Kreedl - Zásady zpracování osobních údajů

Kreedl je AI správce budov pro rezidenční správu a facility management („Kreedl"). Jménem správců nemovitostí, facility týmů, provozovatelů budov a developerů („zákazníci") přijímá telefonáty, WhatsApp, SMS a e-maily od nájemníků, obyvatel, vedoucích provozoven, uživatelů objektů a dodavatelů a zařizuje opravy, prohlídky a další požadavky. Kreedl provozuje společnost KREEDL.

Pokud jste zákazník nebo jeho zaměstnanec - společnost KREEDL je správcem vašich účtových, kontaktních, fakturačních, provozních a marketingových údajů. Tyto zásady se na ně vztahují.

Pokud jste nájemník, obyvatel, uživatel objektu, zájemce o pronájem nebo koupi nemovitosti, dodavatel nebo jiná osoba, která kontaktuje budovu obsluhovanou Kreedlem - správcem vašich osobních údajů je zákazník (váš správce budovy, pronajímatel, vlastník nemovitosti nebo realitní zprostředkovatel, se kterým uzavíráte smluvní vztah). Společnost KREEDL je pouze zpracovatelem a jedná výlučně podle jeho doložených pokynů na základě Smlouvy o zpracování osobních údajů, dostupné na adrese kreedl.com/dpa. Svá práva dle sekce 12 uplatněte u správce budovy, nebo napište na [email protected] a my žádost předáme a pomůžeme s vyřízením.

Ve výše uvedeném případě plní vůči vaší osobě informační povinnost dle čl. 12, čl. 13 a čl. 14 GDPR zákazník. Neinformoval vás zákazník o zpracování osobních údajů nebo vašich souvisejících právech? Kontaktujte nás na [email protected].

Pokud navštívíte kreedl.com - společnost KREEDL je správcem údajů z webu, cookies a analytiky (sekce 11).

Každý zákazník zvolí jeden ze tří provozních režimů. Režim určuje, co Kreedl ukládá.

Režim A - Bez osobních záznamů. Kreedl odpovídá na obecné dotazy (domovní řád, otevírací doba, jak nahlásit závadu) a nemá přístup k žádným záznamům o nájemnících ani uživatelích. Ukládá pouze samotnou komunikaci - nahrávky hovorů, přepisy, zprávy a telefonní číslo nebo e-mail osoby, která ho kontaktovala.

Režim B - Přístup bez ukládání. Kreedl v okamžiku požadavku nahlíží do systému zákazníka (software pro správu nemovitostí, ticketing, CRM), například aby ověřil, ve které jednotce volající bydlí nebo který dodavatel má daný objekt na starosti. Tyto záznamy si nekopíruje do vlastní databáze. Ukládá samotnou komunikaci - nahrávky, přepisy, zprávy, kontaktní číslo nebo e-mail a vše, co osoba během konverzace řekne nebo napíše, což může zahrnovat údaje o jejím nájmu.

Režim C - Kreedl ukládá záznamy. Zákazník nahraje nebo synchronizuje do Kreedlu záznamy o nájemnících, jednotkách, smlouvách a dodavatelích, aby s nimi asistent mohl pracovat. Kreedl je uchovává nejdéle po dobu trvání smlouvy, spolu s komunikačními údaji jako v režimech A a B.

Který režim platí pro vaši budovu, určuje váš správce, pronajímatel či vlastník budovy. Pokud si nejste jisti, zeptejte se dané osoby. Neinformoval vás správce údajů o přenosu vašich údajů, režimu jejich správy v rámci služby Kreedl, nebo se domníváte, že k tomuto zpracování neexistuje zákonný podklad? Kontaktujte nás na [email protected].

4.1 Údaje zákazníků (společnost KREEDL jako správce)

• Jméno, pracovní e-mail, telefon, pozice, firma a fakturační údaje
• Nastavení účtu, eskalační pravidla, seznamy dodavatelů a konfigurace objektů
• Komunikace s naší podporou a obchodem
• Provozní a technické údaje - zařízení, prohlížeč, IP adresa, časová razítka, akce v platformě

4.2 Údaje nájemníků, obyvatel, uživatelů objektů, zájemců a dodavatelů (společnost KREEDL jako zpracovatel)

