Kreedl - Privatlivspolitik

Kreedl er en AI-ejendomsadministrator til bolig- og facility management (»Kreedl«). På vegne af ejendomsadministratorer, facility-teams, bygningsoperatører og developere (»Kunder«) besvarer Kreedl telefonopkald, WhatsApp, SMS og e-mails fra lejere, beboere, butikschefer, brugere af ejendomme og leverandører og sørger for reparationer, fremvisninger og andre henvendelser. Kreedl drives af KREEDL.

Hvis du er Kunde eller ansat hos en Kunde - KREEDL er dataansvarlig for dine konto-, kontakt-, fakturerings-, brugs- og markedsføringsdata. Denne politik gælder for disse data.

Hvis du er lejer, beboer, bruger af en ejendom, boligsøgende eller køber, leverandør eller en anden person, der kontakter en bygning, som Kreedl betjener - den dataansvarlige er Kunden (din bygningsoperatør, udlejer, ejendomsejer eller ejendomsmægler, som du indgår et kontraktforhold med). KREEDL er alene databehandler og handler udelukkende efter Kundens dokumenterede instrukser i henhold til databehandleraftalen, der er tilgængelig på kreedl.com/da/dpa. Hvis du vil udøve dine rettigheder efter afsnit 12, skal du kontakte din bygningsoperatør eller skrive til [email protected], så videresender vi din anmodning og hjælper med at løse den.

I ovennævnte tilfælde påhviler oplysningspligten over for dig efter artikel 12, 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen Kunden. Har Kunden ikke oplyst dig om behandlingen af dine personoplysninger eller om dine rettigheder i den forbindelse? Kontakt os på [email protected].

Hvis du besøger kreedl.com - KREEDL er dataansvarlig for data om hjemmesiden, cookies og analyse (afsnit 11).

Hver Kunde vælger en af tre driftsformer. Driftsformen afgør, hvad Kreedl gemmer.

Driftsform A - Ingen personregistreringer. Kreedl besvarer generelle spørgsmål (husorden, åbningstider, hvordan man melder en fejl) og har ikke adgang til registreringer om lejere eller brugere af ejendomme. Kreedl gemmer kun selve kommunikationen - optagelser af opkald, transskriptioner, beskeder og telefonnummeret eller e-mailadressen på den person, der henvender sig.

Driftsform B - Adgang uden lagring. Kreedl læser data i Kundens eget system (ejendomsadministrationssystem, ticketsystem, CRM) i det øjeblik, en henvendelse kommer, for eksempel for at bekræfte, hvilken bolig den, der ringer, bor i, eller hvilken leverandør der dækker en ejendom. Kreedl kopierer ikke disse registreringer til sin egen database. Kreedl gemmer selve kommunikationen - optagelser, transskriptioner, beskeder, kontaktnummeret eller e-mailadressen og alt, hvad personen siger eller skriver under samtalen, hvilket kan omfatte oplysninger om vedkommendes lejemål.

Driftsform C - Kreedl gemmer registreringer. Kunden uploader eller synkroniserer registreringer om lejere, enheder, aftaler og leverandører til Kreedl, så assistenten kan handle ud fra dem. Kreedl opbevarer dem højst i aftalens løbetid sammen med kommunikationsdata som i driftsform A og B.

Hvilken driftsform der gælder for din bygning, fastsættes af din bygningsoperatør, udlejer eller ejendomsejer. Er du i tvivl, så spørg dem. Har den dataansvarlige ikke oplyst dig om overførslen af dine oplysninger eller om, hvilken driftsform de behandles i inden for Kreedl-tjenesten, eller mener du, at der ikke er noget retsgrundlag for behandlingen? Kontakt os på [email protected].

