Kreedl - Zásady zpracování osobních údajů

Kreedl je AI správce budov pro rezidenční správu a facility management. Jménem správců nemovitostí, facility týmů, provozovatelů budov a developerů ("zákazníci") přijímá telefonáty, WhatsApp, SMS a e-maily od nájemníků, obyvatel, vedoucích provozoven, uživatelů objektů a dodavatelů a zařizuje opravy, prohlídky a další požadavky. Kreedl provozuje KREEDL s.r.o.

Pokud jste zákazník nebo jeho zaměstnanec - Kreedl je správcem vašich účtových, kontaktních, fakturačních, provozních a marketingových údajů. Tyto zásady se na ně vztahují.

Pokud jste nájemník, obyvatel, uživatel objektu, zájemce o pronájem, dodavatel nebo jiná osoba, která kontaktuje budovu obsluhovanou Kreedlem - správcem je zákazník (váš správce budovy). Kreedl je zpracovatelem a jedná pouze podle jeho doložených pokynů na základě Smlouvy o zpracování osobních údajů na kreedl.com/dpa. Svá práva uplatněte u správce budovy, nebo napište na [email protected] a my žádost předáme a pomůžeme s vyřízením.

Pokud navštívíte kreedl.com - Kreedl je správcem údajů z webu, cookies a analytiky (sekce 11).

Každý zákazník zvolí jeden ze tří provozních režimů. Režim určuje, co Kreedl ukládá.

Režim A - Bez osobních záznamů. Kreedl odpovídá na obecné dotazy (domovní řád, otevírací doba, jak nahlásit závadu) a nemá přístup k žádným záznamům o nájemnících ani uživatelích. Ukládá pouze samotnou komunikaci - nahrávky hovorů, přepisy, zprávy a telefonní číslo nebo e-mail osoby, která ho kontaktovala.

Režim B - Přístup bez ukládání. Kreedl v okamžiku požadavku nahlíží do systému zákazníka (software pro správu nemovitostí, ticketing, CRM), například aby ověřil, ve které jednotce volající bydlí nebo který dodavatel má daný objekt na starosti. Tyto záznamy si nekopíruje do vlastní databáze. Ukládá samotnou komunikaci - nahrávky, přepisy, zprávy, kontaktní číslo nebo e-mail a vše, co osoba během konverzace řekne nebo napíše, což může zahrnovat údaje o jejím nájmu.

Režim C - Kreedl ukládá záznamy. Zákazník nahraje nebo synchronizuje do Kreedlu záznamy o nájemnících, jednotkách, smlouvách a dodavatelích, aby s nimi asistent mohl pracovat. Kreedl je uchovává po dobu trvání smlouvy, spolu s komunikačními údaji jako v režimech A a B.

Který režim platí pro vaši budovu, určuje váš správce budovy. Pokud si nejste jisti, zeptejte se ho.

4.1 Údaje zákazníků (Kreedl jako správce)

• Jméno, pracovní e-mail, telefon, pozice, firma a fakturační údaje
• Nastavení účtu, eskalační pravidla, seznamy dodavatelů a konfigurace objektů
• Komunikace s naší podporou a obchodem
• Provozní a technické údaje - zařízení, prohlížeč, IP adresa, časová razítka, akce v platformě

4.2 Údaje nájemníků, obyvatel, uživatelů objektů a dodavatelů (Kreedl jako zpracovatel)

Podle režimu zvoleného zákazníkem může jít o -

• Identifikační a kontaktní údaje - jméno, příjmení, telefon, e-mail
• Údaje o nájmu a jednotce - budova, číslo bytu či jednotky, datum nastěhování a vystěhování, výše nájemného, podmínky nájmu, nájemní smlouvy, stav kauce a plateb, dlužné částky a upomínky (pouze pokud nás zákazník pověří řešením platebních záležitostí)
• Údaje o požadavcích - hlášení závad, fotografie, hlasové zprávy, žádosti o prohlídku, dotazy k přístupu a vše ostatní, co v konverzaci zazní nebo je napsáno
• Údaje o dodavatelích - jméno, firma, telefon, e-mail, smlouvy a oblasti působnosti techniků a dodavatelů
• Komunikační údaje - nahrávky hovorů, přepisy, shrnutí, obsah WhatsApp, SMS a e-mailů, časová razítka a metadata
• Údaje z veřejných zdrojů - viz sekce 4.4

Rodné číslo. Kreedl ho nevyžaduje. Ve výjimečných případech, a pouze pokud nás zákazník pověří ověřením totožnosti volajícího, může Kreedl porovnat čtyři číslice za lomítkem rodného čísla, které volající sdělí, se záznamy zákazníka. Kreedl neukládá rodné číslo v celé podobě. Za soulad s § 13c zákona č. 133/2000 Sb. odpovídá zákazník, pokud rodné číslo poskytuje.