Podle režimu zvoleného zákazníkem může jít o -

• Identifikační a kontaktní údaje - jméno, příjmení, telefon, e-mail
• Údaje o nájmu a jednotce - budova, číslo bytu či jednotky, datum nastěhování a vystěhování, výše nájemného, podmínky nájmu, nájemní smlouvy, stav kauce a plateb, dlužné částky a upomínky (pouze pokud nás zákazník pověří řešením platebních záležitostí)
• Údaje o požadavcích - hlášení závad, fotografie, hlasové zprávy, žádosti o prohlídku, dotazy k přístupu a vše ostatní, co v konverzaci zazní nebo je napsáno
• Údaje zájemců o nájem nebo koupi - předpokládané datum nastěhování, počet členů domácnosti, zaměstnání, výše příjmu, způsob financování a reference, pokud je zákazník pro posouzení žádosti vyžaduje
• Údaje o dodavatelích - jméno, firma, telefon, e-mail, smlouvy a oblasti působnosti techniků a dodavatelů
• Komunikační údaje - nahrávky hovorů, přepisy, shrnutí, obsah WhatsApp, SMS a e-mailů, časová razítka a metadata
• Údaje z veřejných zdrojů - viz sekce 4.4

Rodné číslo. Kreedl ho nevyžaduje. Ve výjimečných případech, a pouze pokud nás zákazník pověří ověřením totožnosti volajícího, může Kreedl porovnat čtyři číslice za lomítkem rodného čísla, které volající sdělí, se záznamy zákazníka. Kreedl neukládá rodné číslo v celé podobě. Za soulad s § 13c zákona č. 133/2000 Sb. odpovídá zákazník, pokud rodné číslo poskytuje.

4.3 Co nesbíráme

• Kódy dveří, kódy klíčových schránek, kódy alarmů ani jiné přístupové údaje k objektům. Kreedl je neukládá ani neodesílá. Pokud je zákazník potřebuje sdělit, činí tak mimo Kreedl.
• Zvláštní kategorie údajů (zdraví, náboženství, etnický původ, sexuální orientace, politické názory), ledaže je osoba v konverzaci sama uvede. Takové údaje nevytahujeme do strukturovaných záznamů a mažeme je spolu s nahrávkou nebo přepisem.
• Čísla platebních karet. Platby kartou zákazníků zpracovává Stripe.

4.4 Informace z veřejných zdrojů

Na pokyn zákazníka může Kreedl shromáždit a shrnout veřejně dostupné informace o zájemci o pronájem, například veřejné profily na sociálních sítích, veřejné rejstříky a jiné volně přístupné weby, jako podklad pro rozhodnutí zákazníka o žádosti o nájem. V takovém případě -

• Správcem je zákazník a právním základem je jeho oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• O zdroji údajů, účelu a vašich právech budete informováni nejpozději při prvním kontaktu v souladu s čl. 14 GDPR.
• Proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku (viz sekce 12).
• Výstup je pouze doporučení. Kreedl nikdy nerozhoduje o tom, zda bude nájem uzavřen. Viz sekce 5.

4.5 Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

U údajů uvedených v sekci 4.2 určuje účel i právní základ zpracování zákazník jako správce. Společnost KREEDL je zpracovává výhradně pro tyto účely a podle jeho pokynů. Zákazník zpravidla zpracovává vaše údaje takto -

• Nájemníci, obyvatelé a uživatelé objektů - vyřízení vašeho požadavku (nahlášení závady, objednání technika, domluvení prohlídky, zodpovězení dotazu) a jeho předání zákazníkovi, případně dodavateli. Právním základem je plnění nájemní nebo jiné smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a oprávněný zájem zákazníka na řádné správě a provozu nemovitosti (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Zájemci o nájem nebo koupi nemovitosti - zpracování vaší poptávky, domluvení prohlídky a shrnutí vašich odpovědí pro zákazníka jako podklad pro posouzení žádosti. Právním základem je provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a oprávněný zájem zákazníka na posouzení žádosti (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Nahrávky, přepisy a shrnutí hovorů - záznam toho, co bylo dohodnuto, aby jej mohl zpětně ověřit zákazník i vy, a kontrola kvality služby. Právním základem je oprávněný zájem zákazníka na doložení obsahu komunikace a na kontrole kvality (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Dodavatelé a technici - předání zakázky a domluvení přístupu. Právním základem je plnění smlouvy mezi dodavatelem a zákazníkem (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), u zaměstnanců a spolupracovníků dodavatele oprávněný zájem zákazníka na zajištění opravy (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Informace z veřejných zdrojů - viz sekce 4.4.

Tato zpracování nejsou založena na vašem souhlasu, a proto jej nevyžadujeme. Pokud by si zákazník váš souhlas pro určitý účel vyžádal, předem vás o tom informuje a souhlas můžete kdykoli odvolat. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku (sekce 12).

4.6 Musíte údaje poskytnout?

Poskytnutí údajů, na které se asistent ptá, není zákonným ani smluvním požadavkem a nejste povinni je sdělit. Bez některých údajů však nemusí být možné váš požadavek vyřídit (například nahlásit závadu nebo domluvit prohlídku) nebo posoudit vaši žádost o nájem či koupi.