4.1 Kundedata (KREEDL som dataansvarlig)

• Navn, arbejdsmail, telefonnummer, stillingsbetegnelse, virksomhed og faktureringsoplysninger
• Kontoindstillinger, eskaleringsregler, leverandørlister og konfiguration af ejendomme
• Support- og salgskommunikation med os
• Brugs- og tekniske data - enhed, browser, IP-adresse, tidsstempler, handlinger på platformen

4.2 Data om lejere, beboere, brugere af ejendomme, ansøgere og leverandører (KREEDL som databehandler)

Afhængigt af den driftsform, Kunden har valgt, kan det omfatte -

• Identifikations- og kontaktoplysninger - fornavn, efternavn, telefonnummer, e-mailadresse
• Oplysninger om lejemål og enhed - bygning, lejligheds- eller enhedsnummer, ind- og fraflytningsdatoer, husleje, lejevilkår, lejedokumenter, status for depositum og betalinger, restancer og betalingspåmindelser (kun hvis Kunden instruerer os i at håndtere betalingsforhold)
• Oplysninger om henvendelser - fejlmeldinger, fotos, talebeskeder, ønsker om fremvisning, spørgsmål om adgang og alt andet, der siges eller skrives under samtalen
• Oplysninger om boligsøgende og købere - forventet indflytningsdato, husstandens størrelse, beskæftigelse, indkomst, finansieringsform og referencer, hvis Kunden kræver dem for at vurdere ansøgningen
• Leverandøroplysninger - navn, virksomhed, telefon, e-mail, aftaler og serviceområder for teknikere og leverandører
• Kommunikationsdata - optagelser af opkald, transskriptioner, resuméer, indhold af WhatsApp, SMS og e-mails, tidsstempler og metadata
• Oplysninger fra offentlige kilder - se afsnit 4.4

Tjekkisk personnummer (rodné číslo). Kreedl kræver det ikke. I undtagelsestilfælde, og kun når Kunden instruerer os i at verificere identiteten på den, der ringer, kan Kreedl sammenligne de fire cifre efter skråstregen i det personnummer, som den pågældende oplyser, med Kundens registreringer. Kreedl gemmer ikke det fulde nummer. Kunden er ansvarlig for at overholde § 13c i den tjekkiske lov nr. 133/2000 Sb., når Kunden stiller dette nummer til rådighed.

4.3 Hvad vi ikke indsamler

• Dørkoder, koder til nøglebokse, alarmkoder eller andre fysiske adgangsoplysninger. Kreedl gemmer eller sender ikke disse. Hvis en Kunde har brug for at videregive dem, sker det uden for Kreedl.
• Særlige kategorier af personoplysninger (helbred, religion, etnisk oprindelse, seksuel orientering, politisk overbevisning), medmindre en person selv oplyser dem i en samtale. Sådanne oplysninger udtrækkes ikke til strukturerede registreringer og slettes sammen med optagelsen eller transskriptionen.
• Betalingskortnumre. Kunders kortbetalinger håndteres af Stripe.

4.4 Oplysninger fra offentlige kilder

Hvis en Kunde instruerer os i det, kan Kreedl indsamle og opsummere offentligt tilgængelige oplysninger om en boligsøgende, såsom offentlige profiler på sociale medier, offentlige registre og andre frit tilgængelige hjemmesider, som støtte til Kundens beslutning om en ansøgning om lejemål. I så fald -

• Kunden er dataansvarlig, og behandlingsgrundlaget er legitim interesse (artikel 6, stk. 1, litra f, i databeskyttelsesforordningen).
• Du vil senest ved første kontakt blive oplyst om oplysningernes kilde, formålet og dine rettigheder i overensstemmelse med artikel 14 i databeskyttelsesforordningen.
• Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne behandling (se afsnit 12).
• Resultatet er alene en anbefaling. Kreedl afgør aldrig, om et lejemål indgås. Se afsnit 5.

4.5 Hvorfor vi behandler oplysninger, og på hvilket retsgrundlag

For de oplysninger, der er nævnt i afsnit 4.2, fastlægger Kunden som dataansvarlig både formålet med og retsgrundlaget for behandlingen. KREEDL behandler dem udelukkende til disse formål og efter Kundens instrukser. Kunden behandler typisk dine oplysninger som følger -

