Kreedl - Политика за поверителност

Kreedl е AI управител на сгради за жилищно управление и фасилити мениджмънт („Kreedl“). От името на управители на имоти, екипи по фасилити мениджмънт, оператори на сгради и инвеститори („Клиенти“) той отговаря на телефонни обаждания, WhatsApp, SMS и имейли от наематели, обитатели, управители на магазини, ползватели на обекти и доставчици и организира ремонти, огледи и други заявки. Kreedl се управлява от KREEDL.

Ако сте Клиент или служител на Клиент - KREEDL е администратор на данните за Вашия акаунт, контактите, фактурирането, използването и маркетинга. Тази политика урежда тези данни.

Ако сте наемател, обитател, ползвател на обект, кандидат за наем или купувач, доставчик или друго лице, което се свързва със сграда, обслужвана от Kreedl - администратор на данните е Клиентът (операторът на Вашата сграда, наемодателят, собственикът на имота или агентът по недвижими имоти, с когото встъпвате в договорно отношение). KREEDL е само обработващ лични данни и действа единствено по документираните указания на Клиента съгласно Договора за обработване на лични данни, достъпен на kreedl.com/bg/dpa. За да упражните правата си по раздел 12, свържете се с оператора на Вашата сграда или пишете на [email protected] и ние ще препратим искането Ви и ще съдействаме за решаването му.

В горния случай задължението да Ви информира съгласно членове 12, 13 и 14 от ОРЗД е на Клиента. Клиентът не Ви е информирал за обработването на Вашите лични данни или за свързаните с това права? Свържете се с нас на [email protected].

Ако посещавате kreedl.com - KREEDL е администратор на данните от уебсайта, бисквитките и анализите (раздел 11).

Всеки Клиент избира един от три режима на работа. Режимът определя какво съхранява Kreedl.

Режим A - Без лични записи. Kreedl отговаря на общи въпроси (правила на сградата, работно време, как се съобщава за повреда) и няма достъп до записи за наематели или ползватели на обекти. Той съхранява само самата комуникация - записи на разговори, преписи, съобщения и телефонния номер или имейл адреса на лицето, което се свързва с него.

Режим B - Достъп без съхранение. Kreedl чете данни в собствената система на Клиента (софтуер за управление на имоти, система за заявки, CRM) в момента на заявката, например за да потвърди в кой имот живее обаждащият се или кой доставчик обслужва даден обект. Той не копира тези записи в собствената си база данни. Съхранява самата комуникация - записи, преписи, съобщения, номера за контакт или имейла и всичко, което лицето каже или напише по време на разговора, което може да включва подробности за наемното му отношение.

Режим C - Kreedl съхранява записи. Клиентът качва или синхронизира в Kreedl записи за наематели, имоти, договори и доставчици, за да може асистентът да действа въз основа на тях. Kreedl ги съхранява не по-дълго от срока на договора, заедно с данните от комуникацията, както при режими A и B.

Кой режим се прилага за Вашата сграда, се определя от оператора на сградата, наемодателя или собственика на имота. Ако не сте сигурни, попитайте тях. Администраторът не Ви е информирал за предаването на Вашите данни или за режима, в който те се обработват в рамките на услугата Kreedl, или смятате, че за това обработване няма правно основание? Свържете се с нас на [email protected].

4.1 Данни на Клиенти (KREEDL като администратор)

• Име, служебен имейл, телефонен номер, длъжност, дружество и данни за фактуриране
• Настройки на акаунта, правила за ескалация, списъци с доставчици и конфигурация на обектите
• Комуникация с нас във връзка с поддръжка и продажби
• Данни за използването и технически данни - устройство, браузър, IP адрес, времеви отметки, действия в платформата

4.2 Данни на наематели, обитатели, ползватели на обекти, кандидати и доставчици (KREEDL като обработващ лични данни)

В зависимост от избрания от Клиента режим те могат да включват -

• Идентификационни данни и данни за контакт - име, фамилия, телефонен номер, имейл адрес
• Данни за наема и имота - сграда, номер на апартамент или обект, дати на нанасяне и изнасяне, размер на наема, условия на наема, документи по договора за наем, статус на депозита и плащанията, просрочени суми и напомняния за плащане (само когато Клиентът ни възложи да обработваме въпроси, свързани с плащания)
• Данни за заявки - сигнали за повреди, снимки, гласови съобщения, заявки за оглед, въпроси за достъп и всичко друго, казано или написано по време на разговора
• Данни на кандидати за наем и купувачи - очаквана дата на нанасяне, брой членове на домакинството, заетост, доход, начин на финансиране и препоръки, когато Клиентът ги изисква за оценка на кандидатурата
• Данни на доставчици - име, дружество, телефон, имейл, договори и райони на обслужване на техници и доставчици
• Данни от комуникацията - записи на разговори, преписи, обобщения, съдържание на WhatsApp, SMS и имейли, времеви отметки и метаданни
• Информация от публични източници - вж. раздел 4.4

