Può opporsi a tale trattamento in qualsiasi momento (v. sezione 12).
• Il risultato è soltanto una raccomandazione. Kreedl non decide mai se concludere una locazione. V. sezione 5.

4.5 Perché trattiamo i dati e su quale base giuridica

Per i dati elencati nella sezione 4.2, il Cliente in qualità di titolare del trattamento determina sia la finalità sia la base giuridica del trattamento. KREEDL li tratta esclusivamente per tali finalità e su istruzione del Cliente. Di norma il Cliente tratta i Suoi dati come segue -

• Inquilini, residenti e utilizzatori delle strutture - gestione della Sua richiesta (segnalazione di un guasto, prenotazione di un tecnico, organizzazione di una visita, risposta a una domanda) e sua trasmissione al Cliente o, se del caso, a un fornitore. La base giuridica è l'esecuzione di un contratto di locazione o di altro contratto (articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR) e il legittimo interesse del Cliente alla corretta gestione e conduzione dell'immobile (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR).
• Potenziali inquilini e acquirenti - gestione della Sua richiesta di informazioni, organizzazione di una visita e sintesi delle Sue risposte per il Cliente come base per la valutazione della domanda. La base giuridica è l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta (articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR) e il legittimo interesse del Cliente alla valutazione della domanda (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR).
• Registrazioni delle chiamate, trascrizioni e riepiloghi - documentazione di quanto concordato, affinché sia il Cliente sia Lei possiate verificarlo in seguito, e controllo della qualità del servizio. La base giuridica è il legittimo interesse del Cliente a documentare il contenuto della comunicazione e al controllo della qualità (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR).
• Fornitori e tecnici - trasmissione dell'incarico e organizzazione dell'accesso. La base giuridica è l'esecuzione del contratto tra il fornitore e il Cliente (articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR); per i dipendenti e i collaboratori del fornitore, il legittimo interesse del Cliente all'esecuzione della riparazione (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR).
• Informazioni da fonti pubbliche - v. sezione 4.4.

Questo trattamento non si basa sul Suo consenso, che pertanto non Le chiediamo. Qualora il Cliente richieda il Suo consenso per una finalità specifica, La informerà in anticipo e Lei potrà revocarlo in qualsiasi momento. Può opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse (sezione 12).

4.6 È obbligato a fornire i dati?

Il conferimento dei dati richiesti dall'assistente non è un obbligo legale né contrattuale e Lei non è tenuto a fornirli. Senza alcuni dati, tuttavia, potrebbe non essere possibile gestire la Sua richiesta (ad esempio segnalare un guasto o organizzare una visita) o valutare la Sua domanda di locazione o di acquisto.

Kreedl utilizza modelli di AI per comprendere le richieste, rispondere, classificarle per priorità, fissare appuntamenti, incaricare i fornitori entro i limiti stabiliti dal Cliente e, su istruzione, stilare graduatorie dei candidati o sintetizzare informazioni provenienti da fonti pubbliche.

• Tutte le graduatorie, i punteggi e le raccomandazioni sono esclusivamente un supporto alle decisioni. La decisione finale su qualsiasi locazione, visita, cessazione, pagamento o accesso spetta al Cliente e al suo personale. Kreedl non adotta decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulla persona. Le raccomandazioni si basano su criteri stabiliti dal Cliente (ad esempio data di ingresso, reddito o referenze), mai su categorie particolari di dati o su altre caratteristiche protette come l'origine, la religione o la salute.
• Il Cliente stabilisce i limiti di ciò che Kreedl può fare autonomamente (ad esempio quali fornitori di servizi Kreedl può incaricare e fino a quale importo dei lavori). Tutto ciò che esula da tali limiti viene sottoposto a una persona. I dettagli sono riportati nelle nostre Condizioni di servizio.
• Lei ha il diritto di ottenere l'intervento umano, di esprimere la propria opinione e di contestare qualsiasi raccomandazione che La riguardi. Contatti il gestore dell'immobile oppure [email protected].
• Ogni azione compiuta dall'assistente viene registrata e può essere verificata dal Cliente.
• Non addestriamo modelli di AI con i Suoi dati. Né i dati dei Clienti né quelli di inquilini, residenti o utilizzatori delle strutture sono utilizzati per addestrare o perfezionare (fine-tuning) alcun modello di AI, né nostro né di un fornitore.
• Sul processo decisionale automatizzato ai sensi dell'articolo 22 del GDPR, v. sezione 12.