4.3 Co nesbíráme

• Kódy dveří, kódy klíčových schránek, kódy alarmů ani jiné přístupové údaje k objektům. Kreedl je neukládá ani neodesílá. Pokud je zákazník potřebuje sdělit, činí tak mimo Kreedl.
• Zvláštní kategorie údajů (zdraví, náboženství, etnický původ, sexuální orientace, politické názory), ledaže je osoba v konverzaci sama uvede. Takové údaje nevytahujeme do strukturovaných záznamů a mažeme je spolu s nahrávkou nebo přepisem.
• Čísla platebních karet. Platby kartou zákazníků zpracovává Stripe.

4.4 Informace z veřejných zdrojů

Na pokyn zákazníka může Kreedl shromáždit a shrnout veřejně dostupné informace o zájemci o pronájem, například veřejné profily na sociálních sítích, veřejné rejstříky a jiné volně přístupné weby, jako podklad pro rozhodnutí zákazníka o žádosti o nájem. V takovém případě -

• Správcem je zákazník a právním základem je jeho oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• O zdroji údajů, účelu a vašich právech budete informováni nejpozději při prvním kontaktu v souladu s čl. 14 GDPR.
• Výstup je pouze doporučení. Kreedl nikdy nerozhoduje o tom, zda bude nájem uzavřen. Viz sekce 5.

Kreedl používá AI modely k porozumění požadavkům, odpovídání, třídění, rezervaci termínů, vysílání dodavatelů v limitech nastavených zákazníkem a na pokyn i k řazení zájemců nebo shrnutí informací z veřejných zdrojů.

• Veškerá řazení, skóre a doporučení slouží jen jako podpora rozhodování. Konečné rozhodnutí o nájmu, prohlídce, výpovědi, platbě nebo přístupu činí zákazník a jeho pracovníci. Kreedl nečiní výhradně automatizovaná rozhodnutí s právními nebo obdobně významnými účinky.
• Zákazník nastavuje hranice toho, co smí Kreedl provést sám (například které dodavatele smí vyslat a do jaké částky). Vše mimo tyto limity je eskalováno člověku. Podrobnosti jsou v našich Obchodních podmínkách.
• Máte právo na lidský zásah, právo vyjádřit svůj názor a právo napadnout jakékoli doporučení, které se vás týká. Obraťte se na správce budovy nebo na [email protected].
• Každá akce asistenta je zaznamenána a zákazník ji může zpětně prověřit.
• Na vašich datech netrénujeme AI modely. Údaje zákazníků ani údaje nájemníků, obyvatel a uživatelů objektů nepoužíváme k trénování ani doladění žádného AI modelu, našeho ani cizího.

Každá konverzace s Kreedlem začíná upozorněním -

• Telefon - na začátku každého hovoru, příchozího i odchozího, asistent sdělí, že je AI asistentem jednajícím za jmenovaného správce budovy, že je hovor nahráván a přepisován a že můžete kdykoli požádat o spojení s člověkem. U odchozích hovorů sdělí také obchodní účel hovoru.
• WhatsApp a SMS - první zpráva každé konverzace uvádí, že píšete s AI asistentem jmenovaného správce budovy, že zprávy jsou zpracovávány a ukládány a jak se dovolat člověka.
• E-mail - každý e-mail označuje odesílatele jako AI asistenta Kreedl jednajícího za jmenovaného správce budovy.

Upozornění nezávisí na místním právu. Děláme to všude.

Údaje předáváme jen v rozsahu nutném pro provoz služby. Osobní údaje nikdy neprodáváme.