Kreedl používá AI modely k porozumění požadavkům, odpovídání, třídění, rezervaci termínů, vysílání dodavatelů v limitech nastavených zákazníkem a na pokyn i k řazení zájemců nebo shrnutí informací z veřejných zdrojů.

• Veškerá řazení, skóre a doporučení slouží jen jako podpora rozhodování. Konečné rozhodnutí o nájmu, prohlídce, výpovědi, platbě nebo přístupu činí zákazník a jeho pracovníci. Kreedl nečiní výhradně automatizovaná rozhodnutí s právními nebo obdobně významnými účinky. Doporučení vychází z kritérií stanovených zákazníkem (například datum nastěhování, příjem nebo reference), nikdy ze zvláštních kategorií údajů ani jiných chráněných charakteristik, jako je původ, náboženství nebo zdravotní stav.
• Zákazník nastavuje hranice toho, co smí Kreedl provést sám (například které dodavatele servisních služeb smí Kreedl vyslat a do jaké hodnoty plnění). Vše mimo tyto limity je eskalováno člověku. Podrobnosti jsou v našich Obchodních podmínkách.
• Máte právo na lidský zásah, právo vyjádřit svůj názor a právo napadnout jakékoli doporučení, které se vás týká. Obraťte se na správce budovy nebo na [email protected].
• Každá akce asistenta je zaznamenána a zákazník ji může zpětně prověřit.
• Na vašich datech netrénujeme AI modely. Údaje zákazníků ani údaje nájemníků, obyvatel a uživatelů objektů nepoužíváme k trénování ani doladění žádného AI modelu, našeho ani cizího.
• Ve vztahu k automatizovanému rozhodování dle čl. 22 GDPR viz sekce 12 níže.

Každá konverzace s Kreedlem začíná upozorněním -

• Telefon - na začátku každého hovoru, příchozího i odchozího, asistent sdělí, že je AI asistentem jednajícím za jmenovaného správce budovy, že je hovor nahráván a přepisován a že můžete kdykoli požádat o spojení s člověkem. U odchozích hovorů sdělí také obchodní účel hovoru.
• WhatsApp a SMS - první zpráva každé konverzace uvádí, že píšete s AI asistentem jmenovaného správce budovy, že zprávy jsou zpracovávány a ukládány a jak se dovolat člověka.
• E-mail - každý e-mail označuje odesílatele jako AI asistenta Kreedl jednajícího za jmenovaného správce budovy.

Upozornění nezávisí na místním právu. Děláme to všude.

Údaje předáváme jen v rozsahu nutném pro provoz služby. Osobní údaje nikdy neprodáváme.

Mobilní telefonní čísla a stav souhlasu se zasíláním SMS používáme výhradně k poskytování služby zasílání zpráv a nikdy je neprodáváme ani nesdílíme s třetími stranami či přidruženými společnostmi pro marketingové účely.

Váš správce budovy (zákazník). Veškerá komunikace a požadavky jsou dostupné zákazníkovi, jehož budovu jste kontaktovali.

Dodavatelé a technici. Pro zařízení opravy Kreedl předá dodavateli údaje potřebné k provedení práce - budovu, jednotku, popis závady, fotografie a kontaktní číslo, pokud je třeba domluvit přístup.

Zpracovatelé (subzpracovatelé). Používáme tyto poskytovatele na základě smluv o zpracování -

• AI modely - Anthropic (Claude), OpenAI, Google Cloud (Gemini)
• Hlas - ElevenLabs (řeč), Twilio a DIDWW (telefonie a SMS)
• Zprávy - Meta (WhatsApp Business Platform), Slack
• Hosting a data - Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Railway, MongoDB Atlas
• Analytika a souhlasy - PostHog, Cookiebot, LinkedIn (měření reklamy, pouze web)
• Provozní nástroje - Stripe (fakturace), Google Calendar, Notion

Stane-li se jakákoliv jiná třetí osoba subzpracovatelem společnosti KREEDL, tento seznam aktualizujeme a změnu předem oznámíme zákazníkům dle smlouvy o zpracování osobních údajů.

Zákonné povinnosti. Údaje o zpracovatelích a jiných příjemcích zpřístupníme, pokud to vyžaduje zákon nebo příslušný orgán.