Ogni conversazione con Kreedl inizia con un'informativa -

• Telefono - all'inizio di ogni chiamata, in entrata o in uscita, l'assistente dichiara di essere un assistente AI che agisce per conto del gestore dell'immobile indicato, che la chiamata viene registrata e trascritta e che Lei può chiedere in qualsiasi momento di parlare con una persona. Nelle chiamate in uscita dichiara anche lo scopo commerciale della chiamata.
• WhatsApp e SMS - il primo messaggio di ogni conversazione indica che Lei sta scrivendo a un assistente AI del gestore dell'immobile indicato, che i messaggi vengono trattati e conservati e come contattare una persona.
• E-mail - ogni e-mail identifica il mittente come un assistente AI di Kreedl che agisce per conto del gestore dell'immobile indicato.

Questa informativa non dipende dalla legge locale. La forniamo ovunque.

Condividiamo i dati solo nella misura necessaria al funzionamento del servizio. Non vendiamo mai dati personali.

I numeri di cellulare e lo stato del consenso agli SMS sono utilizzati solo per fornire il servizio di messaggistica e non sono mai venduti né condivisi con terzi o società collegate a fini di marketing.

Il gestore dell'immobile (il Cliente). Tutti i dati di comunicazione e delle richieste sono accessibili al Cliente il cui immobile Lei ha contattato.

Fornitori e tecnici. Per organizzare una riparazione, Kreedl trasmette al fornitore i dati necessari per eseguire l'intervento - edificio, unità, descrizione del guasto, foto e un numero di contatto se occorre organizzare l'accesso.

Responsabili del trattamento (sub-responsabili). Ci avvaliamo dei seguenti fornitori sulla base di accordi sul trattamento dei dati -

• Modelli di AI - Anthropic (Claude), OpenAI, Google Cloud (Gemini)
• Voce - ElevenLabs (sintesi vocale), Twilio e DIDWW (telefonia e SMS)
• Messaggistica - Meta (WhatsApp Business Platform), Slack
• Hosting e dati - Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Railway, MongoDB Atlas
• Analisi e consenso - PostHog, Cookiebot, LinkedIn (misurazione pubblicitaria, solo sito web)
• Strumenti aziendali - Stripe (fatturazione), Google Calendar, Notion

Qualora un altro soggetto terzo diventi sub-responsabile del trattamento di KREEDL, aggiorneremo il presente elenco e ne informeremo preventivamente i Clienti in conformità all'Accordo sul trattamento dei dati.

Obblighi di legge. Comunichiamo i dati relativi ai responsabili del trattamento e agli altri destinatari quando lo richiedono la legge o un'autorità competente.

Kreedl può operare interamente su un'infrastruttura situata nell'UE oppure con l'elaborazione AI negli Stati Uniti. La scelta spetta al Cliente; salvo che il Cliente richieda per iscritto una configurazione esclusivamente UE, l'elaborazione AI e la telefonia possono avvenire anche al di fuori del SEE. Quando un fornitore tratta dati al di fuori del SEE o del Regno Unito, ci avvaliamo delle clausole contrattuali tipo dell'UE, dell'addendum del Regno Unito sui trasferimenti internazionali di dati (UK International Data Transfer Addendum) o di una decisione di adeguatezza (compreso il quadro UE-USA per la protezione dei dati personali, EU-US Data Privacy Framework, se il fornitore è certificato). Chieda al gestore dell'immobile quale configurazione si applica al Suo immobile.

Alla cessazione del contratto con un Cliente, esportiamo tutti i dati di inquilini, residenti e utilizzatori delle strutture a favore del Cliente e li cancelliamo entro 30 giorni. I backup cifrati vengono eliminati entro 90 giorni. Se una persona chiede la cancellazione anticipata, vi provvediamo su istruzione del Cliente in qualità di titolare del trattamento; per i dati di cui KREEDL è titolare, li cancelliamo prima, salvo che un obbligo di legge lo impedisca.