Váš správce budovy (zákazník). Veškerá komunikace a požadavky jsou dostupné zákazníkovi, jehož budovu jste kontaktovali.

Dodavatelé a technici. Pro zařízení opravy Kreedl předá dodavateli údaje potřebné k provedení práce - budovu, jednotku, popis závady, fotografie a kontaktní číslo, pokud je třeba domluvit přístup.

Zpracovatelé (subprocesoři). Používáme tyto poskytovatele na základě smluv o zpracování -

• AI modely - Anthropic (Claude), OpenAI, Google Cloud (Gemini)
• Hlas - ElevenLabs (řeč), Twilio a DIDWW (telefonie a SMS)
• Zprávy - Meta (WhatsApp Business Platform), Slack
• Hosting a data - Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Railway, MongoDB Atlas
• Analytika a souhlasy - PostHog, Cookiebot, LinkedIn (měření reklamy, pouze web)
• Provozní nástroje - Stripe (fakturace), Google Calendar, Notion

Zákonné povinnosti. Údaje zpřístupníme, pokud to vyžaduje zákon nebo příslušný orgán.

Kreedl může běžet výhradně na infrastruktuře v EU, nebo s AI zpracováním ve Spojených státech. Volí zákazník. Pokud kterýkoli poskytovatel zpracovává údaje mimo EHP nebo UK, opíráme se o standardní smluvní doložky EU, britský dodatek pro mezinárodní předávání nebo rozhodnutí o odpovídající ochraně (včetně rámce EU-US Data Privacy Framework, je-li poskytovatel certifikován). Kterou konfiguraci má vaše budova, se dozvíte u správce budovy.

Po skončení smlouvy se zákazníkem do 30 dnů smažeme nebo vrátíme všechny údaje nájemníků, obyvatel a uživatelů objektů. Šifrované zálohy jsou vymazány do 90 dnů. Požádá-li osoba o výmaz dříve, provedeme ho dříve, pokud tomu nebrání zákonná povinnost.

Přístup je řízen podle rolí a omezen na pracovníky, kteří ho potřebují k provozu služby, a každý přístup i každá akce asistenta je zaznamenána. Přihlašovací údaje k poskytovatelům a API klíče jsou uloženy ve správci tajemství a nikdy nejsou zpřístupněny uživatelům. Kontroly pravidelně testujeme a revidujeme. V případě porušení zabezpečení osobních údajů informujeme dotčené zákazníky bez zbytečného odkladu, pokud možno do 72 hodin, a dozorové úřady tam, kde to zákon vyžaduje.

kreedl.com používá Cookiebot ke správě souhlasů. Při první návštěvě můžete nepovinné cookies přijmout nebo odmítnout a svou volbu můžete kdykoli změnit na kreedl.com/cookies.

• Nezbytné - přihlášení, zabezpečení a uložení souhlasu. Vždy aktivní.
• Statistické - produktová analytika PostHog a záznam relací (pohyby myši, kliknutí, obsah stránky; hesla a platební pole jsou maskována). Pouze s vaším souhlasem.
• Marketingové - LinkedIn Insight Tag pro měření reklamy. Pouze s vaším souhlasem.

Úplný seznam cookies, automaticky aktualizovaný Cookiebotem, je na kreedl.com/cookies.

Podle GDPR EU i UK můžete požádat o přístup ke svým údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost, vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, kdykoli odvolat souhlas a požádat o lidské přezkoumání jakéhokoli automatizovaného doporučení, které se vás týká.

Napište na [email protected]. Odpovíme do jednoho měsíce. Pokud je správcem vašich údajů správce budovy, žádost mu předáme a pomůžeme s odpovědí. Můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz) nebo ve Spojeném království u Information Commissioner's Office (ico.org.uk).

Naše služby jsou určeny dospělým. Pokud budovu kontaktuje nezletilá osoba, s údaji nakládáme podle pokynů zákazníka a na žádost rodiče nebo zákonného zástupce na [email protected] je smažeme.

Tyto zásady můžeme aktualizovat. Podstatné změny oznámíme zákazníkům e-mailem nejméně 14 dní předem a promítneme do nového data účinnosti.

KREEDL s.r.o., Záhřebská 562/41, Vinohrady, 120 00 Praha 2

[email protected]