• Lejere, beboere og brugere af ejendomme - håndtering af din henvendelse (fejlmelding, bestilling af en tekniker, aftale om fremvisning, besvarelse af et spørgsmål) og videregivelse af den til Kunden eller i givet fald en leverandør. Retsgrundlaget er opfyldelse af en lejekontrakt eller anden aftale (artikel 6, stk. 1, litra b, i databeskyttelsesforordningen) og Kundens legitime interesse i korrekt administration og drift af ejendommen (artikel 6, stk. 1, litra f, i databeskyttelsesforordningen).
• Boligsøgende og købere - håndtering af din forespørgsel, aftale om fremvisning og opsummering af dine svar for Kunden som grundlag for vurdering af ansøgningen. Retsgrundlaget er gennemførelse af foranstaltninger på din anmodning forud for indgåelse af en aftale (artikel 6, stk. 1, litra b, i databeskyttelsesforordningen) og Kundens legitime interesse i at vurdere ansøgningen (artikel 6, stk. 1, litra f, i databeskyttelsesforordningen).
• Optagelser af opkald, transskriptioner og resuméer - dokumentation af, hvad der blev aftalt, så både Kunden og du efterfølgende kan kontrollere det, samt kvalitetskontrol af tjenesten. Retsgrundlaget er Kundens legitime interesse i at dokumentere kommunikationens indhold og i kvalitetskontrol (artikel 6, stk. 1, litra f, i databeskyttelsesforordningen).
• Leverandører og teknikere - videregivelse af opgaven og aftale om adgang. Retsgrundlaget er opfyldelse af aftalen mellem leverandøren og Kunden (artikel 6, stk. 1, litra b, i databeskyttelsesforordningen); for leverandørens medarbejdere og underleverandører Kundens legitime interesse i at få reparationen udført (artikel 6, stk. 1, litra f, i databeskyttelsesforordningen).
• Oplysninger fra offentlige kilder - se afsnit 4.4.

Denne behandling er ikke baseret på dit samtykke, og vi beder derfor ikke om det. Hvis Kunden beder om dit samtykke til et bestemt formål, vil Kunden oplyse dig om det på forhånd, og du kan til enhver tid trække samtykket tilbage. Du kan gøre indsigelse mod behandling, der er baseret på legitim interesse (afsnit 12).

4.6 Er du forpligtet til at give oplysningerne?

Det er hverken et lovkrav eller et kontraktligt krav at give de oplysninger, som assistenten beder om, og du er ikke forpligtet til at give dem. Uden visse oplysninger er det dog muligvis ikke muligt at behandle din henvendelse (for eksempel at melde en fejl eller aftale en fremvisning) eller at vurdere din ansøgning om leje eller køb.

Kreedl bruger AI-modeller til at forstå henvendelser, svare, prioritere, booke aftaler, sende leverandører ud inden for de grænser, Kunden fastsætter, og - når Kunden instruerer det - rangere ansøgere eller opsummere oplysninger fra offentlige kilder.

• Alle rangeringer, scorer og anbefalinger er alene beslutningsstøtte. Den endelige beslutning om lejemål, fremvisning, opsigelse, betaling eller adgang ligger hos Kunden og dennes medarbejdere. Kreedl træffer ikke afgørelser, der udelukkende er baseret på automatisk behandling, og som har retsvirkning eller på tilsvarende vis betydeligt påvirker nogen. Anbefalinger bygger på kriterier fastsat af Kunden (for eksempel indflytningsdato, indkomst eller referencer), aldrig på særlige kategorier af personoplysninger eller andre beskyttede karakteristika som oprindelse, religion eller helbred.
• Kunden fastsætter grænserne for, hvad Kreedl må gøre på egen hånd (for eksempel hvilke serviceleverandører Kreedl må sende ud, og op til hvilken værdi af arbejdet). Alt uden for disse grænser eskaleres til et menneske. Detaljerne fremgår af vores forretningsbetingelser.
• Du har ret til menneskelig indgriben, til at fremføre dit synspunkt og til at bestride enhver anbefaling, der berører dig. Kontakt din bygningsoperatør eller [email protected].
• Enhver handling, assistenten foretager, logges og kan revideres af Kunden.
• Vi træner ikke AI-modeller på dine data. Hverken Kundedata eller data om lejere, beboere eller brugere af ejendomme bruges til at træne eller finjustere nogen AI-model, hverken vores egen eller en udbyders.
• Om automatiske individuelle afgørelser efter artikel 22 i databeskyttelsesforordningen, se afsnit 12 nedenfor.