L'accesso ai dati personali degli interessati è basato sui ruoli e limitato al personale che ne ha bisogno per far funzionare il servizio; ogni accesso e ogni azione dell'assistente vengono registrati. Le credenziali dei fornitori e le chiavi API sono conservate in un sistema di gestione dei segreti e non sono mai esposte agli utenti. Verifichiamo e riesaminiamo regolarmente i nostri controlli. In caso di violazione dei dati personali informiamo i Clienti interessati senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dal momento in cui ne siamo venuti a conoscenza. La notifica all'autorità di controllo e la comunicazione agli interessati sono effettuate dalla parte designata nell'Accordo sul trattamento dei dati; per i dati di cui KREEDL è titolare, vi provvede KREEDL quando la legge lo richiede.

Il titolare e il responsabile del trattamento si sono impegnati nell'Accordo sul trattamento dei dati ad attuare procedure tecniche che tengano conto della necessità di proteggere i dati personali.

kreedl.com utilizza Cookiebot per gestire il consenso. Alla prima visita può accettare o rifiutare i cookie non necessari e può modificare la Sua scelta in qualsiasi momento all'indirizzo kreedl.com/it/cookies.

• Necessari - accesso, sicurezza e memorizzazione del consenso. Sempre attivi.
• Statistiche - analisi del prodotto e registrazione delle sessioni con PostHog (movimenti del mouse, clic, contenuto delle pagine; password e campi di pagamento sono oscurati). Solo con il Suo consenso.
• Marketing - LinkedIn Insight Tag per la misurazione della pubblicità. Solo con il Suo consenso.

L'elenco completo dei cookie, aggiornato automaticamente da Cookiebot, è disponibile all'indirizzo kreedl.com/it/cookies.

Ai sensi del GDPR Lei ha -

• il diritto di accesso e di informazione sui Suoi dati personali, compresa una copia della registrazione o della trascrizione della Sua chiamata;
• il diritto di rettifica;
• il diritto alla cancellazione («diritto all'oblio»);
• il diritto di limitazione del trattamento;
• il diritto alla portabilità dei dati;
• il diritto di revocare il consenso al trattamento dei dati personali;
• il diritto di non essere sottoposto a un trattamento automatizzato, salvo che si applichi un'eccezione di cui all'articolo 22, paragrafo 2, lettere da a) a c), del GDPR;
• il diritto di opporsi al trattamento; e
• il diritto di proporre reclamo in merito al trattamento dei dati personali.

Diritto di opposizione. Se i Suoi dati sono trattati sulla base del legittimo interesse (sezione 4.5), in particolare per la registrazione delle chiamate e la raccolta di informazioni da fonti pubbliche (sezione 4.4), può opporsi in qualsiasi momento a tale trattamento per motivi connessi alla Sua situazione particolare. Il titolare del trattamento si asterrà quindi dal trattare ulteriormente i Suoi dati, salvo che dimostri l'esistenza di motivi legittimi cogenti che prevalgono sui Suoi interessi, diritti e libertà, oppure che i dati gli siano necessari per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Per esercitare i Suoi diritti, ci contatti all'indirizzo [email protected]. Per verificare la Sua identità di solito è sufficiente scriverci dallo stesso numero di telefono o indirizzo e-mail che ha utilizzato per contattarci. Per i dati di cui KREEDL è titolare, rispondiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese. Se il titolare dei Suoi dati è un gestore immobiliare, gli inoltriamo la Sua richiesta entro 3 giorni lavorativi e lo aiutiamo a rispondere. Può proporre reclamo all'Ufficio ceco per la protezione dei dati personali (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz) oppure, se tale autorità è competente nei Suoi confronti, nel Regno Unito all'Information Commissioner's Office (ico.org.uk).

Il servizio non è destinato ai minori come utenti autonomi, ma un minore può comunicare con esso quando contatta un immobile. Trattiamo i dati solo nella misura necessaria per la specifica richiesta e su istruzione del titolare del trattamento. La richiesta di accesso o di cancellazione presentata da un genitore o da un tutore legale viene inoltrata al titolare del trattamento, che valuta la legittimazione del richiedente, l'interesse del minore e i presupposti di legge.

Possiamo aggiornare la presente informativa. Le modifiche sostanziali saranno comunicate ai Clienti via e-mail con almeno 14 giorni di anticipo e accompagnate da una nuova data di efficacia.

KREEDL s.r.o., Záhřebská 562/41, Vinohrady, 120 00 Praha 2, Repubblica Ceca

[email protected]