Чешки единен граждански номер (rodné číslo). Kreedl не го изисква. По изключение и само когато Клиентът ни възложи да проверим самоличността на обаждащия се, Kreedl може да сравни четирите цифри след наклонената черта на предоставения от обаждащия се граждански номер със записите на Клиента. Kreedl не съхранява пълния номер. Клиентът отговаря за спазването на § 13c от чешкия Закон № 133/2000 Сб., когато предоставя този номер.

4.3 Какво не събираме

• Кодове за врати, кодове за кутии за ключове, кодове за алармени системи или други данни за физически достъп. Kreedl не ги съхранява и не ги изпраща. Ако Клиентът трябва да ги съобщи, той прави това извън Kreedl.
• Специални категории данни (здраве, религия, етнически произход, сексуална ориентация, политически възгледи), освен ако лицето не ги сподели доброволно в разговор. Такива данни не се извличат в структурирани записи и се изтриват заедно със записа или преписа.
• Номера на платежни карти. Плащанията с карти от Клиенти се обработват от Stripe.

4.4 Информация от публични източници

Когато Клиентът ни възложи, Kreedl може да събира и обобщава публично достъпна информация за кандидат за наем, например публични профили в социалните мрежи, публични регистри и други свободно достъпни уебсайтове, в подкрепа на решението на Клиента по кандидатурата за наем. В такъв случай -

• Клиентът е администратор, а правното му основание е легитимен интерес (член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД).
• Ще бъдете информирани за източника на данните, целта и Вашите права най-късно при първия контакт в съответствие с член 14 от ОРЗД.
• Можете по всяко време да възразите срещу това обработване (вж. раздел 12).
• Резултатът е единствено препоръка. Kreedl никога не решава дали да бъде сключен договор за наем. Вж. раздел 5.

4.5 Защо обработваме данни и на какво правно основание

За данните, посочени в раздел 4.2, Клиентът като администратор определя както целта, така и правното основание за обработването. KREEDL ги обработва единствено за тези цели и по указанията на Клиента. Обикновено Клиентът обработва Вашите данни, както следва -

• Наематели, обитатели и ползватели на обекти - обработка на Вашата заявка (сигнал за повреда, извикване на техник, организиране на оглед, отговор на въпрос) и предаването ѝ на Клиента или, когато е приложимо, на доставчик. Правното основание е изпълнението на договор за наем или друг договор (член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД) и легитимният интерес на Клиента от правилното управление и експлоатация на имота (член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД).
• Кандидати за наем и купувачи - обработка на Вашето запитване, организиране на оглед и обобщаване на Вашите отговори за Клиента като основа за оценка на кандидатурата. Правното основание е предприемането на стъпки по Ваше искане преди сключването на договор (член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД) и легитимният интерес на Клиента от оценката на кандидатурата (член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД).
• Записи на разговори, преписи и обобщения - документиране на договореното, така че и Клиентът, и Вие да можете да го проверите впоследствие, както и контрол на качеството на услугата. Правното основание е легитимният интерес на Клиента от удостоверяване на съдържанието на комуникацията и от контрол на качеството (член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД).
• Доставчици и техници - предаване на задачата и уреждане на достъпа. Правното основание е изпълнението на договора между доставчика и Клиента (член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД); за служителите и изпълнителите на доставчика - легитимният интерес на Клиента ремонтът да бъде извършен (член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД).
• Информация от публични източници - вж. раздел 4.4.

Това обработване не се основава на Вашето съгласие и затова не го искаме. Ако Клиентът поиска съгласието Ви за конкретна цел, той ще Ви информира предварително и можете да оттеглите съгласието си по всяко време. Можете да възразите срещу обработване, основано на легитимен интерес (раздел 12).

4.6 Длъжни ли сте да предоставите данните?

Предоставянето на данните, които асистентът изисква, не е нито законово, нито договорно изискване и не сте длъжни да ги споделяте. Без някои от данните обаче може да не е възможно да бъде обработена Вашата заявка (например сигнал за повреда или организиране на оглед) или да бъде оценена кандидатурата Ви за наем или покупка.