Enhver samtale med Kreedl begynder med en oplysning -

• Telefon - i starten af hvert opkald, indgående som udgående, oplyser assistenten, at den er en AI-assistent, der handler for den navngivne bygningsoperatør, at opkaldet optages og transskriberes, og at du til enhver tid kan bede om at tale med et menneske. Ved udgående opkald oplyser den også opkaldets forretningsmæssige formål.
• WhatsApp og SMS - den første besked i hver samtale oplyser, at du skriver med en AI-assistent for den navngivne bygningsoperatør, at beskederne behandles og gemmes, og hvordan du får fat i et menneske.
• E-mail - hver e-mail angiver afsenderen som en AI-assistent fra Kreedl, der handler for den navngivne bygningsoperatør.

Oplysningen afhænger ikke af lokal lovgivning. Vi giver den overalt.

Vi deler kun oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at drive tjenesten. Vi sælger aldrig personoplysninger.

Mobilnumre og status for SMS-samtykke bruges kun til at levere beskedtjenesten og bliver aldrig solgt eller delt med tredjeparter eller koncernforbundne selskaber til markedsføringsformål.

Din bygningsoperatør (Kunden). Alle kommunikations- og henvendelsesdata er tilgængelige for den Kunde, hvis bygning du har kontaktet.

Leverandører og teknikere. For at arrangere en reparation giver Kreedl leverandøren de oplysninger, der er nødvendige for at udføre opgaven - bygning, enhed, beskrivelse af fejlen, fotos og et kontaktnummer, hvis adgang skal aftales.

Databehandlere (underdatabehandlere). Vi bruger disse udbydere i henhold til databehandleraftaler -

• AI-modeller - Anthropic (Claude), OpenAI, Google Cloud (Gemini)
• Tale - ElevenLabs (tale), Twilio og DIDWW (telefoni og SMS)
• Beskeder - Meta (WhatsApp Business Platform), Slack
• Hosting og data - Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Railway, MongoDB Atlas
• Analyse og samtykke - PostHog, Cookiebot, LinkedIn (måling af annoncering, kun hjemmesiden)
• Forretningsværktøjer - Stripe (fakturering), Google Calendar, Notion

Hvis en anden tredjepart bliver underdatabehandler for KREEDL, opdaterer vi denne liste og underretter Kunderne om ændringen på forhånd i overensstemmelse med databehandleraftalen.

Lovkrav. Vi videregiver oplysninger om databehandlere og andre modtagere, når loven eller en kompetent myndighed kræver det.

Kreedl kan køre udelukkende på infrastruktur i EU eller med AI-behandling i USA. Kunden vælger; medmindre Kunden skriftligt anmoder om en konfiguration udelukkende i EU, kan AI-behandling og telefoni også finde sted uden for EØS. Hvis en udbyder behandler oplysninger uden for EØS eller Storbritannien, baserer vi os på EU's standardkontraktbestemmelser, det britiske International Data Transfer Addendum eller en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau (herunder EU-US Data Privacy Framework, hvis udbyderen er certificeret). Spørg din bygningsoperatør, hvilken konfiguration der gælder for din bygning.

Når en Kundeaftale ophører, eksporterer vi alle data om lejere, beboere og brugere af ejendomme til Kunden og sletter dem inden for 30 dage. Krypterede sikkerhedskopier slettes inden for 90 dage. Hvis en person beder om sletning tidligere, gennemfører vi den efter instruks fra Kunden som dataansvarlig; for oplysninger, som KREEDL er dataansvarlig for, sletter vi tidligere, medmindre en retlig forpligtelse er til hinder for det.