Kreedl může běžet výhradně na infrastruktuře v EU, nebo s AI zpracováním ve Spojených státech. Volí zákazník; nepožádá-li zákazník písemně o konfiguraci výhradně v EU, může AI zpracování a telefonie probíhat i mimo EHP. Pokud kterýkoli poskytovatel zpracovává údaje mimo EHP nebo UK, opíráme se o standardní smluvní doložky EU, britský dodatek pro mezinárodní předávání nebo rozhodnutí o odpovídající ochraně (včetně rámce EU-US Data Privacy Framework, je-li poskytovatel certifikován). Kterou konfiguraci má vaše budova, se dozvíte u správce budovy.

Po skončení smlouvy se zákazníkem zákazníkovi vyexportujeme a do 30 dnů smažeme všechny údaje nájemníků, obyvatel a uživatelů objektů. Šifrované zálohy jsou vymazány do 90 dnů. Požádá-li osoba o výmaz dříve, provedeme ho na pokyn zákazníka jako správce; u údajů, jejichž správcem je společnost KREEDL, jej provedeme dříve, pokud tomu nebrání zákonná povinnost.

Přístup k osobním údajům subjektů údajů je řízen podle rolí a omezen na pracovníky, kteří ho potřebují k provozu služby, a každý přístup i každá akce asistenta je zaznamenána. Přihlašovací údaje k poskytovatelům a API klíče jsou uloženy ve správci tajemství a nikdy nejsou zpřístupněny uživatelům. Kontroly pravidelně testujeme a revidujeme. V případě porušení zabezpečení osobních údajů informujeme dotčené zákazníky bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od zjištění. Ohlášení dozorovému úřadu a subjektům údajů provádí strana určená ve smlouvě o zpracování osobních údajů; u údajů, jejichž správcem je společnost KREEDL, je provádí společnost KREEDL tam, kde to zákon vyžaduje.

Správce i zpracovatel osobních údajů se ve zpracovatelské smlouvě zavázali podniknout takovou technickou implementaci postupů, aby zohledňovala potřebu ochrany osobních údajů.

kreedl.com používá Cookiebot ke správě souhlasů. Při první návštěvě můžete nepovinné cookies přijmout nebo odmítnout a svou volbu můžete kdykoli změnit na kreedl.com/cs/cookies.

• Nezbytné - přihlášení, zabezpečení a uložení souhlasu. Vždy aktivní.
• Statistické - produktová analytika PostHog a záznam relací (pohyby myši, kliknutí, obsah stránky; hesla a platební pole jsou maskována). Pouze s vaším souhlasem.
• Marketingové - LinkedIn Insight Tag pro měření reklamy. Pouze s vaším souhlasem.

Úplný seznam cookies, automaticky aktualizovaný Cookiebotem, je na kreedl.com/cs/cookies.

Podle GDPR můžete požádat o -

• právo na přístup a informace k osobním údajům, včetně kopie nahrávky nebo přepisu vašeho hovoru;
• právo na opravu;
• právo na výmaz („právo být zapomenut");
• právo na omezení zpracování údajů;
• právo na přenositelnost údajů;
• právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů;
• právo nebýt předmětem automatizovaného zpracování, neuplatní-li se výjimka dle čl. 22 odst. 2 písm. a) až c) nařízení GDPR;
• právo vznést námitku proti zpracování; a
• právo podat stížnost na zpracování osobních údajů.

Právo vznést námitku. Zpracovávají-li se vaše údaje na základě oprávněného zájmu (sekce 4.5), zejména při nahrávání hovorů a při vyhledávání informací z veřejných zdrojů (sekce 4.4), můžete proti tomuto zpracování kdykoli vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. Správce pak vaše údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud je nepotřebuje pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

Pro uplatnění práv nás kontaktujte na [email protected]. K ověření vaší totožnosti zpravidla postačí, napíšete-li nám ze stejného telefonního čísla nebo e-mailu, ze kterého jste nás kontaktovali. U údajů, jejichž správcem je společnost KREEDL, odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce. Pokud je správcem vašich údajů správce budovy, žádost mu předáme do 3 pracovních dnů a pomůžeme s odpovědí. Můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (uoou.gov.cz) nebo, je-li tento úřad vám příslušný, ve Spojeném království u Information Commissioner's Office (ico.org.uk).

Služba není určena dětem jako samostatným uživatelům, ale při kontaktu s budovou může komunikovat i nezletilý. Údaje zpracujeme jen v rozsahu nezbytném pro konkrétní požadavek a podle pokynu správce. Žádost rodiče či zákonného zástupce o přístup nebo výmaz předáme správci, který posoudí oprávnění žadatele, zájem dítěte a zákonné podmínky.

Tyto zásady můžeme aktualizovat. Podstatné změny oznámíme zákazníkům e-mailem nejméně 14 dní předem a promítneme do nového data účinnosti.

KREEDL s.r.o., Záhřebská 562/41, Vinohrady, 120 00 Praha 2

[email protected]