Kreedl използва AI модели, за да разбира заявки, да отговаря, да определя приоритети, да насрочва срещи, да изпраща доставчици в границите, определени от Клиента, а когато му е възложено - да класира кандидати или да обобщава информация от публични източници.

• Всички класирания, оценки и препоръки служат единствено за подпомагане на решенията. Окончателното решение относно наем, оглед, прекратяване, плащане или достъп е на Клиента и неговите служители. Kreedl не взема решения, основани единствено на автоматизирано обработване, които пораждат правни последици или по подобен начин засягат в значителна степен. Препоръките се основават на критерии, определени от Клиента (например дата на нанасяне, доход или препоръки), и никога на специални категории данни или други защитени характеристики като произход, религия или здраве.
• Клиентът определя границите на това, което Kreedl може да прави самостоятелно (например кои доставчици на услуги Kreedl може да изпраща и до каква стойност на работата). Всичко извън тези граници се ескалира към човек. Подробности има в нашите Общи условия.
• Имате право на човешка намеса, да изразите своята гледна точка и да оспорите всяка препоръка, която Ви засяга. Свържете се с оператора на Вашата сграда или с [email protected].
• Всяко действие на асистента се регистрира и може да бъде одитирано от Клиента.
• Не обучаваме AI модели с Вашите данни. Нито данните на Клиенти, нито данните на наематели, обитатели или ползватели на обекти се използват за обучение или донастройване на какъвто и да е AI модел - наш или на доставчик.
• Относно автоматизираното вземане на решения по член 22 от ОРЗД вж. раздел 12 по-долу.

Всеки разговор с Kreedl започва с уведомление -

• Телефон - в началото на всяко обаждане, входящо или изходящо, асистентът заявява, че е AI асистент, действащ от името на посочения оператор на сградата, че разговорът се записва и транскрибира и че можете по всяко време да поискате да говорите с човек. При изходящи обаждания той посочва и търговската цел на обаждането.
• WhatsApp и SMS - първото съобщение във всеки разговор посочва, че си пишете с AI асистент на посочения оператор на сградата, че съобщенията се обработват и съхраняват и как може да се стигне до човек.
• Имейл - всеки имейл идентифицира подателя като AI асистент на Kreedl, действащ от името на посочения оператор на сградата.

Уведомяването не зависи от местното законодателство. Правим го навсякъде.

Споделяме данни само доколкото е необходимо за функционирането на услугата. Никога не продаваме лични данни.

Мобилните телефонни номера и статусът на съгласието за SMS се използват само за предоставяне на услугата за съобщения и никога не се продават и не се споделят с трети лица или свързани дружества за маркетингови цели.

Операторът на Вашата сграда (Клиентът). Всички данни от комуникацията и заявките са достъпни за Клиента, с чиято сграда сте се свързали.

Доставчици и техници. За да организира ремонт, Kreedl предава на доставчика данните, необходими за извършване на работата - сграда, обект, описание на повредата, снимки и телефон за връзка, ако трябва да се уреди достъп.

Обработващи лични данни (подобработващи). Използваме следните доставчици въз основа на договори за обработване на данни -

• AI модели - Anthropic (Claude), OpenAI, Google Cloud (Gemini)
• Глас - ElevenLabs (реч), Twilio и DIDWW (телефония и SMS)
• Съобщения - Meta (WhatsApp Business Platform), Slack
• Хостинг и данни - Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Railway, MongoDB Atlas
• Анализи и съгласие - PostHog, Cookiebot, LinkedIn (измерване на рекламата, само на уебсайта)
• Бизнес инструменти - Stripe (фактуриране), Google Calendar, Notion

Ако друго трето лице стане подобработващ на KREEDL, ще актуализираме този списък и ще уведомим предварително Клиентите за промяната в съответствие с Договора за обработване на лични данни.

Законови изисквания. Разкриваме данни на обработващи и други получатели, когато това се изисква от закона или от компетентен орган.

Kreedl може да работи изцяло на инфраструктура в ЕС или с AI обработване в Съединените щати. Изборът е на Клиента; освен ако Клиентът не поиска писмено конфигурация само в ЕС, AI обработването и телефонията могат да се извършват и извън ЕИП. Когато доставчик обработва данни извън ЕИП или Обединеното кралство, ние разчитаме на стандартните договорни клаузи на ЕС, Допълнението на Обединеното кралство за международно предаване на данни (UK International Data Transfer Addendum) или на решение относно адекватното ниво на защита (включително Рамката за защита на данните между ЕС и САЩ, когато доставчикът е сертифициран). Попитайте оператора на Вашата сграда коя конфигурация се прилага за Вашата сграда.