Adgang til de registreredes personoplysninger er rollebaseret og begrænset til medarbejdere, der har brug for den for at drive tjenesten, og enhver adgang og enhver handling fra assistenten logges. Udbyderes loginoplysninger og API-nøgler opbevares i et system til håndtering af hemmeligheder og eksponeres aldrig for brugere. Vi tester og gennemgår vores kontroller regelmæssigt. I tilfælde af brud på persondatasikkerheden underretter vi de berørte Kunder uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter, at vi er blevet opmærksomme på det. Anmeldelse til tilsynsmyndigheden og underretning af de registrerede foretages af den part, der er udpeget i databehandleraftalen; for oplysninger, som KREEDL er dataansvarlig for, foretager KREEDL anmeldelsen, når loven kræver det.

Den dataansvarlige og databehandleren har i databehandleraftalen forpligtet sig til at gennemføre tekniske procedurer, der tager hensyn til behovet for at beskytte personoplysninger.

kreedl.com bruger Cookiebot til at håndtere samtykke. Ved dit første besøg kan du acceptere eller afvise ikke-nødvendige cookies, og du kan til enhver tid ændre dit valg på kreedl.com/da/cookies.

• Nødvendige - login, sikkerhed og lagring af samtykke. Altid aktive.
• Statistik - PostHog produktanalyse og sessionsoptagelse (musebevægelser, klik, sideindhold; adgangskoder og betalingsfelter er maskeret). Kun med dit samtykke.
• Marketing - LinkedIn Insight Tag til måling af annoncering. Kun med dit samtykke.

Den fulde liste over cookies, som Cookiebot opdaterer automatisk, findes på kreedl.com/da/cookies.

Efter databeskyttelsesforordningen har du -

• ret til indsigt i og oplysning om dine personoplysninger, herunder en kopi af optagelsen eller transskriptionen af dit opkald;
• ret til berigtigelse;
• ret til sletning (»retten til at blive glemt«);
• ret til begrænsning af behandling;
• ret til dataportabilitet;
• ret til at trække dit samtykke til behandling af personoplysninger tilbage;
• ret til ikke at være genstand for automatisk behandling, medmindre en undtagelse efter artikel 22, stk. 2, litra a-c, i databeskyttelsesforordningen finder anvendelse;
• ret til at gøre indsigelse mod behandling; og
• ret til at indgive klage over behandlingen af personoplysninger.

Ret til indsigelse. Hvis dine oplysninger behandles på grundlag af legitim interesse (afsnit 4.5), navnlig optagelse af opkald og indsamling af oplysninger fra offentlige kilder (afsnit 4.4), kan du til enhver tid af grunde, der vedrører din særlige situation, gøre indsigelse mod denne behandling. Den dataansvarlige må herefter ikke længere behandle dine oplysninger, medmindre den dataansvarlige påviser vægtige legitime grunde, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Hvis du vil udøve dine rettigheder, kan du kontakte os på [email protected]. For at bekræfte din identitet er det som regel nok at skrive til os fra det samme telefonnummer eller den samme e-mailadresse, som du brugte til at kontakte os. For oplysninger, som KREEDL er dataansvarlig for, svarer vi uden unødig forsinkelse og senest inden for én måned. Hvis en bygningsoperatør er dataansvarlig for dine oplysninger, videresender vi din anmodning til denne inden for 3 arbejdsdage og hjælper med at besvare den. Du kan indgive klage til den tjekkiske tilsynsmyndighed for beskyttelse af personoplysninger (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz) eller, hvis denne myndighed har kompetence i forhold til dig, i Storbritannien til Information Commissioner's Office (ico.org.uk).

Tjenesten er ikke beregnet til børn som selvstændige brugere, men en mindreårig kan kommunikere med den, når vedkommende kontakter en bygning. Vi behandler kun oplysningerne i det omfang, det er nødvendigt for den konkrete henvendelse, og efter den dataansvarliges instrukser. En anmodning fra en forælder eller værge om indsigt eller sletning videresendes til den dataansvarlige, som vurderer anmoderens bemyndigelse, barnets interesser og de lovbestemte betingelser.

Vi kan opdatere denne politik. Væsentlige ændringer meddeles Kunderne via e-mail mindst 14 dage i forvejen og afspejles i en ny ikrafttrædelsesdato.

KREEDL s.r.o., Záhřebská 562/41, Vinohrady, 120 00 Praha 2, Tjekkiet

[email protected]