При прекратяване на договора с Клиента експортираме всички данни на наематели, обитатели и ползватели на обекти на Клиента и ги изтриваме в рамките на 30 дни. Криптираните резервни копия се заличават в рамките на 90 дни. Когато лице поиска по-ранно изтриване, извършваме го по указание на Клиента като администратор; за данните, за които KREEDL е администратор, ги изтриваме по-рано, освен ако законово задължение не пречи на това.

Достъпът до личните данни на субектите на данни се основава на роли и е ограничен до служителите, които се нуждаят от него за функционирането на услугата, като всеки достъп и всяко действие на асистента се регистрират. Идентификационните данни за достъп до доставчиците и API ключовете се съхраняват в система за управление на тайни и никога не се показват на потребителите. Редовно тестваме и преглеждаме своите контроли. В случай на нарушение на сигурността на личните данни уведомяваме засегнатите Клиенти без ненужно забавяне и не по-късно от 48 часа, след като сме узнали за него. Уведомяването на надзорния орган и на субектите на данни се извършва от страната, определена в Договора за обработване на лични данни; за данните, за които KREEDL е администратор, KREEDL извършва уведомяването, когато законът го изисква.

Администраторът и обработващият лични данни са се задължили в Договора за обработване на лични данни да прилагат технически процедури, които отчитат необходимостта от защита на личните данни.

kreedl.com използва Cookiebot за управление на съгласието. При първото си посещение можете да приемете или откажете незадължителните бисквитки, а избора си можете да промените по всяко време на kreedl.com/bg/cookies.

• Задължителни - вход, сигурност и съхраняване на съгласието. Винаги активни.
• Статистически - продуктови анализи и запис на сесии чрез PostHog (движения на мишката, кликвания, съдържание на страницата; паролите и полетата за плащане са маскирани). Само с Вашето съгласие.
• Маркетингови - LinkedIn Insight Tag за измерване на рекламата. Само с Вашето съгласие.

Пълният списък на бисквитките, автоматично актуализиран от Cookiebot, е на kreedl.com/bg/cookies.

Съгласно ОРЗД имате -

• право на достъп и на информация относно Вашите лични данни, включително копие от записа или преписа на Вашия разговор;
• право на коригиране;
• право на изтриване („право да бъдеш забравен“);
• право на ограничаване на обработването;
• право на преносимост на данните;
• право да оттеглите съгласието си за обработване на лични данни;
• право да не бъдете обект на автоматизирано обработване, освен ако не е налице изключение по член 22, параграф 2, букви а)-в) от ОРЗД;
• право на възражение срещу обработването; и
• право да подадете жалба във връзка с обработването на лични данни.

Право на възражение. Когато Вашите данни се обработват въз основа на легитимен интерес (раздел 4.5), по-специално записването на разговори и събирането на информация от публични източници (раздел 4.4), можете по всяко време да възразите срещу това обработване на основания, свързани с Вашата конкретна ситуация. Тогава администраторът повече няма да обработва данните Ви, освен ако не докаже убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред Вашите интереси, права и свободи, или ако данните са му необходими за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.

За да упражните правата си, свържете се с нас на [email protected]. За потвърждаване на самоличността Ви обикновено е достатъчно да ни пишете от същия телефонен номер или имейл адрес, който сте използвали, за да се свържете с нас. За данните, за които KREEDL е администратор, отговаряме без ненужно забавяне и не по-късно от един месец. Ако администратор на Вашите данни е оператор на сграда, препращаме искането Ви до него в рамките на 3 работни дни и му съдействаме да отговори. Можете да подадете жалба до чешката Служба за защита на личните данни (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz) или, когато този орган е компетентен по отношение на Вас, в Обединеното кралство - до Службата на комисаря по информацията (Information Commissioner's Office, ico.org.uk).

Услугата не е предназначена за деца като самостоятелни потребители, но непълнолетно лице може да комуникира с нея, когато се свързва със сграда. Обработваме данните само в степента, необходима за конкретната заявка, и по указанията на администратора. Искане за достъп или изтриване от родител или законен представител се препраща на администратора, който преценява правомощията на заявителя, интересите на детето и законовите условия.

Можем да актуализираме тази политика. Съществените изменения ще бъдат съобщавани на Клиентите по имейл най-малко 14 дни предварително и ще бъдат отразени с нова дата на влизане в сила.

KREEDL s.r.o., Záhřebská 562/41, Vinohrady, 120 00 Praha 2, Чешка република

[email protected]